🎯 Für Admins und HR-Manager. Machen Sie sich hier mit dem Arbeiten mit Verträgen in Planday vertraut. Als Mitarbeiter informieren Sie sich hier.

Als Admin können Sie verschiedene Dateien hochladen und nach Bedarf mit einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Personalgruppen teilen. Dazu gehören:

Persönliche Dateien – Dies können beispielsweise außerhalb von Planday erstellte Verträge, Nebenverträge, Führungszeugnisse oder Arbeitsgenehmigungen sein, die Sie einem individuellen Profil eines Mitarbeiters hinzufügen möchten.
Kommentare – Verwenden Sie Kommentare beispielsweise, wenn Sie ein monatliches Führungsgespräch mit einem Mitarbeiter geführt haben, Feedback geben oder sich Notizen machen wollen.
Allgemeine Dokumente – Sie können Mitarbeiter-Handbücher, Anleitungen, Regelungen und andere allgemeingültige Dokumente hochladen und mit mehreren Mitarbeitern teilen.
Verträge – Für Informationen zum Arbeiten mit Verträgen, besuchen Sie den Artikel Wie Sie einen Mitarbeitervertrag erstellen und versenden.

💡 Beachten Sie zum Hochladen von Dateien auch den Artikel Welche Dateiformate können in Planday hochgeladen werden.

Fügen Sie einem Mitarbeiterprofil Dateien hinzu

Navigieren Sie dazu zu Mitarbeiter > wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter > Dokumente > scrollen Sie zu Dateien > wählen Sie Hochladen.

Im Bearbeitungsfenster können Sie die Datei hochladen. Geben Sie optional einen Dateitypen und Gültigkeitsdaten an. Wenn die Datei Sichtbar für den Mitarbeiter sein soll, wählen Sie das Kästchen aus. Bestätigen Sie über Speichern. Die Einstellungen können Sie später ändern.

💡 Bitte beachten Sie: Derzeit werden nur Dokumente, die über Mitarbeiter > Dokumente hochgeladen werden, auch in der App angezeigt. Um Dokumente zu sehen, die Sie im Mitarbeiterprofil hochgeladen haben, müssen Mitarbeiter über einen Browser eingeloggt sein.
Sehen Sie hier, welche Dateiformate Sie in Planday hochladen können.

Exportieren Sie eine Übersicht über Dokumente

Wenn Sie eine Übersicht über Dokumente und Ihre Gültigkeitsdauer bekommen möchten, gehen Sie zu Mitarbeiter > Tools > Dokumente. Wählen Sie im Bearbeitungsfenster die gewünschten Dokumenttypen, die betreffenden Mitarbeiter / Personalgruppen und bestätigen Sie über Daten exportieren.
Je nachdem, welchen Dokumententyp Sie auswählen, enthält der Bericht z. B. auch das Datum, an dem das Dokument abläuft.

Wenn Sie die Datei für den Mitarbeiter sichtbar gemacht haben, kann er diese so einsehen: Der Mitarbeiter öffnet seinen Account in einem Browser, wählt seinen Profilbereich oben rechts an > Bearbeiten.

Sie können nur Dokumente exportieren, die mit einem Dokumenttyp im Mitarbeiterprofil hochgeladen wurden. Dokumenttypen sind nicht standardisiert – Sie können sie unter Einstellungen > Bereich HR > Vertragsgestaltung > Dokumenttypen erstellen.

Tragen Sie in einem Mitarbeiterprofil Kommentare ein

Gehen Sie dazu zu Mitarbeiter > wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter > Dokumente > scrollen Sie zu Kommentare > wählen Sie Erstellen.

Im Bearbeitungsfenster, tragen Sie für Ihren Kommentar einen Titel und den Inhalt ein. Geben Sie optional eine Frist an, falls der Kommentar für einer bestimmte Aufgabe erstellt wird. Wollen Sie, dass der Kommentar vom Mitarbeiter gesehen werden kann, wählen Sie Sichtbar für Mitarbeiter. In diesem Fall können Sie den Mitarbeiter per Planday-Nachricht oder SMS benachrichtigen. Bestätigen Sie über Speichern.

Wenn Sie den Kommentar für den Mitarbeiter sichtbar gemacht haben, kann er diesen wie folgt einsehen: Der Mitarbeiter öffnet seinen Account in einem Browser, wählt seinen Profilbereich oben rechts an > Bearbeiten.

Teilen Sie allgemeine Dokumente mit allen Mitarbeitern oder einzelnen Personalgruppen

💡 Wenn Sie eine Alternative für Ankündigungen oder das Teilen von Informationen suchen, können Sie auch die Funktion Neuigkeiten auf Ihrem Dashboard benutzen.

Gehen Sie dazu zu Mitarbeiter > Dokumente. Dokumente, wie auch Fotos, können hier in Ordnern hochgeladen werden. Die Erstellung gelingt über Ordner > Ordner erstellen. Geben Sie dem Ordner einen Namen und wählen Sie aus, welche Personalgruppen Zugriff haben dürfen. Bestätigen Sie über Speichern.

Im nächsten Schritt können Sie die Ordner über Dateien hochladen mit Inhalt füllen. Mitarbeiter können – sofern sie in einer berechtigten Personalgruppe sind – die Dateien in der Planday App unter Mehr > Dokumente > Allgemein sehen, bzw. in der Browser-Ansicht unter Mitarbeiter > Dokumente.

Sie können einen bestimmten Ordner nicht sehen? Das kann daran liegen, dass Sie nicht in einer Personalgruppe sind, die Zugang dazu hat. Dies können Sie oben lins unter Ordner > Ordner bearbeiten > Zugang prüfen.

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