🎯 Für fortgeschrittene Admins. Um Abweichungsregeln zu nutzen, richten Sie zunächst die Stempeluhr für Ihren Betrieb ein.

Was ist eine Abweichungsregel?

In Planday können Sie Regeln für die automatisierte Behandlung von Stempelzeiten, die vom Dienstplan abweichen, definieren. Sind diese Regeln aktiv, verarbeitet das System die Differenzen zwischen geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter entsprechend. Das Resultat der automatisierten Regeln sind Vorschläge, die beim Genehmigen von Stempelzeiten noch bearbeitet werden können.

💡 Hinweis: Zur besseren Leserlichkeit wird für die Regeln zur Abweichung von der geplanten Dienstzeit in diesem Artikel die Bezeichnung Abweichungsregeln verwendet.

Setzen Sie Abweichungsregeln ein, damit Planday automatisch...

- Arbeitszeit außerhalb der geplanten Dienstzeit – davor oder danach – erkennt und gesondert behandelt.
- den Einfluss der Abweichungen auf den Lohn für jeden Mitarbeiter berechnet.

⚠️ Beachten Sie, dass die Anwendung von Rundungsregeln (siehe Artikel Wie Sie Rundungsregeln für die Stempeluhr einrichten) möglicherweise mit den Abweichungsregeln in Konflikt geraten könnte. Stellen Sie sie nach Bedarf ab, oder setzen Sie sie mit abgestimmten Zeiten ein.

Erstellen einer Abweichungsregel

Navigieren Sie dafür zu Einstellungen > Bereich Stempeluhr > Erweitert > Abweichungen von der geplanten Dienstzeit > Erstellen.

Wählen Sie einen Abweichungstyp

Nachdem Sie Erstellen gewählt haben, öffnet sich ein Bearbeitungsfenster. Hier können Sie wählen, im Fall welches Szenarios (Abweichungstyp) die Abweichungsregel gelten, und was dann geschehen soll. Sie können im Nachhinein Änderungen vornehmen, falls Ihre ersten Einstellungen nicht ganz Ihren Wünschen entsprechen.

Name – Dieser Name wird in der Liste der Abweichungsregeln angezeigt. Wählen Sie etwas Prägnantes, sodass Sie später beim Bearbeiten eine schnelle Übersicht haben. Beispiel: Überstunden nach Schichtende, falls die Regel für die Stunden Ihrer Mitarbeiter nach ihrer geplanten Dienstzeit gelten soll.

Abweichungstyp – Wählen Sie hier aus einem der verschiedenen Szenarios, das eintreten muss, damit die Regel aktiv wird. Im Folgenden finden Sie Erklärungen, wann welcher Abweichungstyp verwendet werden kann:

Zu früh eingestempelt

... wird verwendet, wenn angegeben werden soll, wie die Zeit zwischen Einstempeln und geplantem Dienstbeginn behandelt werden soll. Wenn die Schicht z. B. von 10:00 bis 18:00 Uhr angesetzt war, und die Stempelzeit 09:30 bis 18:00 Uhr ist, gilt die Abweichungsregel für die Zeit zwischen 09:30 und 10:00 Uhr.

Zu spät eingestempelt

... wird verwendet, wenn angegeben werden soll, wie die Zeit zwischen geplantem Dienstbeginn und Einstempeln behandelt werden soll. Wenn die Schicht z. B. von 10:00 bis 18:00 Uhr angesetzt war, und die Stempelzeit 10:30 Uhr bis 18:00 Uhr ist, gilt die Abweichungsregel für die Zeit zwischen 10:00 und 10:30 Uhr.

Zu früh ausgestempelt

... wird verwendet, wenn angegeben werden soll, wie die Zeit zwischen Ausstempeln und geplantem Dienstende behandelt werden soll. Wenn die Dienstzeit z. B. von 10:00 bis 18:00 Uhr angesetzt war, und die Stempelzeit 10:00 bis 17:30 Uhr ist, gilt die Abweichungsregel für die Zeit zwischen 17:30 und 18:00 Uhr.

Zu spät ausgestempelt

... wird verwendet, wenn angegeben werden soll, wie die Zeit zwischen geplantem Dienstende und Ausstempeln behandelt werden soll. Wenn die Dienstzeit z. B. von 10:00 bis 18:00 Uhr angesetzt war, und die Stempelzeit 10:00 bis 18:30 Uhr ist, gilt die Abweichungsregel für die Zeit zwischen 18:00 und 18:30 Uhr.

Dienstlänge nicht erreicht

... wird verwendet, um anzugeben, wie behandelt werden soll, wenn ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag nicht lange genug gearbeitet hat. Bei diesem Regeltyp muss die Schicht eine Start- und Endzeit haben, damit die Dienstlänge berechnet werden kann. Ist die Summe der gestempelten Arbeitszeit kürzer als die tatsächliche Dienstlänge, trifft dieser Regeltyp zu. Der Regeltyp berücksichtigt nicht, zu welcher Tageszeit eine bestimmte Schicht und die zugehörigen Stempelzeiten liegen. Wenn die Dienstzeit z. B. von 10:00 bis 18:00 Uhr angesetzt war, und die Stempelzeit 08:00 bis 16:00 Uhr ist, hat der Mitarbeiter volle 8 Stunden gearbeitet, sodass dieser Regeltyp keine Abweichungen erkennt. Wenn die Stempelzeit dagegen 08:00 bis 15:30 Uhr ist, fehlen 30 Minuten Arbeitszeit, sodass der Regeltyp eine Abweichung zwischen 15:30 und 16:00 Uhr erkennt.

Dienstlänge überschritten

... wird verwendet, um anzugeben, wie behandelt werden soll, wenn ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag zu lange gearbeitet hat. Bei diesem Regeltyp muss die Schicht eine Start- und Endzeit haben, damit die Dienstlänge berechnet werden kann. Ist die Summe der gestempelten Arbeitszeit länger als die erwartete Dienstlänge, trifft dieser Regeltyp zu. Der Regeltyp berücksichtigt nicht, zu welcher Tageszeit eine bestimmte Schicht und die zugehörigen Stempelzeiten liegen. Wenn die Dienstzeit z. B. von 10:00 bis 18:00 Uhr angesetzt war, und die Stempelzeit 08:00 bis 16:00 Uhr ist, hat der Mitarbeiter volle 8 Stunden gearbeitet, sodass dieser Regeltyp keine Abweichungen erkennt. Wenn die Stempelzeit dagegen 08:00 bis 16:30 Uhr ist, hat der Mitarbeiter 30 Minuten zusätzliche Arbeitszeit geleistet, sodass der Regeltyp eine Abweichung zwischen 16:00 und 16:30 Uhr erkennt.

💡 Beachten Sie, dass Regeln rund um die Dienstlänge immer Priorität vor anderen Regeltypen haben. Ist eine Regel in Bezug auf die Dienstlänge einer Schicht zugeordnet, werden alle anderen Regeln für diese Schicht ignoriert.

Endgültige Schichtart – Definiert die Schichtart (mehr dazu im Artikel Schichtarten erstellen und benutzen), die von der Abweichungsregel generiert wird. Beispielsweise kann gemäß Ihrer Abweichungsregel die Schichtart Überstunden generiert werden, wenn sich ein Mitarbeiter zu spät ausstempelt. Sehen Sie auch das Beispiel weiter unten, um diesen Fall genauer zu betrachten.

Mindestlänge: Definiert die Mindestanzahl an Minuten, die die Abweichung groß sein muss, sodass diese Abweichungsregel angewandt wird. Der Wert “0” bedeutet, dass die Regel auf alle Abweichungen angewandt wird. Falls Sie z. B. “15” eingeben, muss die Abweichung mindestens 15 Minuten groß sein, bevor die Regel aktiv wird. Abweichungen unter 15 Minuten werden nicht berücksichtigt.

Schichtbeginn – Geben Sie “0” an, damit die Regel für alle Abweichungen gilt. Ein Beispiel für die Anwendung: Geben Sie 15 Minuten an, den Abweichungstyp Zu früh eingestempelt, sowie die Endgültige Schichtart Überstunden, wird die Schichtart auf den Zeitraum zwischen der Stempelzeit und 15 Minuten vor dem Schichtbeginn angewendet.

Länge – Definiert die maximale Länge der Abweichungen, für die diese Regel angewandt werden kann (in Minuten). Falls Sie z. B. “120” Minuten eingeben, können maximal 2 Stunden gesammelt werden.

Richten Sie Ihre Abweichungsregeln ganz nach Ihren Anforderungen ein. Das gilt auch für die Zielgruppe Ihrer Regeln. Die Grundeinstellung ist, dass neue Abweichungsregeln auf alle Schichtarten, Abteilungen und Personalgruppen angewandt werden. Diese Filter können Sie einstellen:

Schichtarten – Wenden Sie die Regel nur auf bestimmte Schichtarten an.

Abteilungen – Wenden Sie die Regel nur auf bestimmte Abteilungen an.

Personalgruppen – Wenden Sie die Regel nur auf bestimmte Personalgruppen an.

Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern und richten Sie Ihre weiteren gewünschten Abweichungsregeln mit dem gleichen Prozess ein.

Beispiel: Abweichungsregel für überschrittene Dienstlänge erstellen

Dieser Bereich bietet Ihnen Einsicht in ein Beispiel, wie Abweichungsregeln in der Praxis angewandt werden können. Das Szenario, das abgedeckt werden soll, ist der Umgang mit überschrittener Dienstlänge.

Navigieren Sie zunächst zu Einstellungen > Bereich Stempeluhr > Erweitert > Abweichungen von der geplanten Dienstzeit > Erstellen.

Wählen Sie den Abweichungstyp Dienstlänge überschritten. Er kommt zum Gebrauch, wenn Sie einstellen wollen, was mit der zu viel gearbeiteten Zeit der Mitarbeiter geschehen soll. In diesem Beispielfall wollen Sie die betreffenden Stunden der Mitarbeiter in einen Überstunden-Account einfließen lassen. Dafür setzen Sie eine entsprechende Schichtart ein.

In diesem Beispiel wird die fiktive Schichtart Schicht_Überstunden (110 %) verwendet, die mit dem Überstundenkonto verknüpft wurde. So fließt die entstehende überschrittene Dienstlänge direkt in das Überstundenkonto ein. Lernen Sie mehr über Schichtarten im Artikel Schichtarten erstellen und benutzen.

Die Mindestlänge wird auf 15 eingestellt. Das ist die Mindestanzahl an Minuten, die die Schichtlänge überzogen sein muss, bevor die Abweichungsregel aktiv wird.

Die Länge wird auf 120 Minuten eingestellt, was bedeutet, dass die Regel für bis zu zwei Stunden gültig ist.

Beispiel: Wie die erstellte Abweichungsregel aktiv wird

Im folgenden Beispiel hat Zane Barrus eine Schicht von 13:15 bis 14:15 Uhr. Sie stempelt sich 7 Minuten vor Dienstzeit ein und 15 Minuten nach Dienstzeit aus. Dadurch entsteht eine gesamte Abweichung von 22 Minuten, wodurch die erstellte Abweichungsregel aktiv wird, denn die eingestellte Mindestlänge von 15 Minuten ist überschritten.

Bei Dienstplan > Stempeluhr können Sie sehen, wie die Schicht aufgeteilt wurde. Die erste Stunde der Arbeitszeit wird mit der Schichtart Normal dargestellt, die verbliebenen 22 Minuten werden automatisch mit der Schichtart Schicht_Überstunden dargestellt. Entsprechend der Einstellungen wird die Arbeitszeit dieser Schichtart automatisch dem Überstundenkonto zugewiesen, wenn ein Administrator die Schicht samt Abweichung genehmigt.

In der Übersicht sieht die Schicht, eingeteilt in eine Stunde Normal und 22 Minuten Schicht_Überstunden, wie folgt aus:

Sie können wählen, ob Sie die Abweichungsregel anwenden wollen. Bewegen Sie dazu den Schieberegler bei Abweichungen anwenden auf Ja oder Nein, bevor Sie die Stempelzeiten genehmigen und für die Lohnabrechung freigeben.

Wenn die Schicht mit angewandter Abweichungsregel genehmigt ist, erscheint sie im Dienstplan wie folgt:

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