Was ist die Stempeluhr?

Die Stempeluhr ist eine Funktion, mit der Sie die Anwesenheit und Pünktlichkeit von Mitarbeitern erfassen.

Ist die Stempeluhr aktiv, können sich Mitarbeiter zu Schichten ein- und ausstempeln. Dafür können die Mitarbeiter die mobile Planday App nutzen. Der Gebrauch der Stempeluhr kann auch auf die Web-Version beschränkt bleiben oder über die Planday Kiosk App für das iPad und Tablets gelöst werden.

💡 Sie wollen das Ein- und Ausstempeln über ein iPad oder Tablet vor Ort lösen? Dann nutzen Sie am besten die Planday Kiosk App. Erfahren Sie mehr dazu im Artikel Die Planday Kiosk App for Ipads und Tablets nutzen.

Ein- und Ausstempeln mit der Planday App ermöglichen

So gehen Sie bei der Einrichtung vor:

Gehen Sie zu Einstellungen > im Bereich Stempeluhr > Zugriff.
Aktivieren Sie bei App-Zugriff den Schieberegler.
Wählen Sie bei Nutzung der Stempeluhr in der Planday App ermöglichen die passende Option – beispielsweise An bestimmten Standorten.

Fügen Sie Ihren Standort hinzu

Damit sich Mitarbeiter nur am Arbeitsplatz ein- und ausstempeln können, wird Geofencing genutzt. Das bedeutet, dass sich Mitarbeiter in einem vorher von Ihnen bestimmten Bereich aufhalten müssen. Klicken Sie zur Einrichtung bei Standorte auf Hinzufügen.

Gehen Sie zur Karte. Geben Sie in der Suchleiste darüber Ihre Adresse ein, oder bewegen Sie den Standort-Pin per Drag and Drop zur richtigen Stelle.
Richten Sie über das Ziehen des Pfeil-Symbols Ihren Radius für das Geofencing ein. Üblich ist ein Radius von mindestens 100 Metern. Ein kleinerer Radius kann ggf. durch die GPS-Genauigkeit von Smartphones oder GPS-Störungen problematisch sein.
Fügen Sie links die Abteilungen hinzu, deren Mitarbeiter die Stempeluhr an diesem Standort nutzen dürfen.
Geben Sie dem Standort einen Namen. Beispiel: Standort Hafenstraße. Bestätigen Sie über Speichern.

Nach Einrichtung Ihres Standortes können sich Mitarbeiter mit der Planday App ein- und ausstempeln. Voraussetzung ist, dass sie sich im angegebenen Radius befinden und GPS auf Ihrem Smartphone eingeschaltet haben.

💡 Planday braucht GPS-Daten, damit die Stempeluhr über die App funktioniert. Diese Daten werden nur zu diesem Zweck benutzt.

Weitere Optionen:

Von überall

Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter überall ein- und ausstempeln können? Aktivieren Sie dafür diese Option.

Wenn eine WLAN-Verbindung besteht

Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter nur am Arbeitsplatz mit der App die Stempeluhr nutzen können? Aktivieren Sie dazu diese Option. Beachten Sie, dass dafür eine IP-Adresse angegeben sein muss.

Über WLAN und an bestimmten Standorten

Aktivieren Sie diese Option, wenn Mitarbeiter sowohl an einem Ihrer definierten Standorte, sowie über eine der angegebenen IP-Adressen im WLAN eingeloggt sein sollen.

💡 Ihre Mitarbeiter nutzen iOS14 oder höher? In diesem Fall müssen sie für die Planday-App Ortungsdienste aktivieren, um sich ein- und ausstempeln zu können.

Richten Sie die Web-Version der Stempeluhr ein

Ist der Web-Zugriff eingerichtet, können Ihre Mitarbeiter über kiosk.planday.com die Stempeluhr auf einem Desktop am Arbeitsplatz nutzen. Erstellen Sie dafür ein Stempeluhr Profil und einen Aktivierungsschlüssel für Ihr Gerät.

Navigieren Sie dafür zu Einstellungen > Bereich Stempeluhr > Profile. Klicken Sie dort auf Profil erstellen, und ein Bearbeitungsfenster öffnet sich rechts.

Name – Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen für das Profil, der Ihnen am passendsten erscheint. Planday empfiehlt für die Zeiterfassung einen intuitiven, auf die Abteilung oder den Standort bezogenen Namen.
Möchten Sie beispielsweise zwei verschiedene Kiosk-Profile für zwei Restaurants an verschiedenen Standorten erstellen, wäre folgendes Beispiel denkbar: Restaurant1-Zeiterfassung / Restaurant2-Zeiterfassung.

Abteilungen – Dem Profil können Sie eine oder mehrere Abteilungen zuordnen. Das kann hilfreich sein, wenn Sie die Mitarbeiter gruppieren und filtern möchten, die dieses Profil nutzen. Eine Abteilung kann gegebenenfalls auch zu mehreren Profilen hinzugefügt werden. Mitarbeiter von Abteilungen, die Sie nicht dem Stempeluhrprofil zuweisen, werden sich nicht darüber ein- und ausstempeln können.

Methode zur Identifikation von Mitarbeitern – Sie geben die Methode an, mit der sich Mitarbeiter bei der Zeiterfassung auf diesem Profil identifizieren müssen. Hier wählen Sie zwischen Benutzername und Mitarbeiterübersicht.

Mit der Option Benutzername müssen Mitarbeiter vor dem Einstempeln ihren Benutzernamen und ihr Passwort eingeben.

Mitarbeiterübersicht: Zeigt eine Liste der Mitarbeiter mit geplanten Schichten für den Tag an, aus der sie ihren Namen auswählen können. Klicken Sie auf Speichern, um das Profil zu erstellen.

Was ist ein Aktivierungsschlüssel für die Stempeluhr?

Ein Stempeluhr-Aktivierungsschlüssel ist eine eindeutige Kennung, die bei der Aktivierung eines Geräts für die Stempeluhr-Funktion erstellt wird. Dieser Schlüssel wird direkt auf dem Gerät gespeichert.

Stempeluhr-Aktivierungscodes ermöglichen den Zugriff für kiosk.planday.com, um sich über einen Browser für Schichten ein- und auszustempeln.

Sobald das Gerät eingerichtet ist, können sich Mitarbeiter darüber einstempeln, was eine nahtlose Zeiterfassung und einfache Zugänglichkeit gewährleistet.

Gehen Sie dafür in den Einstellungen > Stempeluhr > Profile > Klicken Sie in der Zeile des Profils rechts auf das Symbol Aktivierungsschlüssel.

Im daraufhin erscheinenden Fenster wird Ihnen der aktuelle Aktivierungsschlüssel für dieses Kiosk-Profil angezeigt.

Fahren Sie mit der Einrichtung der Planday Kiosk-Funktion fort indem Sie Ihren Browser auf Ihrem Computer öffnen. Gehen Sie zu kiosk.planday.com und fügen Sie den zuvor kopierten Aktivierungsschlüssel ein, um die Einrichtung abzuschließen.

💡 Die Aktivierungsseite ist nur in Englisch verfügbar. Wenn jedoch das mit dem Aktivierungsschlüssel verknüpfte Portal auf Deutsch eingestellt ist, wechselt die Anwendung nach der Aktivierung automatisch auf Deutsch.

Alternative: Mit PIN-Code ein- und ausstempeln

Bieten Sie mit PIN-Codes eine einfache Alternative zum Einstempeln an. Mehr erfahren Sie im Artikel Nutzen Sie die Stempeluhr mit PIN-Codes.

Stempelzeiten genehmigen

Wenn Ihre Mitarbeiter die Stempeluhr nutzen, können Sie die Stempelzeiten einsehen und genehmigen. Nur so werden die Schichten für den Lohndatenexport freigegeben.

Weiter → Wie Sie Stempelzeiten genehmigen

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