🎯 Für fortgeschrittene Admins. Vor dem Genehmigen von Stempelzeiten, richten Sie zunächst die Stempeluhr für Ihren Betrieb ein.
Nur von Ihnen genehmigte Schichten werden für den Lohndatenexport freigegeben.
💡 Sie können das Ein- und Ausstempeln über die Planday App, in der Browser-Version über punchclock.planday.com, oder über die Planday Kiosk App für das iPad ermöglichen.
In der Browser-Version Stempelzeiten genehmigen
Zur Genehmigung von Stempelzeiten gelangen Sie auf der Startseite über Dienstplan > Stempeluhr oder über das Widget Ausstehende Aktionen.
Die Seite Stempeluhr öffnet sich. Hier können Sie Stempelzeiten (Schichten) nach Bedarf auf Wochen- oder Tagesbasis überprüfen und genehmigen, sowie Übersichten einsehen. Zum Wechseln der Ansicht klicken Sie jeweils auf Pro Woche zu genehmigen, Pro Tag zu genehmigen, Genehmigt, Übersicht pro Woche, Übersicht pro Tag.
Auf den Seiten Pro Woche / Pro Tag zu genehmigen finden Sie eine Übersicht aller Stempelzeiten, die noch einer Genehmigung bedürfen.
Jede Zeile enthält dabei eine zur Schicht relevante Information, die Sie vor der Genehmigung prüfen können:
Dienstzeit – Hier wird die ursprünglich geplante Dienstzeit angegeben.
Stempelzeit – Hier wird die tatsächliche Ein- und Ausstempelzeit der Mitarbeiter angegeben.
Start & Ende – Hier sehen Sie die Zeiten, die Sie genehmigen müssen. Sie haben die Möglichkeit, die Einträge davor zu ändern. Die Zeiten unterscheiden sich ggf. von den Ein- / Ausstempelzeiten, falls Rundungsregeln aktiv sind. Lernen Sie mehr dazu im Artikel Aktivieren Sie Rundungsregeln für die Stempeluhr.
→ 🟥 Falls Sie bei Ende keinen Eintrag sowie eine rote Flagge sehen, hat sich der Mitarbeiter nicht ausgestempelt – Wahrscheinlich wurde das Ausstempeln vergessen, und der Mitarbeiter befindet sich ggf. nicht mehr am Arbeitsplatz.
Sie können die Schicht für den Mitarbeiter einfach beenden, indem Sie manuell eine Zeit eintragen, und diese dann genehmigen.
→ 🟨 Eine gelbe Flagge zeigt an, dass ein Unterschied zwischen der Stempelzeit und der geplanten Dienstzeit besteht.
💡 Wenn sich weder ein-, noch ausgestempelt wurde, wird es in dieser Übersicht keinen Eintrag geben. In diesem Fall können Sie die Schicht über den Dienstplan genehmigen. Lesen Sie hier, wie.
→ Falls sich die Zeiten bei Start und Ende nicht ändern lassen, kann das daran liegen, dass Sie Rundungsregeln aktiviert haben.
Länge – Hier wird die Gesamtlänge der Schicht angegeben. In Planday darf eine einzelne Schicht maximal 24 Stunden lang sein. Ggf. müssen Sie die Funktion Schicht aufteilen verwenden, bevor Sie einen Eintrag genehmigen.
Pause – Dieses Feld ist automatisch ausgewählt, wenn Sie Pausen verwenden. Mehr dazu lesen Sie im Artikel Einrichten und Verwenden von Pausen. Falls ein Mitarbeiter keine Pause genommen hat, können Sie die Auswahl des Felds entfernen.
Kommentar – Hier sehen Sie jegliche Kommentare, die Mitarbeiter beim Ein- oder Ausstempeln hinterlassen haben. Planday empfiehlt, dass Sie Ihre Mitarbeiter im Sinne der Transparenz bitten, Kommentare zu hinterlassen. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Stempelzeiten von den geplanten Dienstzeiten abweichen – So sparen Sie sich Rückfragen.
Auswahlfelder - Mit den Auswahlfeldern wählen Sie, welche Einträge genehmigt werden sollen. Wählen Sie das oberste Feld, um alle Einträge gleichzeitig anzuwählen.
Alternativ können Sie Schritt für Schritt Felder anwählen, wenn Sie die Schichten einzeln genehmigen möchten.
Ist ihre Prüfung vollständig, haben Sie ggf. nötige Änderungen vorgenommen und die richtigen Felder angewählt, klicken Sie zum Abschluss auf Auswahl genehmigen. Möchten Sie Einträge entfernen, klicken Sie stattdessen auf Auswahl löschen.
Ist eine Schicht genehmigt, ist Sie für die Lohnabrechnung freigegeben. Genehmigte Schichten und Stempelzeiten können in den Bereichen Genehmigt, Übersicht pro Woche oder Übersicht pro Tag gefunden werden.
💡 Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung einer POS-Integration wie z. B. Lightspeed die Stempeluhr-Daten erst dann in Planday angezeigt werden, nachdem Mitarbeiter sich für ihre Schicht sowohl ein- als auch ausgestempelt haben.
In der Planday App Stempelzeiten genehmigen
💡 Beachten Sie, dass Sie in der App keine Stempelzeiten von Portalen genehmigen können, in denen Regeln zur Abweichung von der geplanten Dienstzeit genutzt werden.
In Planday können Sie als Dienstplan-Manager oder Administrator (Informationen zu Zugriffsebenen finden Sie im Artikel Weisen Sie Mitarbeiter Zugriffsebenen zu) eine Stempeluhr-Funktionen direkt in der Planday App überwachen.
Einträge, die von Ihnen geprüft werden müssen, werden Ihnen in der App im Widget Anfragen unter Stempelzeiten angezeigt. Sie können sie auch über Mehr > Anfragen aufrufen.
Tippen Sie auf die Stempelzeiten, um die Einträge anzuzeigen, für die Ihre Genehmigung aussteht. Sie sehen eine kurze Zusammenfassung jedes Eintrags und eine Option zum sofortigen Genehmigen. Sie erhalten eine Bestätigung, und der Eintrag wird nicht mehr in der Liste angezeigt.
Die Übersicht enthält Stempelzeiten sowohl für abgeschlossene als auch für laufende Schichten, sodass Sie eine Endzeit hinzufügen und die Schicht eines Mitarbeiters genehmigen können, falls dieser nicht selbst ausgestempelt hat.
💡 Im Gegensatz zur Bearbeitung in der Browser-Ansicht wird in der App das manuelle Hinzufügen von Lohnzuschlägen oder das Aufteilen von Schichten mit mehr als 24 Stunden Länge nicht unterstützt. Nutzen Sie in diesen Fällen die Browser-Variante der Stempeluhr.
Beachten Sie, dass die Liste der ausstehenden Einträge nur Einträge der letzten 7 Tage enthält. Alle früheren Einträge finden Sie in der Browser-Ansicht Ihres Portals.
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