Rundungsregeln vereinfachen Ihnen die Genehmigung von Arbeitszeiten – Sie können schneller und effektiver arbeiten. Sie sind insbesondere dann hilfreich, wenn bei Ihnen Arbeitszeiten nicht unbedingt direkt in die Lohnabrechnung einfließen sollen.
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Ein Beispiel: Ist Ihre Absprache mit Ihren Mitarbeitern, dass sie sich mit einer maximalen Abweichung von 5 Minuten für ihre Schicht ein- oder ausstempeln können, können Sie die Rundungsregeln entsprechend einrichten (siehe Beispiel unten im Artikel). Für genauere Einrichtung von Rundungsregeln können Sie mehrere Regeln hinzufügen, und miteinander kombinieren.
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In Ihrem Portal navigieren Sie zu den Rundungsregeln über Einstellungen > im Bereich Stempeluhr > Erweitert.
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Es gibt zwei verschiedene Arten von Rundungsregeln, die Sie einstellen können:

Allgemeine Regeln definieren, wie Stempelzeiten angepasst werden, wenn sich Mitarbeiter verfrüht oder verspätet ein- bzw. ausstempeln. Sehen Sie diese Regeln als eine Form von Grundeinstellungen, die in den Fällen aktiv werden, die nicht von Ihren Benutzerdefinierten Regeln abgedeckt werden. Weiter unten finden Sie die Einstellungen, die Sie vornehmen können.
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Sowohl für den Start, als auch das Ende der Schichten können Sie aus den folgenden Rundungsmethoden wählen:

Allgemeine Regeln gelten für die Start- und Endzeiten. Um eine passgenaue Zusammenstellung von Rundungsmethoden zu entwickeln, bietet sich die Einrichtung von Benutzerdefinierten Regeln an.

Erstellen Sie Benutzerdefinierte Regeln, werden diese Ihre Allgemeinen Regeln überschreiben. Die Allgemeinen Regeln werden dann zu einer Form von Grundeinstellungen, die in den Fällen aktiv werden, die nicht von Ihren Benutzerdefinierten Regeln abgedeckt werden.
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Eine Benutzerdefinierte Regel kann erweiterte Filter und Variablen wie Abteilungen oder Personalgruppen beinhalten. Sie können über die Maximale Länge der Abweichung einstellen, ob die Regel nur in einem beschränkten Zeitfenster um die geplante Stempelzeit aktiv werden soll.
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Klicken Sie im Bereich Benutzerdefinierte Regeln auf Erstellen, und geben Sie der Regel einen Namen (Beispiel: Weniger als 5 Minuten zu früh eingestempelt).
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​Typ – Sie können zwischen den folgenden Fällen wählen:

​Rundungsmethode – Legen Sie hier fest, was in Ihrem gewählten Fall geschehen soll.

​Minuten, auf die gerundet wird –Falls Sie eine der Optionen Aufrunden, Abrunden oder Auf nächsten Wert runden gewählt haben, wählen Sie hier die gewünschte Anzahl an Minuten.
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​Max. Länge der Abweichung – Stellen Sie ein, ob die Regel nur in einem beschränkten Zeitfenster um die geplante Stempelzeit aktiv werden soll.
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​Zielgruppen und Typen – Je nachdem, wie Sie Ihren Planday-Account aufgebaut haben, können Sie hier zwischen verschiedenen Zielgruppen wählen, für die die Benutzerdefinierte Regel gelten soll:

💡 Mitarbeitertypen tauchen nur dann als Option auf, wenn Sie welche erstellt haben. Informieren Sie sich dazu im Artikel Wie Sie Mitarbeitertypen erstellen und bearbeiten.
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Klicken Sie auf Speichern, um zu bestätigen.

Wenn sich Mitarbeiter ein- oder ausstempeln, wird ihnen die Option zum Hinterlassen eines Kommentars angezeigt. Dieser Kommentar wird Ihnen oder Ihren Dienstplan-Managern angezeigt – Unter Anderem beim Genehmigen von Stempelzeiten. Planday empfiehlt Managern, ihre Mitarbeiter zum Hinterlassen eines Kommentars zu bitten, falls Sie abweichende Stempelzeiten haben.
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So erleichtern Sie die interne Kommunikation und erhöhen die Transparenz: Die Kombination aus Rundungsregeln und Kommentaren verhilft Ihnen zu einem schnelleren Überblick, vereinfacht die Genehmigung der Schichten und erspart Ihnen Rückfragen an die Mitarbeiter.

Beim Genehmigen von Stempelzeiten unter Dienstplan > Stempeluhr werden Sie die Effekte Ihrer Rundungsregeln sehen. Womöglich können Sie zwei verschiedene Flaggen sehen. So können Sie diesen Fällen besondere Aufmerksamkeit schenken.
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🟨 Eine gelbe Flagge signalisiert Ihnen, dass ein Unterschied zwischen der Stempelzeit und der geplanten Dienstzeit besteht. Beachten Sie, dass die angezeigte Stempelzeit von Ihren Benutzerdefinierten Regeln beeinflusst wird.
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🟥 Eine rote Flagge signalisiert Ihnen, dass sich ein Mitarbeiter nicht ausgestempelt hat.
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Im folgenden Screenshot finden Sie vier Stempeluhr-Einträge in der Ansicht bei Dienstplan > Stempeluhr. Bei Dienstzeit sehen Sie die geplante Schichtzeit, wie Sie es im Dienstplan eintragen. Bei Stempelzeit sehen Sie die tatsächlichen Ein- und Ausstempelzeiten der Mitarbeiter.
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Es ist eine Rundungsregel aktiv, die bei jeglicher zu frühen Stempelzeit die Startzeit auf die geplante Dienstzeit setzt.
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💡 Die Zeiten in den Feldern Start und Ende können von Ihnen bearbeitet werden, bevor Sie sie genehmigen (siehe Artikel Genehmigen von Stempelzeiten) und für die Lohnabrechnung freigeben.

Die Rundungsregeln halten viele Optionen und Kombinationen zum Darstellen Ihrer Lösung bereit. Passen Sie alle Einstellungen ganz nach Ihren betrieblichen Bedürfnissen an. Ein weiteres Beispiel: Sie haben die interne Absprache, dass Mitarbeiter frühestens ab dem Start ihrer geplanten Dienstzeit bezahlt werden. Oft wird sich aber deutlich zu früh eingestempelt. Dann ergibt es Sinn, dass Sie die Maximalen Längen der Abweichungen für die Fälle eines verfrühten Einstempelns erhöhen.

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