🎯 Für fortgeschrittene Admins. Lernen Sie hier, wie Sie Ihren Lohndatenexport vorbereiten, bzw. durchführen können.

Passen Sie Ihre Standardeinstellungen an

Sie können u. A. Ihr Standard-Startdatum für das Zeitintervall des Exports angeben, eine Standart-Lohnart für gearbeitete Stunden einrichten oder angeben, auf welche Weise Schichten gruppiert werden sollen.

Gehen Sie dafür zu Einstellungen > Lohn > Allgemein.

Standardeinstellungen für Lohnberichte

Das Startdatum, das Sie hier festlegen, wird als Startdatum des Zeitintervalls im Lohndatenexport genutzt.

Gruppierung von Schichten

Beachten Sie: Diese Einstellungen haben nur auf den Excel/CSV-Export Auswirkungen, nicht auf die PDF-Version.

Möchten Sie Schichten im Lohndatenexport nach Abteilung, Stundensatz oder Lohnart gruppiert dargestellt haben, können Sie dies hier einstellen.

Nach Abteilung gruppieren – Die Stunden für jede Abteilung werden zusammen aufgelistet.
Nach Stundensatz gruppieren – Die Stunden werden für jeden Mitarbeiter pro Personalgruppe (mit dem zusammenhängenden Lohn) und pro Lohnzuschlag getrennt aufgelistet
Tipp: Das ist insbesondere hilfreich, wenn Sie über die Stunden im Zusammenhang mit einem Lohnzuschlag oder einer Personalgruppe einen einfachen Überblick behalten möchten.

Gruppiere pro Lohnart – Die Stunden, für die mit Lohn pro Stunde bezahlt wird, werden getrennt von denen gelistet, für die mit Lohn pro Schicht bezahlt wird.

Nullschichten im Lohndatenexport

Nullschichten sind Stunden, bei denen kein Lohn gezahlt wird, also “0” eingetragen ist.

Option 1 – Möchten, dass Nullschichten im Export angezeigt werden und zu der Gesamtanzahl an gearbeiteten Stunden dazuzählen?
Wählen Sie in diesem Fall unter Berücksichtigung der Stunden im Lohnbericht die Option Nullschichten aus, und unter Nullschichten die Optionen Nullschichten in PDF bzw. Nullschichten in Datei (für CSV/Excel).

Option 2 – Möchten Sie nicht, dass Nullschichten im Export angezeigt / dazugezählt werden, lassen Sie beide Optionen unausgewählt.

Lohnarten

Mit Lohnarten können verschiedene Kostenpunkte im Lohndatenexport leichter erkannt und verarbeitet werden.

Sie können eine allgemeine Lohnart für alle normalen Schichten einrichten: Im Feld Geleistete Arbeitsstunden (gemäß Schichten) kann eine Lohnart für Bezahlung nach Stunden angegeben werden, im Feld Festgehalt eine Lohnart für feste Bezahlung. Die Lohnarten sind sowohl im PDF- als auch im CSV-Export sichtbar.

Felder des Lohndatenexports bearbeiten

In Planday können Sie die Datenfelder in Ihrem Lohndatenexport individuell anpassen. Ein Beispiel: Ihre Buchhaltung braucht für das Versenden von Lohnabrechnungen im Lohndatenexport die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter aufgelistet. Neue Felder können auf Daten aus dem Mitarbeiterprofil oder aus dem Dienstplan basieren.

Sie müssen der Zugriffsebene Administrator zugewiesen sein, um Änderungen an Feldern vornehmen zu können. Wenden Sie sich gerne an unser Support-Team über das blaue Chat-Symbol unten rechts, falls Sie Admin sind und diese Funktion in Ihrem Portal nicht finden können.

Gehen Sie zu Einstellungen > Bereich Lohn > Ausdrucke > CSV-/Excel-Datenfelder. In der Liste steht jedes Feld für eine Spalte in Ihrem Lohndatenexport (im Excel-Format).

Über das ✏️ Stift-Symbol lassen sich die Einträge bearbeiten, über das Kreuz-Symbol ganz rechts löschen.

Name – wird im Lohndatenexport als Spaltenüberschrift angezeigt
CSV-/Excel-Standarddatenfeld – gibt die Art der Daten an, die in diesem Feld angegeben werden kann
Sortierreihenfolge – im Export erscheint die Spalte mit der kleinsten Zahl zuerst, die mit der höchsten zuletzt

Neue Felder für den Lohndatenexport erstellen

⬆️ Im Beispiel wird dem Lohndatenexport ein neues Feld E-Mail-Adresse hinzugefügt.

Unter Einstellungen > Bereich Lohn > Ausdrucke > CSV-/Excel-Datenfelder klicken Sie über der Liste auf Erstellen.
Im Bearbeitungsfenster wählen Sie in der Dropdown-Liste unter CSV-/Excel-Standarddatenfeld das Feld, das Sie erstellen möchten.

Hierbei stellen Optionen, die mit einem Person-Symbol markiert sind, Daten aus dem Mitarbeiterprofil dar. Die anders markierten Optionen sind Daten aus der Dienstplanung.

Wählen Ihre gewünschte Option. Geben Sie dann dem Feld einen passenden Namen und einen Wert für die Sortierreihenfolge an (kleinste Zahl erscheint zuerst).

Bestätigen Sie dann über Speichern. Daraufhin sollte Ihr neues Feld in der Liste der Datenfelder und in den folgenden Lohndatenexporten (Excel/CSV) erscheinen.

Wie das neu erstellte Feld im Lohndatenexport erscheint, wird hier beispielhaft in einer Excel-Datei dargestellt:

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