Was ist ein Lohndatenexport?

Ein Lohndatenexport ist eine Datei, die Ihnen zusammengefasst die Werte darstellt, die Sie zum Erstellen von Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen benötigen. Ein Export wird auf Grundlage der Daten in Ihrem System, wie genehmigten Schichten, zugewiesenem Lohn/Gehalt, Lohnzuschlägen, Pausen und mehr generiert.

Ein Lohndatenexport kann jederzeit heruntergeladen werden, und individuell pro Mitarbeiter oder für ganze Abteilungen/Personalgruppen durchgeführt werden. Das Ende eines Monats / Zahlungszeitraums ist ein üblicher Zeitpunkt dafür.

So gelingt der Lohndatenexport

Gehen Sie zu Lohn > Lohndatenexport.

Geben Sie das Lohndatenintervall an

Wählen Sie die Zahlungsperioden, für die die Daten exportiert werden sollen. Standardmäßig sind alle Optionen ausgewählt. Beachten Sie: Dafür müssen in den Mitarbeiterprofilen Zahlungsperioden eingerichtet sein. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr.
Wählen Sie das Zeitintervall, das im Export betrachtet werden soll. Standardmäßig wird ein Monat als Zeitintervall angezeigt. Das Startdatum hängt von Ihren Einstellungen in Einstellungen > Lohn > Allgemein ab. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr.
Wählen Sie bei Festgehälter, wie Gehälter im Export dargestellt werden sollen.

Wählen Sie Mitarbeiter aus

Sie können nach Abteilungen und Mitarbeitertypen filtern, die im Export betrachtet werden sollen.
Standardmäßig sind alle Mitarbeiter im Export enthalten. Sie können jedoch über Benutzerdefinierte Auswahl der Mitarbeiter einzelne Mitarbeiter auswählen.

Erweiterte Export-Optionen

Definieren Sie optional den zu betrachtenden Schichtstatus (genehmigte / ungenehmigte / alle Schichten).
Sie können bei Exportdatei sortieren nach angeben, wie die Datei sortiert werden soll.
Geben Sie ihr bevorzugtes Dateiformat an – CSV, Excel, oder das einer verknüpften Integration wie Lohn AG.
Wählen Sie, ob das Vorschauformat PDF oder HTML sein soll.

Haben Sie Ihre Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Bericht vorbereiten. Sie erhalten daraufhin eine Vorschau, und können final als PDF oder als CSV herunterladen.

Es ist empfehlenswert, die heruntergeladenen Lohndatenberichte zur prüfen, bevor Sie in der finalen Lohnabrechnung weiterverarbeiten.

Details zu den PDF-/ CSV-/Excel-Versionen

Klicken Sie hier, um mehr zur PDF-Version zu erfahren

Auf der ersten Seite finden Sie die Gesamtanzahl an Stunden und Kosten pro Personalgruppe. Dazu sehen Sie die Gesamtkosten für Monatsgehälter, Lohnzuschläge und Verschiedene.
Verschiedene steht für Stunden, die Sie bezahlen, aber nicht zu den Arbeitsstunden dazurechnen – beispielsweise bei Trainings-, Einführungs-Schichten oder Krankheit.

Auf den weiteren Seiten finden Sie genauere Informationen pro Mitarbeiter:

(1.) eine Auflistung der gearbeiteten Stunden, der Pausen und der Kosten, aufgeteilt nach Personalgruppe.
- Pausen können bezahlt oder unbezahlt sein. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr.
(2.) eine Zusammenfassung aller Stunden, Abwesenheiten, Kosten, sowie:
- Stunden, die nicht zu den Arbeitsstunden dazugerechnet werden (Verschiedene)
- Stunden im Zusammenhang mit Pausen
- Stunden im Zusammenhang mit besonderen Schichtarten
- Stunden im Zusammenhang mit Lohnzuschlägen oder Verpflegungszuschlägen / -abzügen.

Klicken Sie hier, um mehr zur Excel-/CSV-Version zu erfahren:

Sie können diese Export-Variante unter Einstellungen > Lohn > Ausdrucke > CSV-/Excel-Datenfelder anpassen, und z. B. weitere Spalten mit Informationen hinzufügen (z. B. für Lohnarten im Zusammenhang mit bestimmten Schichten). Erfahren Sie in diesem Artikel mehr dazu.

Optional: Laden Sie einen Abwesenheitsbericht herunter

💡 Dieser Schritt ist dann für Sie relevant, wenn Sie Abwesenheitskonten mit festgelegtem Urlaub nutzen.

Optional verschaffen Sie sich mit einem Abwesenheitsbericht einen Überblick über das genutzte Guthaben auf den Abwesenheitskonten Ihrer Mitarbeiter (⚠️ nicht bei Konten für angesammelten Urlaub). So können Sie ggf. noch im laufenden Abrechnungszeitraum nötige Aktionen durchführen.

Sie können einen Bericht unter Dienstplan > Abwesenheitsanträge > Exportieren > Abwesenheitsbericht herunterladen.

Geben Sie den Zeitraum an
Wählen Sie bei Status die Optionen Beantragt und Abgelehnt ab
Wählen Sie die Option Tage außerhalb des Zeitraums ausschließen
Wählen Sie die zu betrachtenden Abteilungen
Bestätigen Sie über Bericht drucken > Datei herunterladen

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