Abwesenheit managen – Deutschland

🎯 Für fortgeschrittene Admins. Dieser Artikel gibt Ihnen eine Einleitung in das Managen von Abwesenheit. Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie in den jeweils verlinkten Artikeln.

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Definieren Sie Abwesenheitsrichtlinien

Mehr Details finden Sie im Artikel Wie Sie eine Abwesenheitsrichtlinie für festgelegten Urlaubsanspruch einrichten.

Gehen Sie zu Einstellungen > Bereich Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Richtlinien. Klicken Sie auf Richtlinie erstellen, dann im Bearbeitungsfenster auf Abwesenheitsrichtlinie.

Namen und Zeiträume festlegen

Geben Sie im ersten Schritt Namen, Anspruchs- und Verwendungszeitraum an.

💡 Eine übliche Einstellung ist, dass sowohl der Anspruchs- als auch der Verwendungszeitraum am 1. Januar beginnen und 12 Monate dauern sollen.

Eröffnungskontostand festlegen

Geben Sie hier an, wie hoch der Kontostand zu Beginn sein soll, und ob Guthaben in Tagen oder Stunden angezeigt werden soll.

Weitere Regeln definieren

Im letzten Schritt geben Sie Regeln zu Mitarbeitern, Kontostand, Übertrag und weiteren Details an.

Weisen Sie Ihren Mitarbeitern Kontovorlagen zu

Mehr Details finden Sie im Artikel Wie Sie Mitarbeitern Abwesenheitskonten zuweisen.

Gehen Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten. Klicken Sie auf Abwesenheit verwalten > Konten erstellen > Konto für einen Mitarbeiter erstellen bzw. Konten für mehrere Mitarbeiter erstellen.

Wählen Sie aus, welche Richtlinie Sie anwenden möchten und für wen Sie Konten erstellen möchten: Dies ist individuell, oder für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig möglich.

Hier können Sie Anpassungen am Startdatum, am Eröffnungskontostand oder am maximal zulässigen Übertrag vornehmen.

Erfassen Sie Abwesenheitsanträge

Mehr Details finden Sie im Artikel Wie Sie für Mitarbeiter Abwesenheit eintragen.

Sofern für Mitarbeiter ein Abwesenheitskonto eingerichtet ist, können sie aus der Planday App und Web-Version Urlaub Abwesenheitsanträge stellen. Alternativ können Sie für Ihre Mitarbeiter auch selbst Abwesenheit eintragen.

Über Dienstplan > Abwesenheitsanträge > Abwesenheit erfassen, oder über Mitarbeiter > wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus > Bearbeiten > Bereich Abwesenheit > Abwesenheitsanträge > Hinzufügen kommen Sie zumBearbeitungsfenster Abwesenheitsantrag.

Hier geben Sie den Zeitraum der Abwesenheit ein, sowie welches Konto genutzt werden soll. Vor dem Stellen des Antrags haben Sie die Möglichkeit, den Antrag zu überblicken und einzelne Details wie halbe Urlaubstage anzupassen.

Abwesenheitsanträge bearbeiten

Mehr Details finden Sie im Artikel Abwesenheitsanträge bearbeiten.

Abwesenheitsanträge finden Sie unter Dienstplan > Abwesenheitsanträge. Nutzen Sie auch die Kalender-Ansicht, um die Übersicht zu behalten.

Sie können Anträge prüfen, und bei Bedarf vor dem Genehmigen bearbeiten. Ggf. können Sie einen Kommentar hinzufügen, den der Mitarbeiter sehen wird.

Der Mitarbeiter, der den Antrag gestellt hat, wird über Ihre Genehmigung / Ablehnung informiert. Genehmigte Abwesenheiten werden Ihnen im Dienstplan angezeigt.

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