Was ist ein Abwesenheitsantrag?

Planday bietet die Möglichkeit, den Urlaub Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Sind Mitarbeitern Abwesenheitskonten zugewiesen, können sie mit Abwesenheitsanträgen Urlaub für einen bestimmten Tag oder Zeitraum beantragen.

Als Manager erhalten Sie eine Benachrichtigung über Anträge und können sie genehmigen oder ablehnen. Es ist nicht möglich, Abwesenheitsanträge zu löschen – Lehnen Sie sie ab, werden sie immer im Überblick der abgelehnten Anträge einsehbar sein.

Können Ihre Mitarbeiter keine Abwesenheitsanträge stellen? Prüfen Sie: Ist dem Mitarbeiter ein aktives Abwesenheitskonto zugewiesen? Gibt es einen anderen Antrag, der sich überschneidet?

Abwesenheitsanträge – Überblick

Gehen Sie dafür zu Dienstplan > Abwesenheitsanträge.

Hier finden Sie eine Liste mit Anträgen. Standardmäßig werden Ihnen diejenigen mit dem Status Ausstehend angezeigt. Klicken Sie auf einen Antrag, damit Details angezeigt werden.

Tipp: Gehen Sie oben rechts auf das Kalender-Symbol, um genehmigte Abwesenheiten noch übersichtlicher zu überblicken.

💡 Falls Sie auf Ihrem Dashboard das Widget Ausstehende Aktionen aktiviert haben, werden Sie auch dort über neue Abwesenheitsanträge informiert und kommen per Klick direkt in den selben Bereich.

Abwesenheitsanträge filtern

Erhalten Sie einen besseren Überblick, indem Sie nach bestimmten Details filtern. Dies ist vor Allem nützlich, wenn Sie viele Anträge vorliegen haben. Falls Ihnen ein gesuchter Antrag nicht angezeigt wird, können Sie Folgendes tun:

Suchleiste – Suchen Sie mit dem Vor- oder Nachnamen direkt nach einem Mitarbeiter.

Zeitraum – Legen Sie den Zeitraum fest, in dem Sie Anfragen sehen möchten.

Status – Filtern Sie Anfragen nach ihrem Status. Sie können den Status ändern, um alle Anfragen oder nur genehmigte, abgelehnte oder ausstehende Anfragen zu sehen.

Filter – Klicken Sie auf Filter, um genau nach Abteilungen, Personalgruppen, Mitarbeitertypen, einzelnen Mitarbeiter, oder Kontonamen zu filtern.

Einen Abwesenheitsantrag prüfen

Klicken Sie auf den Antrag. Darauf werden Sie folgende Übersicht des Antrags erhalten:

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💡 Bitte beachten Sie, dass das System standardmäßig Samstag und Sonntag als Arbeitstage betrachtet. Das bedeutet, dass Urlaubsanträge, die über ein Wochenende hinausgehen, je einen Tag für Samstag und Sonntag beinhalten werden. Vor dem Genehmigen können Sie diese Tage jedoch entfernen. 💬 Möchten Sie, dass das System gewisse Tage standardmäßig nicht als Arbeitstage betrachtet, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Lesen Sie in folgender Liste, was die einzelnen Punkte bedeuten.

Erstellt: Datum und Uhrzeit, wann der Antrag erstellt wurde
Status: Ausstehend, Abgelehnt oder Genehmigt
Name: Name des Mitarbeiters
Dauer: Angefragter Zeitraum und die voraussichtliche Dauer
Gesamtauswirkung auf Konto: Die Auswirkung auf das Urlaubskonto im Falle einer Genehmigung
Kommentar vom Mitarbeiter: Falls der Mitarbeiter keinen Kommentar hinzugefügt hat, wird hier nichts angezeigt.

Abwesenheitskonto: Das Abwesenheitskonto, das für den Antrag gewählt wurde
Heute verfügbar: Das aktuelle Guthaben auf dem Konto
Reduktion durch Antrag: Die Auswirkung, die der Antrag auf das Konto des Mitarbeiters hat.
Erwartetes Guthaben: Dies zeigt an, wie hoch das Guthaben nach diesem Urlaub sein wird. Durch Klick auf Details anzeigen wird Ihnen eine detaillierte Berechnung angezeigt.
Auswirkung von Urlaubstagen bearbeiten: Durch Klicken auf die einzelnen Tage können Sie sie vom Antrag entfernen / wieder einfügen. Durch die Bearbeitung im Urlaubsantrag werden die Auswirkungen direkt aktualisiert. Sie können in der unteren Zeile auch einen Dezimalwert wie 0,5 angeben, um z. B. einen halben Urlaubstag zu erfassen.

Sich überschneidende Schichten: Zeigt an, ob der Antrag sich mit einer gewissen Anzahl zugewiesener Schichten überschneidet.
- Wenn es keine Überschneidungen gibt, werden hier keine weiteren Details angezeigt.
- Wenn sich eine oder mehrere zugewiesene Schichten mit dem angefragten Zeitraum überschneiden, können Sie wählen, was mit diesen Schichten geschehen soll.
  - Schicht(en) löschen: Die geplanten Einsätze für diesen Mitarbeiter im gewünschten Zeitraum werden gelöscht.
  - Schicht beibehalten und Schichtart ändern: Die Standard-Schichtart, die Sie beim Erstellen der Vorlage ausgewählt haben, wird vorgeschlagen – Sie können jedoch vor dem Genehmigen manuell eine andere auswählen.

Schichten zur Abdeckung im Dienstplan: Hier können Sie optional zusätzliche Schichten erstellen, um Ihren Dienstplan für den betreffenden Zeitraum abzudecken.
- Keine Schichten zur Abdeckung erstellen: Es werden keine zusätzlichen Schichten erstellt.
- Schichten kopieren und als “Offen” markieren (für relevante Gruppen/Positionen): Es wird eine Kopie der betroffenen Schicht(en) im Dienstplan erstellt. Diese werden mit der gleichen Personalgruppe/Position, aber als Offene Schicht erstellt.

Einen Abwesenheitsantrag ablehnen oder genehmigen

Nach Ihrer Prüfung können Sie den Antrag oben rechts Ablehnen oder Genehmigen.

Sie können dabei optional Mitarbeiter benachrichtigen wählen und eine Nachricht an den Mitarbeiter hinzufügen. Klicken Sie schließlich auf Genehmigen, um den Abwesenheitsantrag zu bestätigen.

Sehen Sie den Verlauf eines Abwesenheitsantrags ein

Sie können den Verlauf aller durchgeführten Aktionen eines Antrags einsehen, z. B. wer den Antrag gestellt hat oder welcher Administrator / Manager den Antrag genehmigt / abgelehnt hat, einschließlich aller Nachrichten, die hinterlassen wurden. Sie haben auch die Möglichkeit, den genehmigten Urlaub zu verweigern und dies als Aktion zu vermerken.

Klicken Sie dafür im Abwesenheitsantrag auf Verlauf.

Genehmigte Abwesenheitsanträge im Dienstplan

Genehmigte Abwesenheitsanträge werden Ihnen im Dienstplan angezeigt.

Dies hält Sie nicht davon ab, dem Mitarbeiter Schichten zuzuweisen – Jedoch wird Ihnen beim Erstellen der Schicht ein Symbol angezeigt, was Sie auf die genehmigte Abwesenheit aufmerksam macht. Erstellen Sie trotzdem eine Schicht, wird sie mit einem rotes Warnsymbol markiert.

Tipp: Gehen Sie unter Dienstplan > Abwesenheitsanträge oben rechts auf das Kalender-Symbol, um genehmigte Abwesenheiten auch dort übersichtlicher zu überblicken.

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