🔓 Zugriffsebene in Planday: Administrator
🌐 Paket: Plus, Pro, Enterprise
⏱️ Lesezeit: 2 Minuten
ℹ️ Wichtig: Abwesenheitsmanagement mit Planday
Sind Sie Mitarbeiter? Siehe So beantragen Sie Urlaub.
Als Administrator oder Vorgesetzter können Sie in Planday Abwesenheitsanträge für einen Mitarbeiter einreichen, falls dieser selbst keinen Urlaub beantragt hat. Dies kann relevant sein, wenn der Mitarbeiter keinen Zugriff auf Planday hat oder wenn ein Urlaub aufgrund einer mündlichen Vereinbarung oder einer Kommunikation außerhalb von Planday eingetragen werden muss.
So reichen Sie einen Abwesenheitsantrag ein
Beachten Sie:
Ein abgelaufenes Abwesenheitskonto kann nicht mehr für Abwesenheitsanträge genutzt werden, da es inaktiv geworden ist. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Urlaubsanträge bearbeiten, bevor die Konten ablaufen. Einen Abwesenheitsantrag können Sie an zwei verschiedenen Orten eintragen.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Schichten, die auf den Urlaubsanspruch angerechnet werden, genehmigen und alle Anträge vor Ablauf der Konten genehmigen. Andernfalls würden die Konten bei Verwendung von Übertragungskonten mit einem falschen Saldo angelegt werden.
Zum Eintragen haben Sie zwei Möglichkeiten:
Erstens: Unter Dienstplan > Abwesenheitsanträge > Abwesenheit erfassen.
Zweitens: Unter Mitarbeiter > wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus > Bearbeiten > Bereich Abwesenheit > Abwesenheitsanträge > Hinzufügen.
In beiden Fällen erscheint im nächsten Schritt das Bearbeitungsfenster Abwesenheitsantrag.
Abwesenheitsantrag: Schritt 1 von 2
Mitarbeiter: Wählen Sie den Namen des Mitarbeiters, für den der Abwesenheitsantrag erstellt werden soll.
Zeitraum: Geben Sie das Start- und Enddatum der Abwesenheit ein.
Kontoname: Wählen Sie aus, welches Konto für den Abwesenheitsantrag genutzt werden soll.
Fügen Sie eine optionale Nachricht für den Mitarbeiter hinzu.
Bestätigen Sie über Weiter.
Abwesenheitsantrag: Schritt 2 von 2
In diesem Schritt müssen Sie die im ersten Schritt getroffenen Auswahlen bestätigen und erhalten weitere Informationen zum Abzug wegen Abwesenheit. Klicken Sie auf Details anzeigen, um die Berechnungen für diesen Antrag einzusehen und zu erfahren, wie sich dies auf Ihr künftiges Guthaben auswirkt.
Durch Klicken auf die einzelnen Tage können Sie sie vom Antrag entfernen / wieder einfügen. Beachten Sie, dass Sie in der unteren Zeile auch Dezimalwerte wie 0,5 eingeben können, um z. B. nur einen halben Tag Abwesenheit anzugeben.
Wenn Sie die Daten überprüft haben, bestätigen Sie über Antrag.
Der Abwesenheitsantrag ist damit gestellt – Er wird aber als Ausstehend markiert, bis Sie auf Ablehnen oder Genehmigen geklickt haben. Scrollen Sie nach unten, um die übrigen Angaben des Abwesenheitsantrags zu überprüfen, bevor Sie ihn genehmigen oder ablehnen:
Tägliche Aufschlüsselung: Überprüfen Sie den Abzug pro Tag, um genaue Zeit- und Kostenberechnungen im Dienstplan sicherzustellen. Die Stunden werden auf die Arbeitsstunden laut Vertrag des Mitarbeiters angerechnet, wenn die Richtlinie so eingestellt ist, dass sie zu den Arbeitsstunden laut Vertrag beiträgt. Um die Auswirkungen eines Tages zu bearbeiten, kann ein Manager die Tage anpassen, für die Urlaubskosten anfallen sollen, sowie die Kosten pro Tag. Durch die Bearbeitung des Urlaubsantrags werden die Werte für „Abzug“, „erwarteter verbleibender Saldo“ und „Auswirkung“ aktualisiert. Es ist auch möglich, einen Dezimalwert von 0,5 hinzuzufügen, um einen halben freien Tag zu berücksichtigen.
Sich überschneidende Schichten: Entscheiden Sie, was mit sich überschneidenden Schichten geschehen soll.
Wenn es keine Überschneidungen gibt, werden hier keine weiteren Details angezeigt.
Wenn sich eine oder mehrere zugewiesene Schichten mit dem angefragten Zeitraum überschneiden, können Sie wählen, was mit diesen Schichten geschehen soll.
Schichten beibehalten: Der genehmigte Abwesenheitsantrag hat keine Auswirkungen auf geplante, sich überschneidende Schichten.
Schicht(en) löschen: Die geplanten Schichten für diesen Mitarbeiter im beantragten Zeitraum werden gelöscht.
Beibehalten und Schichtart ändern: Die Standard-Schichtart aus der Abwesenheitsrichtlinie wird in dieser Dropdown-Liste vorausgewählt, Sie können jedoch vor der Genehmigung manuell eine andere auswählen.
Schichten zur Abdeckung im Dienstplan: Optionen zum Erstellen zusätzlicher Schichten, um Ihren Dienstplan für den beantragten Zeitraum automatisch abzudecken.
Keine Schichten zur Abdeckung erstellen: Es werden keine zusätzlichen Schichten erstellt.
Schichten kopieren und als „Offen“ einstellen (für relevante Gruppen/Positionen): Es wird eine Kopie der bestehenden Schicht im Dienstplan mit derselben Personalgruppe/Position erstellt, aber als Offene Schicht markiert.
Option zum Ablehnen oder Genehmigen des Antrags.
Sie können dabei optional Mitarbeiter benachrichtigen wählen und eine Nachricht an den Mitarbeiter hinzufügen. Klicken Sie schließlich auf Genehmigen, um den Abwesenheitsantrag zu bestätigen.
Abwesenheitsanträge überblicken
Um mehr zu erfahren, lesen Sie den Artikel Abwesenheitskonten und Guthaben überblicken.
Gehen Sie dafür zu Dienstplan > Abwesenheitsanträge.
Standardmäßig werden Ihnen Anträge mit dem Status Ausstehend angezeigt.
Sie können unter Status 1️⃣ die Option Genehmigt wählen, um die Anträge zu sehen, denen Sie stattgegeben haben.
Nutzen Sie die Zusätzlichen Filter 2️⃣, um die Auswahl der angezeigten Anträge weiter einzugrenzen.
Tipp: Nutzen Sie die Kalender-Ansicht 3️⃣, um einen visuellen Überblick über Abwesenheitsanträge zu erhalten.
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