Wie der Übertrag von Guthaben auf Abwesenheitskonten gelingt

🎯 Für erfahrene Admins.
Hier finden Sie FAQ zum Thema Übertrag.
Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über die Urlaubsverwaltung in Planday.

Was ist Übertrag?

Übertrag ist eine Funktion, die den Transfer von nicht verwendetem Urlaubsanspruch von einem Zeitraum in den nächsten ermöglicht.

💡 Die Einstellungen eines Abwesenheitskontos bestimmen, zu welchem Datum der Übertrag stattfindet.

Wie Sie Übertrag einrichten

Sie können Übertrag in Schritt 3 von 3 bei der Erstellung von Abwesenheitsrichtlinien bzw. beim Bearbeiten einer bestehenden Richtlinie einrichten. Bearbeiten Sie Ihre Richtlinie, indem Sie zu Einstellungen > Bereich Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Richtlinien gehen.

Wählen Sie Übertrag für den nächsten Zeitraum gestatten, um die Funktion zu aktivieren.
Definieren Sie, wie viele Stunden/Tage übertragen werden können.
Wenn Sie möchten, dass das übertragene Guthaben bis zu einem bestimmten Datum verwendet werden soll, wählen Sie Begrenzte Zeit für Übertrag festlegen. Tragen Sie bei Begrenzt bis ein Datum ein. Wenn Sie kein Datum angeben, wird das Übertragskonto 12 Monate gültig sein.

Wie kann ich Übertrag für ein bereits erstelles Abwesenheitskonto aktivieren?

Gehen Sie dafür in das individuelle Abwesenheitskonto > Max. zulässiger Übertrag zum nächsten Zeitraum > geben Sie die Anzahl an Tagen an, die übertragen werden können > Speichern. Wenn Sie möchten, dass das übertragene Guthaben nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt verwendet werden kann, wählen Sie Begrenzte Zeit für Übertrag festlegen und geben Sie ein Datum an. Wenn Sie nichts eingeben, ist das übertragene Guthaben für 12 Monate gültig.

Wie funktioniert Übertrag?

Wenn Übertrag aktiviert ist, erstellt das System zum Ende des Gültigkeitszeitraums eines Abwesenheitskontos ein neues Übertragskonto, und transferiert das zu übertragende Guthaben darauf.

Das neu erstellte Übertragskonto...

erscheint in Ihrer Übersicht und kann vom Mitarbeiter, der dem Vorgänger des Kontos zugewiesen war, für Abwesenheitsanträge genutzt werden. Dies ist erst möglich, sobald das Übertragskonto erstellt wurde – nicht davor.
soll neben dem normalen Abwesenheitskonto existieren, und es nicht ersetzen. Sie können Ihr primäres Abwesenheitskonto erneuern, indem Sie A) Automatisch verlängern in der Richtlinie ausgewählt haben, oder B) erneut die Richtlinie manuell anwenden.
hat Priorität über andere Konten, sodass das Guthaben zuerst verbraucht wird. Das bedeutet, dass Mitarbeiter kein Guthaben von ihren normalen Abwesenheitskonten nutzen können, solange auf dem dazugehörigen Übertragskonto noch Guthaben vorhanden ist.
Trotzdem können Mitarbeiter Ihre Manager bei einem Abwesenheitsantrag – z. B. über das Kommentarfeld – bitten, das dafür erforderliche Guthaben von einem anderen Konto zu verwenden.
wird wie folgt benannt: “(alter Kontoname) - Übertrag“, beispielsweise Urlaub - Übertrag.

Übertrag – Beispiel

⬆️ Der Screenshot zeigt ein abgelaufenes Abwesenheitskonto und das auf seiner Grundlage erstellte Übertragskonto.

Einem Mitarbeiter ist das Abwesenheitskonto Urlaub zugewiesen, dessen Gültigkeitszeitraum am 31. Dezember endet. Es erlaubt den Übertrag von maximal 5 Tagen, die spätestens bis zum 31. März verwendet werden müssen.

Vor dem Ende des Gültigkeitszeitraums – Am 31. Dezember befindet sich auf dem Konto des Mitarbeiters ein Guthaben von 8 Tagen (24 Tage Anfangskontostand minus 15 Tage Verwendetes Guthaben). Sofern dieses Guthaben nicht verbraucht wird (Angefragt & Genehmigt), wird das verbliebene Guthaben (max. 5 Tage) auf das neue Übertragskonto übertragen
Nach dem Ende des Gültigkeitszeitraums – Am 1. Januar erstellt das System das neue Konto Urlaub - Übertrag mit einem Guthaben von 5 Tagen und einem Verwendungszeitraum vom 1. Januar bis zum 31. März. Die nicht genommenen Urlaubstage vom vorherigen Konto sind verfallen. Das ausgelaufene Konto kann nicht mehr für Anträge genutzt werden.

Bewährte Schritte vor dem Ende des Gültigkeitszeitraums

Um gelungen von einem Verwendungszeitraum zum nächsten zu wechseln, haben sich die folgenden Punkte bewährt:

Sammeln & Bearbeiten Sie Abwesenheitsanträge

Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter mit ausreichender Vorlaufzeit – möglicherweise mit einer Deadline – daran, ihre Abwesenheitsanträge einzureichen. Wenn Sie andere Manager in Ihrem Betrieb haben, bitten Sie sie darum, alle Abwesenheitsanträge vor Ende des Zeitraums zu bearbeiten.

Korrekturen sind nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums nicht mehr möglich – Daher ist es erforderlich, vorher alle Konten und Anträge zu prüfen und ggf. notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Einstellungen der Abwesenheitskonten

Dafür gehen Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten > nutzen Sie den Filter, um nach dem Kontonamen zu suchen oder geben Sie den Namen des Mitarbeiters in die Suchleiste ein. Haben Sie ein Konto ausgewählt, können Sie folgende Einstellungen sehen:

Ist der Übertrag aktiviert?
Wie viele Tage/Stunden können in den nächsten Zeitraum übertragen werden?
Gibt es ein Datum, bis wann das übertragene Guthaben genutzt werden muss?

Wenn Sie das Begrenzt bis-Datum ändern möchten (Stichtag, bis zu welchem das übertragene Guthaben genutzt werden kann), können Sie das in den Einstellungen der existierenden Konten tun. Wiederholen Sie diesen Schritt für jeden Mitarbeiter.

Für zukünftige Konten ändern Sie die Einstellungen in der Abwesenheitsrichtlinie: Gehen Sie dafür zu Einstellungen > Bereich Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Richtlinien > wählen Sie eine Richtlinie aus > Übertrag.

Exportieren Sie einen Bericht

Wenn Sie eine Übersicht über die Kontostände am letzten Tag des Zeitraums haben wollen, erhalten Sie sie, indem Sie einen Abwesenheitskontenbericht herunterladen (Dienstplan > Abwesenheitskonten > Exportieren).

Es wird ein Bericht als Excel-Datei heruntergeladen, in welcher Sie z.B. nach Konto, Gültig ab oder Gültig bis filtern können, um nur die für Sie relevanten Einträge zu sehen.

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💡 Wenn Ihre Abwesenheitskonten bis zum 31. Dezember gültig sind und Sie Hilfe beim Übertrag zum Jahreswechsel brauchen, kontaktieren Sie das Support-Team bitte mit ausreichender Vorlaufzeit vor Weihnachten.