Ein Vorteil der Methode mit der Stempeluhr ist, dass Minus- und Überstunden beim Genehmigen von Schichten automatisch in die verknüpften Überstundenkonten übertragen werden. Die Guthaben Ihrer Mitarbeiter werden sinken oder steigen, je nachdem, ob und um wie viel sie Ihre Dienstlänge überschreiten oder nicht erreichen.

Sie brauchen eine Schichtart zum Abbilden Ihrer Überstunden und eine zum Abbilden Ihrer Minusstunden. Erstellen Sie sie, indem Sie zu Einstellungen > Dienstplan > Schichtarten navigieren.
Hilfe finden Sie im Artikel Schichtarten erstellen und benutzen.
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💡 Hilfreich für diesen Schritt ist der Artikel Richten Sie Regeln zur Abweichung von der geplanten Dienstzeit ein.
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Neben Schichtarten brauchen Sie Regeln für die Abweichungen von der geplanten Dienstzeit (= Abweichungsregeln). Auf deren Grundlage kann das System die Stempelzeiten mit der geplanten Dienstzeit vergleichen. Für Abweichungen können Sie folgendes einrichten:

Zur Einrichtung navigieren Sie zu Einstellungen > Stempeluhr > Erweitert > Abweichungen von der geplanten Dienstzeit und klicken auf Erstellen.
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Beispiel 1: Im folgenden Screenshot ist die Erstellung einer Abweichungsregel für Minusstunden dargestellt. Wählen Sie dazu bei Abweichungstyp: Dienstlänge nicht erreicht, bei Endgültige Schichtart Ihre Schichtart für Minusstunden (die Sie in Schritt 1 erstellt haben). Beispielhaft sind bei Mindestlänge und Schichtbeginn 0 (Minuten), bei Länge 120 (Minuten) angegeben.
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Beispiel 2: Im folgenden Screenshot ist die Erstellung einer Abweichungsregel für Überstunden dargestellt. Wählen Sie dazu bei Abweichungstyp: Dienstlänge überschritten, bei Endgültige Schichtart Ihre Schichtart für Überstunden (die Sie in Schritt 1 erstellt haben). Beispielhaft sind bei der Mindestlänge 15 (Minuten), bei Schichtbeginn 0 (Minuten) und bei Länge 120 (Minuten) angegeben.
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💡 Für Hintergrundinformationen zu diesen Schritten ist der Artikel Richten Sie Regeln zur Abweichung von der geplanten Dienstzeit ein hilfreich.
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Hier finden Sie eine Ausfüllhilfe zum Erstellen einer Abweichungsregel:
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​Name: Geben Sie der Abweichungsregel einen passenden Namen.
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​Abweichungstyp: Für Minusstunden wählen Sie Dienstlänge nicht erreicht, für Überstunden wählen Sie Dienstlänge überschritten.
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​Endgültige Schichtart: Wählen Sie hier Ihre eingerichtete Schichtart für Minus- bzw. Überstunden.
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​Sortierreihenfolge: Ist für dieses Beispiel nicht zu berücksichtigen.
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​Mindestlänge: Definiert die Mindestanzahl an Minuten, die die Abweichung groß sein muss, sodass diese Abweichungsregel angewandt wird. Der Wert “0” bedeutet, dass die Regel auf alle Abweichungen angewandt wird. Falls Sie z. B. “15” eingeben, muss die Abweichung mindestens 15 Minuten groß sein, bevor die Regel aktiv wird. Abweichungen unter 15 Minuten werden nicht berücksichtigt.
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​Schichtbeginn: Geben Sie “0” an, damit die Regel für alle Abweichungen gilt. Ein Beispiel für die Anwendung: Geben Sie 15 Minuten an, den Abweichungstyp Zu früh eingestempelt, sowie die Endgültige Schichtart Überstunden, wird die Schichtart auf den Zeitraum zwischen der Stempelzeit und 15 Minuten vor dem Schichtbeginn angewendet.
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​Länge: Definiert die maximale Länge der Abweichungen, für die diese Regel angewandt werden kann (in Minuten). Falls Sie z. B. “120” Minuten eingeben, können Mitarbeiter maximal 2 Überstunden sammeln, falls die Dienstlänge überschritten wird.

Haben Sie Ihre Abweichungsregeln mit den entsprechenden Schichtarten verknüpft, können Sie die Schichtarten nun mit Ihren Überstundenkonten verbinden.
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Navigieren Sie dazu zu Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Erweitert > Schichtarten für die Konten für Überstundenausgleich.
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Im Beispiel im folgenden Screenshot ist die Schichtart Minusstunden im unteren Bereich (Schichtarten, die von Überstundenkonten abgezogen werden) ausgewählt, sodass der Wert dieser Schichtart vom Konto abgezogen wird. Im oberen Bereich (Schichtarten, die auf Überstundenkonten einzahlen) ist die Schichtart Überstunden ausgewählt, sodass der Wert dieser Schichtart auf das Konto einzahlen wird. Bestätigen Sie über Speichern.

💡 Sobald Schichten genehmigt wurden, würde das Guthaben eines Überstundenkontos nicht beeinflusst werden, wenn Sie danach Änderungen an der Auswahl der Schichtarten für die Konten für Überstundenausgleich vornehmen. Haben Sie vor dem Genehmigen Änderungen vorgenommen, müssten Sie die Schichten erneut genehmigen.

Sind Sie den obigen Schritten 1 - 3 gefolgt, werden die Guthaben auf den Überstundenkonten Ihrer Mitarbeiter sinken oder steigen, je nachdem, ob und um wie viel sie Ihre Dienstlänge überschreiten oder nicht erreichen.

Ein Beispiel:

💡 Bitte beachten Sie, dass die Stunden als Dezimalwert angegeben werden. Im Beispiel wird so aus 1:07 Stunden der Wert 1,12 bei der Angabe des Guthabens.

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