🎯 Für erfahrene Admins. Finden Sie hier einen Einstieg in das Arbeiten mit Überstunden in Planday.
Überstundenabbau mit Schichtarten
💡 Diese Methode ist in Deutschland am geläufigsten. Vorausgesetzt ist, dass Sie Vertragsbedingungen nutzen, um Überstunden zu erfassen.
In der Praxis weisen Sie Mitarbeitern für den Überstundenabbau Schichten (welche nicht gearbeitet werden) mit einer Schichtart für Überstundenabbau zu. Dies erlaubt Ihnen, dass der Abbau für Mitarbeiter leichter nachvollziehbar ist. Zudem können Sie sich im Nachhinein einfacher Berichte zu Überstunden erstellen.
Schritt 1 – Erstellen Sie eine Schichtart für Überstundenabbau
Gehen Sie zu Einstellungen > Dienstplan > Schichtarten > Erstellen. Erstellen Sie eine Schichtart, die Sie für den Überstundenabbau verwenden möchten. Nennen Sie diese Schichtart z.B. Überstundenabbau. Hilfe finden Sie im Artikel Schichtarten erstellen und anwenden.
💡 Bedenken Sie, ob Sie den Überstundenabbau bezahlen möchten oder nicht – Möchten Sie beide Fälle abdecken, können Sie zwei verschiedene Schichtarten erstellen. Sollen Schichten nicht bezahlt werden, setzen Sie die Satzanpassung auf 0%.
Schritt 2 – Einfluss der Schichtart auf Vertragsbedingungen einstellen
Damit die Methode funktioniert, stellen Sie folgendes sicher: Ihre neue Schichtart für Überstundenabbau muss beim Erfüllen der Vertragsbedingungen, die Sie dem betreffenden Mitarbeiter zugewiesen haben, mitberechnet werden.
Gehen Sie dafür zu Einstellungen > HR > Vertragsbedingungen.
Wählen Sie jede Vertragsbedingung an und setzen Sie jeweils bei Gilt für > Schichtarten einen Haken bei Ihrer Schichtart für Überstundenabbau.
Bestätigen Sie über Fertig.
Schritt 3 – Einfluss der Schichtart auf Überstunden-Kontostand einstellen
Ebenso wollen Sie sicherstellen, dass Ihre Schichtart für den Überstundenabbau tatsächlich zu den Schichtarten gehört, die vom Überstunden-Kontostand abgezogen werden.
Gehen Sie dafür zu Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Erweitert
Im unteren Bereich – Schichtarten, die von Überstundenkonten abgezogen werden – setzen Sie einen Haken bei Ihrer Schichtart für Überstundenabbau. Im oberen Bereich darf diese Schichtart nicht angewählt sein.
Bestätigen Sie über Speichern.
Schritt 4 – Die Methode in der Anwendung
Ein Beispiel: Sie haben einen Mitarbeiter mit 8 Stunden Guthaben auf seinem Überstundenkonto. Sie wollen diesem Mitarbeiter frei geben (ohne, dass dafür Urlaubsanspruch verwendet wird), und dabei das Überstundenguthaben verwenden.
Erstellen Sie dafür im Dienstplan eine Schicht für den Mitarbeiter. Diese Schicht sollte 8 Stunden dauern, und Ihre Schichtart für Überstundenabbau zugewiesen haben.
Sobald Sie diese Schicht genehmigen, werden Sie den Abzug im Mitarbeiterprofil unter Überstundenausgleich sehen.
Durch das Anwenden der Schichtart im Dienstplan erstellt das System automatisch einen Abwesenheitsantrag für das Überstundenkonto. Dieser Abwesenheitsantrag wird unter Dienstplan > Abwesenheitsanträge angezeigt.
Falls Sie es sich anders überlegt haben und den Antrag doch ablehnen möchten: Ändern Sie die Schichtart der betroffenen Schicht auf Normal und genehmigen die Schicht neu. Diese Änderung wird den Überstundenabbau wieder rückgängig machen.
Warum werden Stunden doppelt statt einfach vom Überstundenkonto abgezogen?
Dieses Problem kann auftreten, wenn Sie die oben beschriebene Methode zum Überstundenabbau verwenden. Vermeiden Sie es, indem Sie die Einstellungen, die in den einzelnen Schritten beschrieben sind, erneut prüfen.
Der wahrscheinlichste Grund ist für einen doppelten Abzug, dass die Ihre Schichtarten für Überstundenabbau in den verbundenen Vertragsbedingungen falsch eingestellt sind. Ein Beispiel: Sie haben eine Schichtart Überstundenabbau, die als Minusstunden auf das Überstundenkonto übertragen werden soll.
Wenn Sie...
diese Schichtart in der Vertragsbedingung nicht ausgewählt haben,
und zusätzlich die gleiche Schichtart unter Schichtarten, die von Überstundenkonten abgezogen werden (Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Erweitert) auswählen,
wird doppelt abgezogen.
Alternative – Anpassung im Mitarbeiterprofil
Optional können Sie auch direkt im Mitarbeiterprofil Anpassungen am Guthaben auf den Überstundenkonten vornehmen.
Navigieren Sie dazu im Mitarbeiterprofil in den Bereich Überstundenausgleich und klicken Sie oben links auf Erstellen. Das Bearbeitungsfenster Überstundenabbau erstellen öffnet sich.
Jedoch ermöglicht diese Funktion es derzeit nicht, dass Mitarbeiter die Änderungen direkt nachvollziehen können, oder dass Sie sich im Nachhinein einen übersichtlichen Bericht erstellen können. Aus diesem Grund bevorzugen die meisten Nutzer von Planday die oben beschriebene Methode.
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