Überblicken Sie Ihre Konten

Möchten Sie Ihre Überstundenkonten und das Guthaben Ihrer Mitarbeiter einsehen, navigieren Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten > Konten für Überstundenausgleich. Für eine angepasste Darstellung können Sie Filter z. B. nach Abteilungen, Personalgruppen oder Kontonamen anwenden.

Wie Sie einen Überstundenbericht erstellen

Option 1 – Übersicht über die Überstundenkonten

Wenn Sie die Übersicht über Ihre Überstundenkonten als Report exportieren möchten, navigieren Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten > Konten für Überstundenausgleich. Wenden Sie die gewünschten Filter an und klicken Sie oben rechts auf Exportieren, sodass Ihr Bericht automatisch als Excel-Datei heruntergeladen wird.

Option 2 – Detaillierter Bericht über die übertragenen Stunden

Wenn Sie die übertragenen Stunden detailliert in einem Bericht betrachten möchten, navigieren Sie zu Dienstplan > Abwesenheitsanträge. Geben Sie den gewünschten Zeitraum und Status an, und wählen Sie unter Filter das Überstundenkonto, das Sie betrachten möchten.

Klicken Sie auf Exportieren > Bericht für Überstundenabbau. Geben Sie einen Zeitraum und Abteilungen an, die inkludiert werden sollen. Wählen Sie Nach Mitarbeiter gruppieren an. Zuletzt wählen Sie Daten exportieren > Datei herunterladen, sodass Ihr Bericht automatisch als Excel-Datei heruntergeladen wird.

Überblicken Sie das Guthaben Ihrer Mitarbeiter

Für einen Überblick über aktuelles und zukünftiges Guthaben auf den Überstundenkonten navigieren Sie in ein Mitarbeiterprofil und klicken auf Überstundenausgleich. Sie sehen vier Spalten mit Stundenangaben:

Heute (genehmigt): Dieser Wert ist auf Grundlage von genehmigten Schichten* bis Heute berechnet.

Gesamt (genehmigt): Dieser Wert ist auf Grundlage aller genehmigten Schichten* berechnet. Auch zukünftige, genehmigte Schichten sind berücksichtigt.
(💬 wenden Sie sich an das Support-Team von Planday, wenn Sie in der Lage sein möchten, in der Zukunft liegende Schichten zu genehmigen)

Heute (genehmigt und beantragt): Dieser Wert ist die Summe aus Heute (genehmigt) und Schichten*, die bis Heute noch nicht genehmigt sind. Wenn dieser Wert von Heute (genehmigt) abweicht, hat der Mitarbeiter noch ungenehmigte Schichten'*.

Gesamt (genehmigt und beantragt): Dieser Wert beinhaltet alle Schichten, ob aus Vergangenheit oder Zukunft, ob genehmigt oder noch ungenehmigt.

* es wird vorausgesetzt, dass bei Genehmigung dieser Schichten Minus- oder Überstunden entstehen.

Beachten Sie, dass “beantragt” in diesem Fall die Minus- oder Überstunden von noch ungenehmigten Schichten repräsentiert. Dies setzt voraus, dass im Dienstplan Schichten vorhanden sind, auf die Ihre Schichtarten für Minus- oder Überstunden angewendet sind. Unter Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Erweitert > Schichtarten für die Konten für Überstundenausgleich können Sie festlegen, welche Schichtarten positiv oder negativ auf das Konto einzahlen sollen.

💡 Ein Minuswert bedeutet, dass das Guthaben negativ ist. Ist kein Minus zu sehen, ist das Guthaben positiv.

Beispiel:

⬇️ Im Beispiel im folgenden Screenshot war der Startkontostand auf dem Überstundenkonto des Mitarbeiters 0. Er hat daraufhin eine Schicht von 1:07 Stunden als Überstunden gutgeschrieben bekommen (als Dezimalwert dargestellt). Zudem ist er in der Zukunft einer dreistündigen Schicht zugewiesen, der die Schichtart für Überstunden zugewiesen ist. Diese Schicht ist noch nicht genehmigt, sodass der Wert unter Gesamt (genehmigt und beantragt) mit einberechnet wurde.

Wie Sie Anpassungen vornehmen

Sie können direkt im Mitarbeiterprofil Anpassungen am Guthaben auf den Überstundenkonten vornehmen. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn Sie einem Mitarbeiter zwei Überstunden ausgezahlt haben, und das Guthaben entsprechend anpassen wollen.

Navigieren Sie dazu im Mitarbeiterprofil in den Bereich Überstundenausgleich und klicken Sie oben links auf Erstellen. Das Bearbeitungsfenster Überstundenabbau erstellen öffnet sich.

Im Beispiel im Screenshot oben werden 2 Stunden durch eine Anpassung von “-2” abgezogen.

Art: Wählen Sie, ob Sie Abwesenheit (= Minusstunden), Überstunden oder eine Anpassung erstellen möchten. Für das Beispiel ist Anpassung ausgewählt.

Datum: Möchten Sie der Anpassung ein Datum zuweisen, können Sie dies hier tun.

Dauer: Wählen Sie zwischen Stunden oder Minuten und geben Sie einen Wert ein: Ein Minus “-” bewirkt, dass eine negative Anpassung erstellt wird.

Bestätigen Sie über Speichern. Die Anpassung wird daraufhin im Überstundenkonto berücksichtigt.

Auszahlung von Überstunden

Die schnellste Methode ist es, unter Einstellungen > Bereich Lohn > Lohnzuschlag einen Lohnzuschlag auf Basis von Vertragsbedingungen zu erstellen. Die Stunden, die über die vertraglich vereinbarten Stunden des Mitarbeiters hinausgehen, werden auf der Lohnabrechnung erscheinen und an den Mitarbeiter ausgezahlt.

Andere, manuelle Wege sind:

Zahlen Sie die Stunden manuell mit einem normalen Lohnzuschlag aus.
Fügen Sie eine Schicht im Dienstplan hinzu, bei der die Länge den zu zahlenden Stunden entspricht.
Fügen Sie die Überstunden manuell Ihrem Lohnsystem hinzu.

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