🎯 Für erfahrene Admins. Steigen Sie hier ins Thema Überstunden ein.
Zuweisen von Konten
Warum sehe ich einen Fehlermeldung, wenn ich mehreren Mitarbeitern ein Konto zuweisen möchte?
Warum sehe ich einen Fehlermeldung, wenn ich mehreren Mitarbeitern ein Konto zuweisen möchte?
Dies kann daran liegen, dass einer der ausgewählten Mitarbeiter bereits ein Überstundenkonto hat. Um herauszufinden, wer, navigieren Sie zur Übersicht der Überstundenkonten und wenden Sie die entsprechenden Filter an.
Ein anderer Grund kann sein, dass in der Überstundenrichtlinie kein Startwert angegeben ist. Geben Sie den Wert “0” ein, statt das Feld leer zu lassen, wenn zu Beginn keine Überstunden auf dem Konto sein sollen.
Warum kann ich in meinem Konto keine Daten sehen / Nur ein Strich “-” erscheint)?
Warum kann ich in meinem Konto keine Daten sehen / Nur ein Strich “-” erscheint)?
Dies kann daran liegen, dass in der Richtlinie kein Startwert angegeben ist. Geben Sie den Wert “0” ein, statt das Feld leer zu lassen, wenn zu Beginn keine Überstunden auf dem Konto sein sollen.
Dies geht unter Dienstplan > Abwesenheitskonten > Konten für Überstundenausgleich > das gewünschte Konto finden > die Maus ganz nach rechts bewegen und über das Stift-Symbol ✏️ Bearbeiten klicken. Bestätigen Sie über Speichern.
Warum kann ich einem Mitarbeiter ein Überstundenkonto nicht zuweisen?
Warum kann ich einem Mitarbeiter ein Überstundenkonto nicht zuweisen?
Ist dem Mitarbeiter bereits ein (inaktives) Überstundenkonto zugewiesen?
Das System erlaubt nicht, dass ein Mitarbeiter 2 Konten zugewiesen hat, deren Zeiträume sich überschneiden.
Zum Prüfen, gehen Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten > Konten für Überstundenausgleich. Setzen Sie den Filter auch auf Inaktiv.
Wenn der Mitarbeiter ein inaktives Überstundenkonto hat, können Sie
das alte Konto löschen, und ein neues erstellen.
Beachten Sie, dass durch das Löschen eines Kontos alle zusammenhängenden Daten permanent gelöscht werden.
Vor dem Löschen des alten Kontos ist es empfehlenswert, sich den Stand der Stunden zu notieren, die Sie behalten möchten, bzw. die Daten zu exportieren. Ein Konto sollte komplett “geleert” sein, bevor Sie es löschen.
→ Lehnen Sie vor dem Löschen alle Abwesenheitsanträge, die über dieses Konto gestellt wurden, ab.
→ Löschen Sie im Mitarbeiterprofil unter Überstundenausgleich alle eingetragenen Überstundenausgleiche durch Klicken auf das rote Kreuz daneben.
oder sich an das Support-Team wenden, um das Konto reaktivieren zu lassen.
Möchten Sie mehreren Mitarbeitern gleichzeitig ein Überstundenkonto zuweisen?
Sie sehen möglicherweise eine Fehlermeldung, wenn es darunter Mitarbeiter gibt, denen schon ein anderes Konto zugewiesen ist. Mitarbeiter können nicht zwei Überstundenkonten haben, deren Zeiträume sich überschneiden.
Überprüfen Sie in der Übersicht, welche Mitarbeiter bereits ein Konto haben und wählen Sie diese Person(en) in der Spalte Erstellen ab. Andernfalls können Sie die bisher genutzten Konten der Mitarbeiter durch Ausgleichen auf 0 stellen, und dann löschen, sodass Sie das neue Konto zuweisen können.
Einsehen und Bearbeiten von Kontoständen / Löschen von Überstundenkonten
Warum ist der Kontostand auf einem Überstundenkonto nicht der erwartete?
Warum ist der Kontostand auf einem Überstundenkonto nicht der erwartete?
Stellen Sie sicher, dass im Dienstplan alle gearbeiteten Schichten genehmigt wurden. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie die zu übertragenden Stunden auf Überstundenkonten übertragen haben (sofern Sie die Methode mit Vertragsbedingungen nutzen).
Warum kann ich mein Überstundenkonto nicht löschen?
Warum kann ich mein Überstundenkonto nicht löschen?
Wenn auf einem Überstundenkonto Stunden vorhanden sind, können Sie die Verknüpfung mit einem Mitarbeiter nicht aufheben. Ein Konto sollte komplett “geleert” sein, bevor Sie es löschen.
Beachten Sie, dass durch das Löschen eines Kontos alle zusammenhängenden Daten permanent gelöscht werden.
Vor dem Löschen des alten Kontos ist es empfehlenswert, sich den Stand der Stunden zu notieren, die Sie behalten möchten, bzw. die Daten zu exportieren. Ein Konto sollte komplett “geleert” sein, bevor Sie es löschen.
→ Lehnen Sie vor dem Löschen alle Abwesenheitsanträge, die über dieses Konto gestellt wurden, ab.
→ Löschen Sie im Mitarbeiterprofil unter Überstundenausgleich alle eingetragenen Überstundenausgleiche durch Klicken auf das rote Kreuz daneben.
Der Überstundenbericht zeigt sowohl Überstunden- als auch Abwesenheitskonten an
Der Überstundenbericht zeigt sowohl Überstunden- als auch Abwesenheitskonten an
Stellen Sie in diesem Fall vor dem Exportieren sicher, dass Sie unter Dienstplan > Abwesenheitskonten den Reiter Konten für Überstundenausgleich ausgewählt haben.
Warum entspricht das Guthaben, das beim Mitarbeiter angezeigt wird, nicht dem im Bericht für Überstundenabbau?
Warum entspricht das Guthaben, das beim Mitarbeiter angezeigt wird, nicht dem im Bericht für Überstundenabbau?
Das Guthaben im Mitarbeiterprofil (Bereich Überstundenausgleich) unterscheidet sich von dem, den Sie im von Ihnen erstellten Überstundenbericht sehen (Über Dienstplan > Abwesenheitsanträge > Exportieren > Bericht für Überstundenabbau).
Im Mitarbeiterprofil können Sie keinen exakten Zeitraum zur Einsicht des Kontostands auswählen, sondern nur ein Jahr. Standardmäßig ist dieser Zeitraum der 1.1. bis zum 31.12. – Das bedeutet, wenn ein Überstundenkonto z. B. vom 1.4.2022 bis zum 31.3.2023 angelegt ist, wird das für 2023 angezeigte Guthaben auch das von 2022 umfassen.
Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in Ihrer Richtlinie keinen Stichtag (Datum für die Nullstellung des Kontos) anzugeben, damit es keine Gültigkeitsdaten gibt.
Um einen genauen Bericht über die Guthaben der Konten zu erstellen, navigieren Sie zu Dienstplan > Abwesenheitsanträge > Exportieren > Bericht für Überstundenabbau. Hier können Sie einen genauen, zu betrachtenden Zeitraum angeben.
Warum kann ich das Guthaben meiner deaktivierten Mitarbeiter nicht sehen?
Warum kann ich das Guthaben meiner deaktivierten Mitarbeiter nicht sehen?
Wenn Sie das Überstunden-Guthaben Ihrer deaktivierten Mitarbeiter in der Übersicht unter Dienstplan > Abwesenheitskonten > Konten für Überstundenausgleich nicht sehen können, liegt dies daran, dass deren Konten inaktiv sind. Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter Kontostatus die Optionen Alles oder Inaktiv, wenn Sie Einsicht erhalten möchten.
Beachten Sie: Wenn Sie einen Mitarbeiter reaktivieren, wird das Überstundenkonto nicht automatisch reaktiviert.
Übertragen von Stunden in die Überstundenkonten
Warum sind Stunden doppelt statt einmal vom Überstundenkonto abgezogen worden?
Warum sind Stunden doppelt statt einmal vom Überstundenkonto abgezogen worden?
Der wahrscheinlichste Grund ist, dass die Schichtarten für Abwesenheit in den verbundenen Vertragsbedingungen falsch eingestellt sind. Ein Beispiel: Sie haben eine Schichtart Überstundenabbau, die als Minusstunden auf das Überstundenkonto übertragen werden soll. Wenn Sie...
diese Schichtart in der Vertragsbedingung nicht auswählen
und zusätzlich die gleiche Schichtart unter Schichtarten, die vom TOIL-Kontostand abgezogen werden(Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Erweitert) auswählen,
wird doppelt abgezogen.
💬 Kontaktieren Sie im Zweifel gerne unser Support-Team.
Wie mache ich den Übertrag von Stunden rückgängig?
Wie mache ich den Übertrag von Stunden rückgängig?
In diesem Fall können Sie manuell eine Anpassung im Bereich Überstundenabbau im jeweiligen Mitarbeiterprofil vornehmen, und dort Stunden hinzufügen oder abziehen. Hilfreich dabei ist der Artikel Verwalten Sie Ihre Überstundenkonten.
Was kann ich tun, wenn ich vergessen habe, Stunden auf ein Überstundenkonto mit bereits abgeschlossenem Zeitraum zu übertragen?
Was kann ich tun, wenn ich vergessen habe, Stunden auf ein Überstundenkonto mit bereits abgeschlossenem Zeitraum zu übertragen?
Stunden können leider nicht auf alte Überstundenkonten übertragen werden, wenn der Zeitraum abgelaufen ist.
U. A. aus diesem Grund ist es nicht empfehlenswert, bei der Erstellung der Richtlinie einen Stichtag (= Nullstellung des Guthabens an einem gewissen Datum) anzugeben, damit Sie das Guthaben fortlaufend bearbeiten können – Auch, wenn Sie es im vorigen Jahr vergessen haben.
Weitere Fragen
Wie kann ich die Überstunden meiner Mitarbeiter auszahlen?
Wie kann ich die Überstunden meiner Mitarbeiter auszahlen?
Die schnellste Methode ist es, unter Einstellungen > Bereich Lohn > Lohnzuschlag einen Lohnzuschlag auf Basis von Vertragsbedingungen zu erstellen. Die Stunden, die über die vertraglich vereinbarten Stunden des Mitarbeiters hinausgehen, werden auf der Lohnabrechnung erscheinen und an den Mitarbeiter ausgezahlt.
Andere, manuelle Wege sind:
Zahlen Sie die Stunden manuell mit einem normalen Lohnzuschlag aus.
Fügen Sie eine Schicht im Dienstplan hinzu, bei der die Länge den zu zahlenden Stunden entspricht.
Fügen Sie die Überstunden manuell Ihrem Lohnsystem hinzu.
Wird das Guthaben eines auslaufenden Überstundenkontos automatisch auf das nächste übertragen?
Wird das Guthaben eines auslaufenden Überstundenkontos automatisch auf das nächste übertragen?
Nein, es gibt keinen automatischen Übertrag. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, in Ihrer Überstundenrichtlinie keinen Stichtag (Datum für die Nullstellung des Kontos) anzugeben.
Wenn ich einen Mitarbeiter reaktiviere, wird dann ebenso sein Überstundenkonto reaktiviert?
Wenn ich einen Mitarbeiter reaktiviere, wird dann ebenso sein Überstundenkonto reaktiviert?
Nein, ein Überstundenkonto bleibt inaktiv, auch wenn der jeweilige Mitarbeiter reaktiviert wird.
💬 In diesem Fall können Sie sich gerne an das Support-Team von Planday wenden, um Hilfe zu erhalten.
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