🔓 Zugriffsebene in Planday: Administrator.
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✅ Erforderliche Schritte: Wie Sie Dokumente hochladen und mit Mitarbeitern teilen, Wie Sie einen Vertrag erstellen und versenden.
Was ist das Benachrichtigungszentrum?
Das Benachrichtigungszentrum ist ein eigener Bereich im oberen Menü von Planday Web, der Sie proaktiv benachrichtigt, wenn etwas Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Es hilft Ihnen, wichtige Termine im Auge zu behalten und nachzufassen, wenn ein Dokument abläuft, ein Kommentar mit einem Fälligkeitsdatum zur Überprüfung ansteht oder ein Arbeitsvertrag noch nicht unterschrieben wurde. Relevante Administratoren erhalten eine Benachrichtigung mit einem Direktlink, der direkt zur Akte des jeweiligen Mitarbeiters führt, sodass sie wichtige Maßnahmen ergreifen und diese sofort erledigen können.
Hinweis: Benachrichtigungen werden um 9:00 Uhr Ortszeit ans Zentrum gesendet.
Welche Arten von Benachrichtigungen können Sie erhalten?
Derzeit können Sie Benachrichtigungen für die folgenden Benachrichtigungsarten einrichten:
Ablauf der Datei – wenn das Dokument eines Mitarbeiters, wie z. B. eine Arbeitserlaubnis, ein Visum oder ein Zertifikat, sein Ablaufdatum erreicht.
Vertragsablauf – wenn ein Arbeitsvertrag sein Gültig-bis-Datum erreicht.
Ablauf des Kommentars – wenn ein Mitarbeiterkommentar sein Fälligkeitsdatum erreicht.
Vertrag nicht unterschrieben – wenn ein Mitarbeiter seinen Arbeitsvertrag nach dem Versenden noch nicht unterschrieben hat.
Für jede Benachrichtigungsart gibt es Standarderinnerungen, aber Administratoren können diese auf der Seite für Benachrichtigungseinstellungen so anpassen, wie es am besten zu ihrem Arbeitsablauf passt.
Die Standarderinnerungszeiten sind:
Benachrichtigungsart | Erste Erinnerung | Zweite Erinnerung |
Ablauf der Datei | 7 Tage vorher | 1 Tag vorher |
Vertragsablauf | 7 Tage vorher | 1 Tag vorher |
Ablauf des Kommentars | 7 Tage vorher | 1 Tag vorher |
Vertrag nicht unterschrieben | 3 Tage danach | 7 Tage danach |
Wer erhält Benachrichtigungen?
Standardmäßig werden Benachrichtigungen an Zugriffsebenen mit den entsprechenden Berechtigungen gesendet. Auf der Seite für Dokumentenerinnerungen können Administratoren genau festlegen, wer die jeweilige Benachrichtigung erhält, solange der ausgewählte Empfänger die richtige Berechtigung besitzt.
Sie können zwischen folgenden Empfängern wählen:
Zugriffsebenen – Benachrichtigt alle Manager in der ausgewählten Zugriffsebene. Manager erhalten nur Benachrichtigungen für Mitarbeiter, die zu der Abteilung gehören, für die sie eine Berechtigung haben.
Einzelne Empfänger – Benachrichtigt nur bestimmte Manager. Manager erhalten nur Benachrichtigungen für Mitarbeiter, die zu der Abteilung gehören, für die sie eine Berechtigung haben.
Teamleiter des Mitarbeiters – Benachrichtigt den Teamleiter des jeweiligen Mitarbeiters.
Hinweis: Wenn Sie das Feld für den Teamleiter nicht sehen, ist diese Funktion in Ihrem Arbeitsbereich möglicherweise nicht verfügbar. So nutzen Sie die Teamleiter-Funktion.
Wichtige Informationen zu Empfängern
Wichtige Informationen zu Empfängern
Manager erhalten niemals Benachrichtigungen über sich selbst, selbst wenn sie ansonsten als Empfänger infrage kämen.
Mitarbeiter erhalten keine Erinnerungsbenachrichtigungen für ihre eigenen Dokumente, Verträge oder Kommentare.
Jeder Empfänger kann eine Benachrichtigungsart in seinen persönlichen Einstellungen deaktivieren.
So richten Sie Benachrichtigungen in Ihrem Arbeitsbereich ein
Gehen Sie zu Planday Web > Einstellungen > Portal-Einstellungen > Mitteilungen > Dokumenterinnerungen
Suchen Sie die Benachrichtigungsart, die Sie einrichten möchten.
Wählen Sie aus, wer die Benachrichtigung erhalten soll, indem Sie Empfänger hinzufügen.
Wählen Sie aus, wann die erste oder zweite Erinnerung gesendet werden soll.
Klicken Sie auf Speichern.
Benachrichtigungen anzeigen und verwalten
Um Ihre Benachrichtigungen anzuzeigen, wählen Sie das Glockensymbol in der oberen Navigationsleiste aus, um das Benachrichtigungszentrum zu öffnen. Eine Live-Anzeige zeigt die Anzahl der Benachrichtigungen im Benachrichtigungszentrum an.
Wählen Sie eine Benachrichtigung aus, um die entsprechende Mitarbeiterakte zu öffnen und die aktuellen Informationen zu überprüfen.
Die Benachrichtigungen zeigen eine Momentaufnahme der Informationen, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung verfügbar waren. Wenn sich das Dokument, der Vertrag oder der Kommentar danach ändert, wird die Benachrichtigung selbst nicht aktualisiert.
Benachrichtigungen werden sechs Monate lang aufbewahrt und laufen dann automatisch ab.
Benachrichtigungen sind kein dauerhafter Datensatz oder Audit-Protokoll und können nicht exportiert werden.
Sie können verwalten, welche Benachrichtigungsarten Sie erhalten möchten, indem Sie auf das Glockensymbol > Einstellungssymbol klicken und den Schalter für die ausgewählten Benachrichtigungen ein- oder ausschalten.
Diese Einstellungen betreffen nur Ihre eigenen Benachrichtigungen und haben keine Auswirkung auf die Benachrichtigungseinstellungen für andere Empfänger oder den Arbeitsbereich.
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