Du kan lagre diverse typer dokumenter og filer i Planday, slik at de er tilgjengelige for bestemte personer eller grupper i virksomheten din. Noen eksempler kan være:

Her kan du laste opp vanlige dokumenter som ikke krever digital signatur. Opprett undermapper for å lagre dokumenter som kun skal være synlige for visse typer medarbeidere, eller bildemapper for å lagre bilder, f.eks. bilder fra medarbeiderfester, menypunkter eller bilder av cocktails.

Du kan laste opp personlige dokumenter (ikke for digital signering) som kun administrator og den enkelte medarbeideren har tilgang til. For tidssensitive dokumenter, som sesongmenyer, kan du angi en utløpsdato for dokumentet og se en rapport over dokumenttilgang.

Sett opp malen for kontrakter som krever e-signatur fra medarbeideren.
​
Du kan enten laste opp et Word-dokument eller opprette dokumentet som vanlig tekst direkte i Planday. Du kan deretter sette inn flettefelter i kontraktene slik at riktig informasjon om en medarbeider blir lagt til i kontrakten deres.

Merk: For å sette inn flettefelter i et Word-dokument før du laster det opp til Planday, må du bruke den vedlagte listevisningen med flettefelter.
​
For å sette inn flettefelter i et vanlig tekstdokument som er opprettet i Planday, bruker du flettefeltene slik de er oppgitt nederst på skjermen når du oppretter det.

Når du er klar til å tilordne kontrakten til en medarbeider og sende den til digital signering, får du se en forhåndsvisning av hvordan den ser ut, slik at du kan se gjennom den før sending.

Kun dokumenter som er opprettet som vanlige tekstdokumenter, kan redigeres før sending, mens dokumenter som er opprettet via opplasting av et Word-dokument, ikke kan det.
​
Dokumentet blir sendt til medarbeideren, som kan signere eller avvise det. Mottakeren kan ikke legge til informasjon eller redigere dokumentet.
​
Når dokumentet er signert, vil medarbeideren ha tilgang til en kopi når de går til Personer > Kontrakter > Signerte kontrakter.
Det samme dokumentet blir også lagret i personalskjemaet til den enkelte, hvor administratorer har tilgang til det ved å gå til Personer > Medarbeidere > Medarbeideropplysninger > Rediger medarbeider > Dokumenter og notater.