Du kan administrere dine ansatte fra flere steder i Planday. Du kan opprette og redigere ansatte fra siden Medarbeidere og Vaktplan. Som administrator kan du også opprette ansatte fra din telefons kontaktliste hvis du bruker Planday-appen.
​

Gå til Medarbeidere > Medarbeidere, og finn Opprett medarbeider øverst i høyre hjørne.
​

I vinduet for Opprett medarbeider kan du tilføye medarbeideropplysninger vedrørende din nye medarbeider. Felter markert med * er obligatoriske å fylle ut. Bemerk: Feltet Brukernavn er viktig og må være en gyldig e-post-adresse. Det er her påloggingsinformasjonen tilsendes medarbeideren. Du kan lese mer om hvordan oppdatere brukernavn og medarbeiderens bekreftelsesprosess her.
​
​💡 Spar tid ved å trykke på ikonet med to kolonner øverst til høyre (ved siden av Lagre-knappen) og bytt til en mer kompakt layout.

Gå til Medarbeider-fanen nederst på skjermen, og klikk deretter på +-tegnet i høyre hjørne. Du kan trykke på knappen Opprett medarbeider eller legge til en ansatt fra kontaktlisten din ved å trykke Importer medarbeider.
​

Hvis du ønsker å opprette mer enn én ansatt om gangen, kan du gjøre dette ved å gå til Medarbeidere > Medarbeidere > Verktøy > Importering av medarbeidere via mal.
​
Her kan du sette inn rekker for å legge til fler medarbeidere direkte til oversikten. Alternativt kan du velge å laste ned en mal og utfylle det tilhørende Excel-dokumentet med opplysninger om dine ansatte. Når det er ferdig utfylt, kan du laste det opp via importalternativet. Trykk på knappen for malens dataformat for å se formatet som trengs for at Planday ska kunne lese medarbeiderdataene dine.
​

Det er to måter å redigere detaljene til en ansatt på Medarbeider-siden; hurtigredigering og full redigering.

Hurtigredigering lar deg se over en ansatts detaljer, se eller tildele dem avdelinger eller personalgrupper og gi dem ytterligere tilgangsnivåer. Trykk hvor som helst på linjen for den ansatte for å åpne hurtigredigeringsmenyen.
​

Full redigering lar deg få tilgang til og redigere alle data knyttet til en medarbeideres ansettelse, for eksempel personlige og arbeidsrelaterte detaljer, dokumenter, vakt- og fraværsoversikt og mye mer. Du kan få tilgang til full redigering ved å holde musepekeren over en ansatts navn og klikke på ✎-ikonet til høyre eller ved å åpne hurtigredigeringen og klikke på Rediger.
​

For å redigere detaljer om en ansatt fra vaktplanen må du sørge for at du er i Medarbeider-vyn, da dette ikke kan gjøres fra vyn for Grupper eller Funksjoner. Hold markøren over den ansattes navn og klikk på ✎-ikonet for å åpne hurtigredigeringsmenyen.
​

Medarbeidere kan inviteres individuelt eller etter avdeling. Før du kan invitere medarbeidere skal du være sikker på at du har registrert korrekt email-adresse som brukernavn for hver medarbeider, da de vil motta invitasjonen på mail.
​
Gå til Medarbeidere > Verktøy > Send invitasjoner. Her kan du velge de avdelingene du ønsker å invitere. De ansatte vil motta invitasjonen så snart du velger Send som email.
​

Når du har lagret den nye medarbeideren i systemet, kan du holde markøren over navnet deres i listen med ansatte. Her kan du velge Inviter medarbeider blant ikonene til høyre.
​

Alternativt kan du åpne Hurtigredigeringsmenyen og klikke på ikonet for at invitere medarbeideren.
​

Under Innstillinger > Portalinnstillinger > Varslinger finner du innstillingen Ny medarbeider opprettet. Tilføy medarbeidere til denne listen dersom du ønsker at de skal motta notifikasjoner når det er opprettet en ny medarbeider i Planday. Dette kan være nyttig for ditt ledelsesteam for å holde seg ajour med tilføyelser av nye ansatte. Du kan velge å sende en Planday-beskjed, en SMS eller begge deler. Var oppmerksom på at operatørens standardpriser kan gjelde.
​

Se relevante artikler: