🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator, HR-Admin.

✅ Nødvendige trinn: Opprette, redigere og invitere medarbeidere.

ℹ️ Viktig å vite: Contracts and Documents — FAQs and troubleshooting (EN), Deactivate or reactivate employees - FAQs and troubleshooting (EN).

Opprett medarbeidere

Jeg kan ikke opprette en medarbeider. Jeg får feilmeldingen "Vi fant ... feil som du må rette før du kan sende inn skjemaet."

Dette kan skyldes et par grunner:

Du mangler ett eller flere obligatoriske felt.
- Felt som du har satt til påkrevd i medarbeiderskjemaet, under Innstillinger > Medarbeidere > Medarbeiderskjema.
- Obligatoriske felt hvis du bruker en integrasjon.

Merk: Sørg for at de påkrevde feltene (som er obligatoriske for lønnsintegrasjonen du bruker):

Ikke er arkivert i medarbeiderskjemaet. For å avarkivere et felt, gå til Innstillinger > Medarbeidere > Medarbeiderskjema. Deretter gjenoppretter du de fjernede feltene ved å klikke på lenken Avarkiver felt fra seksjonen Arkiverte felt nederst på siden.
Er satt til synlig ("Vis felt" i "Opprett medarbeider") i medarbeiderskjemaet.

Du må velge en primær avdeling for medarbeideren hvis du bruker funksjonen primær avdeling.
Et av feltene, som "Kjønn" for eksempel, er satt til unik verdi, men det burde det ikke være. For å løse dette problemet,
- gå til Innstillinger > Medarbeidere > Medarbeiderskjema
- sjekk feltene som ikke skal ha unik verdi, som "Kjønn", "Fødselsdag" eller "Synlig kontaktinfo" og fjern avkrysningen for "Unik feltverdi".

Rediger medarbeidere

Når jeg prøver å redigere en medarbeiders detaljer som administrator, får jeg meldingen: "Vi fant 1 feil som du må rette før du kan sende inn skjemaet."

Det kan være på grunn av følgende årsaker:

En primær avdeling har ikke blitt valgt for medarbeideren. Det kan skje hvis:
- En avdeling har blitt slettet og medarbeideren var tildelt den som sin primære avdeling på det tidspunktet.
- Funksjonen for primære avdelinger ble aktivert etter at medarbeideren ble opprettet. For å løse dette problemet, må du tildele medarbeideren til en primær avdeling.
Medarbeideren er ikke tilknyttet noen avdeling. Det kan skje hvis:
- Avdelingen medarbeideren tilhørte har blitt slettet. For å løse dette problemet, må du tildele medarbeideren til en avdeling under Medarbeidere > Medarbeidere, klikk på medarbeiderens navn og legg til avdelingen.
Et av de obligatoriske feltene i medarbeiderskjemaet som brukes for en lønnsintegrasjon som Xero har blitt arkivert. For å avarkivere et felt i medarbeiderskjemaet, gå til Innstillinger > Medarbeidere > Medarbeiderskjema. Rull ned til bunnen, til seksjonen "Arkiverte felt". Du kan gjenopprette de fjernede feltene ved å klikke på lenken Avarkiver felt.
Et av feltene, som "Kjønn" for eksempel, er satt til unik verdi, men det burde det ikke være. For å løse dette problemet,
- Gå til Innstillinger > Medarbeidere > Medarbeiderskjema.
- Sjekk feltene som ikke skal ha unik verdi, som "Kjønn", "Fødselsdag" eller "Synlig kontaktinfo" og fjern avkrysningen for "Unik feltverdi".
Det kan også være fordi medarbeideren for øyeblikket har et ugyldig brukernavn (som "1" for eksempel, og ikke en gyldig e-postadresse). Dette kan noen ganger skje når en bruker blir gjenopprettet. Gå til Hvordan endre brukernavn i Planday for å oppdatere medarbeiderens brukernavn.

Jeg har feilmeldingen: "Unntak har blitt kastet av målet for en påkallelse. Verdien av '...' er ikke gyldig for 'SelectedDate'. 'SelectedDate' bør være mellom 'MinDate' og 'MaxDate'" når jeg prøver å redigere en medarbeiders profil på nettet.

Det kan være fordi et av feltene som bruker et datoformat har et ugyldig år.

For å finne ut hvilket felt det er, kan du følge disse trinnene:

Gå til Innstillinger > Medarbeidere > Medarbeiderskjema.
Identifiser alle feltene som bruker typen "dato". For å gjøre det, naviger til Medarbeidere-fanen > Klikk på Medarbeiderdetaljer > Velg alle feltene som bruker typen "dato", og klikk lagre.

Deretter bør du eller medarbeideren kunne redigere feltet som forårsaker et problem fra Planday mobilappen slik at du kan få tilgang til profilen fra nettet igjen.

Jeg er administrator, og jeg kan ikke se eller redigere en medarbeiders lønn eller fastlønn.

Hvis du ikke kan se eller redigere en medarbeiders timelønn eller fastlønn, kan det være fordi medarbeideren har samme tilgangsnivå som deg (f.eks. en administrator som prøver å redigere en annen administrators lønn). Administratorer med samme tilgangsnivå kan ikke se eller oppdatere hverandres lønninger eller dokumenter.

En medarbeider vil få en ny lønn som starter på en bestemt dato. Hvordan kan jeg oppdatere lønnen deres?

For å oppdatere en medarbeiders lønn:

Gå til deres profil og naviger til Ansettelse-fanen.
Rediger personalgruppen.
Sett den nye lønnen og spesifiser 'Gyldig fra'-datoen.
Lagre endringene dine.

For mer informasjon, se Hvordan sette og oppdatere medarbeideres timelønninger.

En medarbeider rapporterer at de ikke kan redigere sine personlige detaljer i appen eller på nettet.

Det kan være fordi ett av følgende felt er satt til å være synlig for medarbeiderne:

Kontraktsregler.
Matfradrag.

For å løse dette problemet, følg disse trinnene:

Gå til Innstillinger > Medarbeidere > Medarbeiderskjema.
Finn og rediger feltet Kontraktsregel eller Matfradrag.

Deretter, under "Personlige innstillinger", fjern valget "Vis felt".

Eksport av medarbeiderdata

Hvor kan jeg eksportere medarbeiderdata?

Du kan eksportere medarbeiderdata ved å bruke Medarbeidere > Medarbeidere > Verktøy > Eksporter data.

Der vil du kunne eksportere:

En medarbeiderendringsrapport som gir deg informasjon om hvem som endret et felt i medarbeiderskjemaet og når.
En medarbeiderdetaljrapport.

For å lære mer, gå til Eksporter medarbeiderdata (EN).

Merk: Du kan ikke eksportere feltet "Kontraktsregler" i medarbeiderdetaljrapporten.

Vis medarbeiderdata

Jeg er en administrator, men jeg kan ikke se en annen administrators lønn eller Dokumenter-faner, og jeg kan ikke redigere deres lønninger, men jeg kan for alle andre brukere. Hvorfor er det slik?

Administratorer med samme tilgangsnivå er forhindret fra å se hverandres lønninger eller dokumenter, som kontrakter eller opplastede dokumenter, i deres profiler. Du må kontakte din leder for å se om de kan gi deg et høyere tilgangsnivå.

Mine medarbeidere kan ikke se de andre medarbeiderne som er i samme avdeling

Når feltet Synlig kontaktinfo er deaktivert i en medarbeiders profil, vil ikke den medarbeideren være synlig i Medarbeiderlisten for deres kolleger (dette gjelder både for nettplattformen og Planday-appen). På den annen side, som leder, vil du ha tilgang til dine medarbeideres kontaktinformasjon uavhengig av denne innstillingen.

Når Synlig kontaktinfo er aktivert, vil minst Fornavn og Etternavn være synlig for alle. Du kan gjøre andre felt synlige hvis du ønsker det. For å gjøre dette, gå til Innstillinger > Medarbeidere > Medarbeidere. Lær mer om dette i Medarbeiderinformasjon: synlighet og tilgangsinnstillinger.

Godt å vite:

Administratorer hvis tilgang er begrenset til en eller flere avdelinger vil se listen over alle medarbeidere, ikke bare de de administrerer, hvis disse medarbeiderne har sin kontaktinfo satt til offentlig. Imidlertid vil de bare kunne redigere de de administrerer.
Vaktplanledere kan ikke redigere medarbeidere som standard, og de vil bare kunne se detaljene til de medarbeiderne hvis kontaktinfo er satt til offentlig.

Diverse

Kan medarbeidere laste opp dokumenter til sin profil?

Medarbeidere kan ikke laste opp dokumenter (for eksempel arbeidstillatelser) til sin profil. Imidlertid kan de vedlegge en fil til meldingene de sender på Planday slik at deres ledere kan hente filen og legge den i deres profil. Hvis dine medarbeidere ikke kan se vedleggs-knappen når de sender en melding, må du kontakte vårt supportteam slik at de kan aktivere dette alternativet for medarbeiderne.

Kan jeg forhindre mine medarbeidere fra å endre sitt fornavn og etternavn på Planday?

Ja, det kan du. For å gjøre dette, kan du følge disse trinnene:

Logg inn på Planday-nettet og gå til Innstillinger > Medarbeidere > Medarbeiderskjema.
Under "Informasjon"-seksjonen, rediger feltene "Fornavn" og "Etternavn"
Rull ned til "Personlige innstillinger" og fjern valget "Vis felt".
Deretter velger du "Vis felt" igjen og lar "Tillat redigering" og "Obligatorisk felt" være utvalgt.

Er det mulig å gi noen tilgang til Planday uten å legge dem til som en medarbeider?

For å gi noen tilgang til Planday, må de opprettes som en bruker.

ℹ️ Trenger du mer hjelp?

🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)

💬 For personlig support

Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringstime med en ekspert.