Planday kan hjelpe deg å ha overblikk ved hjelp av rapporter. Du kan finne rapporter over:

1. Rapporter og overblikk over timer i vaktplanen

Når du jobber med vaktplanen har du noen overblikksmuligheter og rapporter tilgjengelig:

Under hver dag i vaktplanen ser du et sammendrag av timene og lønnskostnadene for dagen, basert på individuell lønn du har lagt inn i Planday.
Til venstre for dette ser du et sammendrag av timer og lønnskostnader av perioden du ser på.
Du kan bruke filter for å kun inkludere personalgrupper, medarbeidere, posisjoner, vakttyper og lignende. Når et filter er satt på vil de totale timene og lønnskostnadene reflektere valget ditt.
Du kan eksportere vaktplan informasjonen som en PDF rapport eller som en .csv rapport under Vaktplan > Verktøy > Skriv ut vaktplan / Verktøy > Eksporter vaktplan (CSV).

2. Medarbeiderdata

Planday kan hjelpe deg om du trenger en oversikt over endringer av dine ansatte til en årlig rapport eller for regelmessig bokføring.
Under Medarbeidere > Medarbeidere > Verktøy, finner du valgene:

Eksporter data, som lar deg velge og finjustere hva rapporten skal inneholde.
Dette gir deg muligheten til å eksportere medarbeiderdata eller medarbeider endringer for å få en oversikt over nye- eller deaktiverte brukere.

Hvis du trenger en blanding av denne informasjonen, kan du opprette din egen rapport oppe til høyre via Opprett rapport. Dette vil ikke endre informasjon som ligger i Planday, men det gir deg full kontroll til hvilken data du ønsker å samle i en rapport

få et Dokument Overblikk, som gir deg et overblikk over hvilke dokumenter som er lastet opp på dine ansattes brukerprofiler, for den valgte medarbeider. Avhengig av Dokument typen du velger å inkludere, vil rapporten også inneholde datoer for når dokumentene utløper, hvis relevant.

3. Ferie og overtid

For å holde deg oppdatert på din bedrifts behov, er det essensielt å ha et klart overblikk over hva som skjer, selv når medarbeiderene er på ferie.
Fra Vaktplan > Fraværssøknader, kan du hente ut:

Ferierapporter kommer i en Excel fil, og inneholder ferie data som ligger i Planday. Du kan selv velge hvilken periode du ønsker rapporten for.
Før du eksporterer kan du velge hva du ønsker å inkludere. Du kan filtrere basert på status, type og avdeling.

Overtids rapporter ligner på ferie rapporter. Excel filen som blir generert inneholder all data relatert til overtid (avspasering/flex) som er registrert i portalen, basert på valg av dato, avdeling og medarbeider.

4. Avtalefestede timer

Hvis du bruker funksjonen “Kontraktregler” i Planday, for å få oversikt over hvor mange timer dine medarbeidere har arbeidet i forhold til deres avtalefestede timer, kan du finne, og eksportere denne informasjonen fra Vaktplan > Avtalefestede timer.

Du kan lære mer om denne funksjonen her.

5. Vaktoversikt, rapporter & statistikk

Vaktoversikt per Medarbeider

Direkte fra Vaktplanen kan du få et kjapt overblikk over en Medarbeiders planlagte vakter og timer, eller en oversikt over stemplingstider for en gitt periode.

I Medarbeider visningen i Vaktplanen kan du opprette en vaktoversikt for hver enkelt medarbeider på listen. Hold over medarbeideren i listen, og velg linjene du finner i midten av hurtigvalgene, som vist under.

Dette åpner et nytt vindu hvor du kan se alle vaktene til medarbeideren, i hvilken avdeling de har jobbet, og for perioden du ønsker. Du kan også endre start- og sluttdato eller endre hvilken medarbeider du ønsker å vise, direkte i dette vinduet.

Stemplingstider - Overblikk

Fra Vaktplan > Stemplingsur kan du se og eksportere et overblikk over stemplingstidene du har registrert i portalen, fordelt per dag, eller per uke.

Via printer ikonet til venstre 🖨, kan du eksportere eller skrive ut det samme overblikket. Eventuelt kan du justere det etter ditt behov ved å bruke valgene under.

Vaktplan statistikk

I Rapport menyen finner du flere Vaktplan relaterte rapporter og statistikker som kan hjelpe deg å ta bedre avgjørelser for din bedrift.
a. Rapporter > Vaktplanstatistikk. Her finner du 3 grunnleggende valg for data i din rapport.
Fra Statistikktype kan du velge:
→ Timer pr medarbeider - dette viser deg antall timer sammenlagt, per medarbeider
→ Vakter pr medaarbeider - som viser deg antall vakter, per medarbeider
→ Timer pr medarbeider, Excel - her kan du velge å opprette en nedlastbar rapport med alle vaktene som er listet

Alle 3 valgmulighetene lar deg justere rapporten i forhold til Avdeling, Personalgruppe og Medarbeider, og tar hensyn til periode, dag og vakttype du velger, samt nåværende status på vakt.

For eksempel ville Timer pr medarbeider, Excel se ut som bilde under.

b. Rapporter > Vakttypestatistikk gir deg mulighet til å generere en oversikt over hvilke vakttyper som er brukt, og rapporten kan sorteres på samme måte som Timer pr medarbeider. Dette er spesielt nyttig hvis du trenger en oversikt over medarbeiderens opplæring, sykdom og fravær. Du kan lære mer om rapporter og vakttyper her.

6. Lønnsrapport

Under Lønn > Eksportere lønn finner du alt du trenger for å ta ut lønnsrapporter for timer jobbet, timessatser, fastlønn og tillegg. Velg Alle medarbeidere eller bruk de forskjellige valgene til å filtrere det utvalget du ønsker. Du kan eksportere disse filene som Adobe PDF, .csv eller Excel filer. I tillegg til disse formatene, kan du også lage en lønnsrapport i et format som er tilpasset våre lønnsintegrasjoner, som for eksempel Visma Lønn, Huldt & Lillevik eller Tripletex, dersom du har en integrasjon lagt til i din portal.
Du kan sikre deg at du har alt klart ved å følge denne listen.

For eksempel vil en PDF eksport ligne på bildet under:

7. Skreddersy dine rapporter

Alle rapportene under Rapporter fanen og PDF rapporten under Eksportere lønn er forhåndsdefinert og kan ikke endres.
Under Eksportere lønn finner du formatene Excel og .csv. Du kan endre på datafeltene i disse fra Innstillinger > Lønn > Utskrifter (se under). Ved å klikke Opprett kan du legge til et informasjonsfelt til rapporten. Du kan for eksempel velge “Fornavn“ og sortere datafeltet ved å velge Rekkefølge for sortering (legg inn et lavt tall for å vise feltet tidlig i rapporten, bruk et høyere tall om du ønsker det skal legge seg lengre ned i rapporten..)

ℹ️ Trenger du mer hjelp?

🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)

💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.