På ethvert tidspunkt i vaktplanleggingsperioden er det viktig å holde nøye øye med hvor mange timer du eller medarbeiderne dine har lagt inn.
Oversikten over avtalefestede timer er en enkel måte å få all informasjonen du trenger på en gang.
Dette gir deg overblikk over, og muligheten for fleksibelt å håndtere, arbeidstimene til medarbeiderne dine.
Hvis du nettopp har begynt å bruke Planday kan du finne en oversikt over arbeidstimene til medarbeiderne dine i Vaktplan > Avtalefestede timer.
Om du har brukt Planday en stund og ikke kan finne oversikten over avtalefestede timer, kontakt Support-teamet vårt. Det kan være noen innstillinger i portalen din som krever særlige hensyn (for eksempel avvikelser fra skjemaet når du bruker utstemplingklokken).
Som standard kan denne funksjonen bare redigeres av brukere som er i sikkerhetsgruppen Administrator.
Dette kan tilpasses etter dine behov – kontakt Support-teamet vårt.
Kort sagt; oversiktssiden viser en liste over medarbeidere i en valgt avdeling og deres:
Planlagte timer – arbeidstimer fra de planlagte vaktene – eksklusiv ubetalte pauser.
Godkjente timer – tidligere vakter, godkjent til utbetaling.
Avtalefestede timer – antall ønskede arbeidstimer som er spesifisert i kontraktregelen din, i første intervall.
Avvik i timer – forskjellen mellom Godkjente timer og Avtalefestede timer. Dette viser det totale antall timer og ser bort fra tidligere overførsler.
Timer til overføring – antall timer klar til å bli overført til en medarbeiders overtidskonto. Dette tar høyde for tidligere overførte timer og endringer utløst av Godkjente timer.
Overførte timer – antall tidligere overførte timer i den valgte perioden.
Fleksibalanse – den aktuelle balansen mellom utførte eller manglende ekstra timer for en medarbeider. Balansen vises som en total oversikt, ikke betinget av den valgte perioden.
Overblikk over avtalefestede timer: slik gjør du
Oversiktssiden samler informasjon om følgende på ett sted: Medarbeiderne dine, vaktplanen og reglene som er beskrevet i kontrakten.
For at informasjonen skal være nøyaktig, må du sikre deg at enkelte ting er korrekte:
Du har satt opp alle de nødvendige reglene fra kontrakten, i Planday.Disse reglene sikrer at avtalen mellom deg og medarbeideren blir overholdt når det gjelder arbeidstimer.
Oversiktssiden vil markere dersom kontraktens regler ikke er utfylt og vil da vise deg hvordan du skal fylle dem ut via Oppsetning av kontraktregler.
Fra øverste venstre hjørne kan du velge hvilken av kontraktens regler du vil se på.
Hvis du velger en regel som ikke er tildelt en ansatt får du da muligheten for å gjøre dette direkte fra siden Avtalefestede timer, gjennom Se medarbeidere.
For å tilføye en regel i kontrakten må du Redigere > Medarbeideropplysninger > Kontraktregler for hver enkelt medarbeider.
Du kan sikre deg at alt er satt opp og tildelt korrekt ved å følge denne guiden.
Når en regel i kontrakten er tildelt en medarbeider vil listen over alle medarbeiderne komme frem innenfor den datoperioden du velger, og innenfor den avdelingen som du velger.
Alle medarbeiderne dine må ha en fleksitidskonto i profilen sin.Dette er verktøyet du kan bruke for å finne forskjellene i antall arbeidstimer innenfor en bestemt periode.Hvis dette ikke er satt opp på en eller flere av medarbeiderne dine får du en notifikasjon; ”Kontoen er ikke satt opp”, fra kolonnen for flex – første kolonne fra høyre.
En mal for fleksitidskonto lages i Innstillinger > Fravær > Kontotyper. Etter du har laget malen må den tilføyes hver enkelt medarbeider separat. Dette gir hver enkelt medarbeider muligheten for å ha sin egen fleksitidskonto basert på den samme modellen. For å tilføye en mal til en medarbeider må du gå til Vaktplan > Feriekonto og følge trinnene som er fremhevet i denne guiden.
Arbeide med Avtalefestede timer
Øverst i menyen kan du velge hvordan du vil filtrere oversiktslisten.
Kontraktregler: vil oppgi alle reglene i kontrakten som er satt opp i portalen din. Når du har valgt en regel vil listen bruke det første intervallet for å vise deg timeoversikten per medarbeider.
Husk at timeantallet som vises er bestemt av vakttypene som er valgt for kontrakten ( dette er synlig når du redigerer en regel, i Innstillinger > Kontraktregler > Rediger ✎. Du finner dette raskt fra ⚙️ Åpne innstillinger øverst i høyre hjørne. )
Kontraktperiode: er tett knyttet til Kontraktreglene. Det første intervallet i kontraktreglene bestemmer formatet som vises i kontraktperioden. Dette betyr at start- og sluttdatoen som vises alltid vil dekke hele lengden på et intervall.
Hvis en kontraktregel er satt opp til å resette annenhver uke vil kontraktperioden også være to uker.
Avdelinger: du kan filtrere medarbeiderne i listen i de avdelingene de jobber i. Dette filteret er i overensstemmelse med avdelingens regler som er satt opp av sikkerhetsgruppene.
Timeantallet som vises blir ikke påvirket av avdelingens filter.
Hvis en medarbeider har hatt en vakt i en annen avdeling vil timene som medarbeideren har jobbet der også vises i oversikten.
Hver kolonne kan brukes til listen ved å klikke på øverste felt i den kolonnen.
Overføre timer
Funksjonen for avtalefestede timer gir deg fleksibiliteten du trenger for kontinuerlig å holde øye med antall utførte arbeidstimer. Dette avhenger av å kunne balansere mellom de ekstra timene som en av medarbeiderne dine har jobbet i en periode og de timene de skal jobbe i en annen periode.
Du kan gjøre dette effektivt med Overføre timer til fleksibalanse for hver enkelt medarbeider.
Timer til overføring vil lyse opp uansett om en overførsel er nødvendig eller ikke. Spesifikt så indikerer en positiv balanse at medarbeideren har overskredet det avtalte antallet timer, som da kan overføres til fleksibalansen. En negativ balanse indikerer at medarbeideren ennå ikke har jobbet nok timer.
Det negative avviket i balansen kan da dekkes av fleksibalansen.
Begge kan ferdiggjøres ved å overføre timene.
På venstre side av Medarbeiderkolonnen finner du en sjekkliste. Med denne kan du velge alle de medarbeiderne du vil overføre timer for.
Når du velger ut medarbeiderne kan du se alle valgmulighetene nederst på skjermen.
En av valgmulighetene er Overfør timer ---à. Denne valgmuligheten vil utføre den ønskede overførselen til eller fra fleksibalansen så antallet timer som skal overføres blir 0.
Hvis en overførsel allerede er gjort for en medarbeider kan du se en markering dersom du prøver å velge den samme medarbeideren igjen.
Dette er for å unngå utregningsfeil i antall timer som overføres.
En timeoverførsel som denne vises også i Medarbeider > Rediger > Flex som en justering.
Rapporter
Fra øverste høyre hjørne kan du også eksportere oversiktsdata som en kopi i en Excel-fil. Dette vil generere en fil som likner på den som vises under.
På nåværende tidspunkt er startdatoen for en kontraktsregel og ansettelsesdatoen for en medarbeider ikke linket til utregningen for avtalte timer. Denne funksjonen er under utvikling sammen med muligheten for å lage et årlig overblikk.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.