🔓 Adgangsnivå i Planday: Administrator
🌐 Abonnement: Plus, Pro
⏱️ Lesetid: 5 min
ℹ️ Viktig å lese: Lønnsdataeksport – vanlige spørsmål og feilsøking
✅ Nødvendige trinn: Hvordan eksportere en lønnsrapport
Angi standardinnstillinger for lønnsrapportene dine
Du kan konfigurere standardinnstillinger for både PDF- og Excel/CSV-lønnseksporter under Planday web > Innstillinger > Lønn > Generelt
Disse innstillingene lar deg definere:
Standardperiode for lønnskjøring
En lønnsart for vanlige arbeidstimer
Alternativer for gruppering av vakter
Regler for opptelling av timer i rapporter
Startdato
Startdatoen som settes her, bestemmer:
Standard startdato når du kjører en lønnsrapport.
Datoen medarbeidere ser under Dine timer i Planday-appen.
Gruppering av timesedler
Merk: Disse alternativene gjelder bare for Excel/CSV-eksporter (ikke PDF).
Hvis du vil at vakter skal grupperes etter avdeling, lønn eller lønnstype, kan du endre dette her.
Grupper etter avdeling: timene for hver avdeling vises på egne linjer i filen
Grupper etter lønn: dette alternativet lar deg vise per medarbeider timene for hver personalgruppe (tilsvarende en timelønn) og tillegg på separate linjer.
Tips: Dette er spesielt nyttig hvis du vil ha en enkel oversikt over timene som tilsvarer et lønnstillegg for kun én personalgruppe.
Vis eksempel
Vis eksempel
Et eksempel på en Excel-lønnsrapport med de to alternativene ovenfor aktivert vil se slik ut: ⬇️
⬆️ I eksemplet ovenfor jobbet medarbeideren 22,5 timer i én avdeling og 20 timer i en annen. Timene i den andre avdelingen er imidlertid brutt ned: timene for hver personalgruppe «Waiter» og «Admin» er på separate linjer, og de 2 timene for tillegget er på en egen linje.
Grupper etter lønnstype: dette alternativet viser timene på separate linjer for lønn per time og lønn per vakt
Opptelling av timer i lønnrapport
Hvis både «null-timesedler» i «Opptelling av timer i lønnrapporten» og «Null-timesedler i PDF» i «Null-timesedler» er huket av, vises timene som utbetaler 0 i oversikten og telles som arbeidstimer i totalt antall timer i lønnsrapporten (pdf).
Hvis begge alternativene ikke er huket av, vises ikke timene som utbetaler 0 i oversikten, og de er ikke inkludert i totalt antall arbeidstimer.
Merk: Null-timesedler i eksportfil refererer til Excel/CSV-formatene.
Lønnsarter
Hvis du bruker et integrert lønnssystem, som for eksempel Xero, må lønnsarten for arbeidede timer legges inn her. Dette er et fritekstfelt, så det meste kan skrives her – bokstaver og tall.
Du kan også legge inn en lønnsart for dine månedlig fastlønnede medarbeidere.
Disse lønnsartene vises både på pdf-en og på csv-filen.
Tilpass Excel/CSV-lønnsdatafeltene dine
Du kan tilpasse eksportfilen til å inkludere ekstra kolonner, for eksempel e-mailadresse, skatte-ID, avdelingsnavn.
Gå til Planday web > Innstillinger > Lønn > Rapport format oppsett
Hva er rapport format oppsett?
Rapport format oppsett, tidligere kalt Payroll Prints, lar deg angi hvilke data som vises i lønnsrapporten og i hvilken rekkefølge. Du kan:
Legge til eller fjerne felt
Endre rekkefølge på kolonner
Gi feltoverskiftene nye navn
Bruke desimalformat på numeriske data
For eksempel kan du trenge en medarbeiders e-mailadresse i lønnsrapporten slik at regnskapsføreren din kan sende ut e-lønnsslipper. Lønnseksporten kan inkludere dette, tilpasset via lønn > Rapport format oppsett.
Vær oppmerksom på at endringene her bare gjelder for Excel/CSV-eksporter, ikke PDF-, Dynamiske- eller integrasjonsrapporter.
Slik ser du eksisterende lønnsdatafelt
Hver oppføring representerer en kolonne i eksportfilen:
Navn: Kolonnehodet som vises i eksporten.
Data fra Planday: Datakilden (medarbeider eller vaktplan).
Desimalformatering: For numerisk dataverdi.
Rekkefølge for sortering: Definerer rekkefølgen kolonner vises i filen (lavere tall vises først).
Tips:
Bruk intervaller på 10 for rekkefølgen, så er det enkelt å legge til nye felt senere.
Hvis du er administrator og ikke finner fanen Rapport format oppsett, kontakt supportteamet vårt for å få dette aktivert i din Planday portal.
Ytterligere faner kan vises hvis lønnsintegrasjoner som Visma Løn eller MultiData/Dataløn er aktivert.
Slik oppretter du et nytt datafelt for lønnsrapport
Gå til Planday web > Innstillinger > Lønn > Rapport format oppsett.
Klikk Opprett.
Velg Data fra Planday-feltet (f.eks. E-mail eller Totalt timer arbeidet).
Skriv inn et Navn for kolonnen (dette vises i eksporten).
Angi et tall for Rekkefølge for sortering.
Klikk Lagre.
Den nye kolonnen vises i listen og blir inkludert i neste lønnsrapport du lager.
I dette eksemplet må et E-mail felt legges til i lønnseksportfilen.
Felt relatert til medarbeidere inneholder profildata (som E-mail eller Skatte-ID), mens andre henter vaktplandata (som totalt arbeidede timer eller timelønn).
Trykk Lagre, så skal det nye feltet ditt vises i Prints-listen og i Excel-lønnsrapporten fra neste eksport.
Slik ser en Excel-lønnsrapportoverskrift ut når den eksporteres med ekstra felt satt opp:
Vanlige spørsmål om tilpasning av lønnsrapport
Hvordan vise timene for Tillegg
Hvordan vise timene for Tillegg
Hvis du vil vise timene som tilsvarer Vakttyper eller Tillegg på separate linjer, må du følge disse trinnene:
Alternativ 1: huk av for Gruppering per lønnssats under Innstillinger > Lønn > Generelt > Gruppering av timesedler
Alternativ 2:
tildel en lønnsart til de relevante tilleggene
legg til datafeltet Lønnsart i rapport format oppsettet.
Merk: Du kan også tildele Lønnsarter til Vakttyper hvis du for eksempel vil skille timene som opplæring, syk eller fravær.
Se her hvordan du setter opp Lønnsarter i Planday (EN).
Hvordan vise timene per Personalgruppe
Hvordan vise timene per Personalgruppe
Anta at en medarbeider jobber i ulike Personalgrupper. Du vil at timene for hver gruppe skal vises på separate linjer. Du har to alternativer:
Alternativ 1: huk av for Gruppering per lønnssats under Innstillinger > Lønn > Generelt > Gruppering av timesedler
Alternativ 2:
Tildel en Lønnsart til hver av Personalgruppene dine ved å gå til Medarbeidere > Personalgrupper. Lær mer her hvordan du setter opp Lønnsarter i Planday (EN).
Legg til datafeltet Lønnsart i rapport format oppsettet.
Du kan legge til datafeltet Personalgruppenavn i rapport format oppsettet for å identifisere gruppene eller arbeidsrollene bedre
Et eksempel på en Excel-fil med timene per Personalgruppe og timene per Tillegg vil se slik ut:
Hvordan vise timene for feriesøknader
Hvordan vise timene for feriesøknader
Hvis du vil at navnet på feriekontoen skal vises i Excel/CSV-filen, må du følge disse trinnene:
bruk en lønnsart på feriekontoen. For å gjøre dette, gå til Innstillinger > Fravær > Regelsett > rediger relevant feriekonto og legg til en lønnsart under Lønns-seksjonen.
Sørg deretter for at datafeltet Lønnsart er lagt til i Rapport format oppsett under Innstillinger > Lønn > rapport format oppsett > Opprett > Lønnsart. (1.)
Hvis du vil at navnet på feriekontoen skal vises, legg til feltet Avdelingsnavn i rapport format oppsett. (2.)
Ignorer lønnsarter i Excel- eller CSV-eksporter
Ignorer lønnsarter i Excel- eller CSV-eksporter
Noen ganger må du bruke en ferie-vakttype i tillegg til selve ferien dersom du er i minst én av følgende situasjoner:
Du vil at ferietimer skal telle mot de avtalefestede timene
Du vil legge en feriekostnad til lønnskostnadene dine i vaktplanen.
Hvis du bruker vakttypen i tillegg til feriesøknaden, vil ferien vises to ganger i lønnsrapporten, én gang for vakttypen og én gang for feriesøknaden. For å unngå dette, bør du gjøre følgende:
Bruk en lønnsart på ferie-vakttypen
Gå til Innstillinger > Lønn > Rapport format oppsett > Ekskluderte lønnsarter og sett inn vakttypens lønnsart som du vil ignorere.
Merk: Dette fungerer bare for .CSV- og Excel-formatene av lønnsrapporten.
Les flere vanlige spørsmål i artikkelen Lønnsdataeksport – vanlige spørsmål og feilsøking.