🔓 Behörighetsnivåer i Planday: Administratör.

🌐 Abonnemangsplan: Plus, Pro, Enterprise

ℹ️ Viktig å lese: Planday för anställda - en introduktion till webbversionen

Vad är Översikt?

Översikten är startsidan som du och dina medarbetare ser så snart ni loggar in på Planday via en webbläsare. Här visas viktiga nyckeltal och utestående åtgärder baserat på era uppgifter, som kräver er uppmärksamhet. Så håller ni koll. Ni kan också själva bestämma vilka widgets som ska visas på er översikt.

Menyrad

Genom menyraden högst upp på skärmen kan du navigera till de flesta områdena i din Planday-portal. Beroende på det paket du har och din åtkomstnivå kanske vissa alternativ inte är tillgängliga för dig. Till exempel har vanliga medarbetare ingen åtkomst till områden som Inställningar, Rapporter, Lön eller Konto. Funktioner som endast är tillgängliga i Pro- eller Enterprise-paketet visas först efter en uppgradering.

Start

Om du klickar på Hem eller Planday-logotypen bredvid, kommer du tillbaka till din översikt. I rullgardinsmenyn under Hem hittar du också:

Ditt schema – Här ser du dina tilldelade arbetspass samt öppna arbetspass.

Din tillgänglighet – Ange din tillgänglighet för att indikera vilka dagar du vill arbeta eller inte.
Din frånvaro – Få en översikt över dina tillgängliga lediga dagar, ansök om frånvaro och kontrollera deras status.
Lönebesked – Om aktiverat kan du här se och ladda ner dina lönebesked.
Nyheter (endast för administratörer) – Chefer och administratörer kan här publicera eller redigera meddelanden.
Händelser (endast för administratörer) – Hantera här händelser som ska visas på översikten.

Schema

Området Schema visar hela arbetsplanen för den valda avdelningen, sorterad efter medarbetare, personalgrupper eller kategorier. Som administratör kan du redigera arbetsplanen. Medarbetare har begränsad åtkomst och kan bland annat se när, med vem och i vilken avdelning de arbetar.

Passansökningar (endast för admin / arbetsplan-chefer)
Godkänn eller avslå här passansökningar för öppna arbetspass och hantera arbetspass byten
Stämpelklocka (endast för admin / arbetsplan-chefer)
Hantera medarbetarnas stämplingar, inklusive in- och utstämplingar, saknade poster eller justeringar av pauser.
Tillgänglighet (endast för admin)
Registrera här medarbetarnas tillgänglighet eller otillgänglighet och se en översikt över all tillgänglighet.
Frånvaroansökningar (endast för admin / arbetsplan-chefer)
Godkänn eller avslå frånvaroansökningar från medarbetare. I vissa fall kan admin skapa frånvarotillfällen. Läs mer i artikeln Hur du godkänner eller avslår frånvaroansökningar från medarbetare.
Normtimmar (endast för admin / arbetsplan-chefer) Med avtalsvillkor anger du de förväntade arbetstimmarna för dina medarbetare. Skapa så många avtalsvillkor som behövs för att säkerställa att alla medarbetare är täckta

💬 Observera: Om du har Pluspaketet och inte ser denna funktion, kontakta Plandays supportteam för att få den aktiverad

Frånvarokonton (endast för admin / arbetsplan-chefer) Hantera semesterrättigheter för enskilda medarbetare eller grupper och redigera dessa på medarbetarnivå

Medarbetare

I det här området listas alla medarbetare som har lagts till i Planday-portalen med sina respektive detaljer. Medarbetare kan här skicka meddelanden till andra kollegor inom Planday. Administratörer och HR-chefer har möjlighet att skapa, redigera och bjuda in medarbetare, ställa in åtkomstnivåer samt hantera medarbetardata

Personalgrupper (endast för administratörer) Personalgrupper hjälper dig att dela upp dina medarbetare efter färdigheter eller ansvar, t.ex. kockar, servitörer eller chefer. En medarbetare kan tilldelas flera grupper. Inom personalgrupper kan man dessutom ställa in timlöner, ange lönearter samt lägga till eller ta bort medarbetare. Läs mer i artikeln om att skapa och redigera personalgrupper
Avdelningar (endast för administratörer) Skapa en separat avdelning för varje plats eller område i ditt företag. Varje avdelning i Planday har en egen tjänstgöringsplan, vilket underlättar organisationen av arbetsplaner för olika platser eller områden. Mer information hittar du i artikeln om att skapa och redigera avdelningar.
Kontrakt (endast för administratörer / HR-chefer) Hantera och skapa arbetskontrakt för dina medarbetare i det här området.
Dokument (endast för administratörer / HR-chefer) Ladda upp relevanta dokument som utbildningsmaterial, företagsmanualer eller andra filer för dina medarbetare i det här område.

Rapporter (endast för administratörer)

Rapporter om schemastatistik
I det här avsnittet kan du skapa rapporter baserat på arbetade arbetspass eller timmar per anställd. Läs mer om detta i artikeln Hur du ser rapporter om arbetspasstyper och scheman.
Statistik för arbetspasstyp
Om du använder arbetspasstyper kan du visa filtrerad statistik för arbetspassen av en viss anställd eller personalgrupp och få en grafisk översikt över resultaten. Läs mer om detta i artikeln Hur du ser rapporter om arbetspasstyper och scheman.
Omsättning
I det här området kan du registrera dagliga, veckovisa eller månatliga intäkter och få en översikt över hur dessa förhåller sig till lönekostnaderna. Läs mer i artikeln Hur du arbetar med omsättning i Planday.
Data Center (endast i Pro-/Enterprise-paketet) Med Pro- eller Enterprise-paketet kan du här definiera datakällor och formler för att göra din planering och prognoser ännu mer precisa.

Lön (endast för administratörer)

Löneexport I det här avsnittet kan du skapa löndataexporter för specifika medarbetare eller personalgrupper och ladda ner dem i olika filformat.
Lås löneperiod Här kan du förhindra att avräkningsdata för en viss period redigeras, att arbetspasstyper ändras eller att arbetspass godkänns. Läs mer i artikeln Hur du låser en period för löneberäkning.
Importera lönebesked Här kan du ladda upp löneberäkningar från olika löneleverantörer.
Lönebesked I det här avsnittet kan du se de löneberäkningar som du har delat med dina medarbetare.

Inställningar (endast för administratörer)

I det här avsnittet, som endast är tillgängligt för administratörer, kan du anpassa inställningarna för din portal. Du kan till exempel ändra språkinställningar, redigera välkomstmeddelandet och göra individuella anpassningar i olika delar av din Planday-portal. Dessutom kan du fastställa arbetstidsregler, konfigurera stämpelklockan och hantera integrationer med andra affärsverktyg.

Hjälp

Hjälpcenter – Här får du tillgång till vår omfattande samling av hjälpsamma artiklar som hjälper dig att få ut det mesta av Planday. Artiklarna finns på tyska, engelska, danska, svenska, norska och franska.

Videohandledningar – Du blir vidarebefordrad till vår videosamling, där du kan hitta korta klipp med användbara tips och tricks om Planday.

Nyheter – Genom att klicka här kommer du till arkivet för produktnyheter, där du kan läsa om tidigare, nuvarande och kommande ändringar i produkten.

Hjälp-chat – Aktivera eller inaktivera den blå chattknappen för snabb support.

Status – På den länkade statussidan kan du kontrollera Plandays nuvarande driftstatus, om det har förekommit några avbrott, samt anmäla dig för underhållsmeddelanden och nyhetsbrev om uppdateringar.

Meddelanden

Du och dina medarbetare kan använda det här området för att skicka meddelanden till varandra eller ha gruppkonversationer inom en personalgrupp direkt i Planday – utan att använda personliga e-postadresser eller telefonnummer. Chefer har tillgång till ytterligare funktioner, som att lägga till svarskrav.

Profil

Redigera – Redigera dina egna profilinställningar i det här området. Ändra ditt lösenord, din e-postadress, dina språkinställningar eller annat. Detta motsvarar redigering av profil- och personuppgifter som medarbetare kan dela i Planday.
Konto (endast för administratörer) – Administratörer eller anställda med behörighet kan här se eller uppgradera det aktuella abonnemanget i Planday, ändra betalningsinformation eller ladda ner fakturor.
Logga ut – Här loggar du ut från din Planday-profil

Redigera översikten

Klicka på Redigera översikt för att lägga till eller ta bort viktiga avsnitt (widgets) som är relevanta för dig. Markera eller avmarkera rutorna för de widgets du vill ha och bekräfta genom att klicka på Spara. Till exempel kan du avmarkera widgeten Starta om du inte längre vill se introduktionerna till Planday.

Upptäck

Widgeten Upptäck välkomnar nya administratörer och ger dig möjlighet att testa viktiga Planday-funktioner.

Konto

I widgetet Konto kan du hantera dina kontouppgifter och ditt abonnemang. Klicka på Gå till ditt konto för att se en översikt.

Väntar på åtgärd

Du kan se widgeten Väntar på åtgärd som din digitala att-göra-lista. Den visar vilka och hur många uppgifter som väntar och behöver din uppmärksamhet. Området är uppdelat i fyra huvudkategorier:

Bytesförfrågningar – Byte av arbetspass mellan dina medarbetare som behöver godkännande.
Begärda arbetspass – Byte av arbetspass mellan dina medarbetare som behöver godkännande.
Stämpeltider – Avslutade arbetspass som behöver ditt godkännande.
Frånvaroansökningar – Godkänn eller neka dina medarbetares frånvaroansökningar.

I varje kategori ser du hur många förfrågningar som väntar på åtgärd. När du klickar på en kategori kommer du direkt till sidan där du kan behandla den specifika förfrågan.

Nyheter

Du kan dela information med dina medarbetare via widgeten Nyheter. Du kan betrakta detta område som en anslagstavla där du kan publicera meddelanden till teamet. Klicka på Till nyheterna för att få en översikt över alla inlägg. Du kan redigera inlägg eller skapa nya, och du kan valfritt ställa in visningstiden eller målgruppen

Händelser

Du kan planera händelser med dina medarbetare direkt i Planday, såsom utbildningar, julfester eller andra händelser. Klicka på Gå till händelser för att redigera eller skapa evenemang. När du skapar evenemanget kan du välja Använd deltagande, så att gäster kan anmäla sig direkt via detta inlägg. Filtrera vid behov efter avdelningar och personalgrupper och ange detaljer om datum och tid.

Födelsedagar

Widgetet Födelsedagar visar administratörerna i ert portal vem som har födelsedag under den kommande veckan. De födelsedagar som anges i medarbetarprofilerna ligger till grund för vilka datum som visas här.

Löneprocent (endast för administratörer)

I det här widgetet ser du löneprocenten för en avdelning och kan jämföra detta värde direkt med din budget eller andra avdelningar. Dessa data kan genereras när du har registrerat intäkter i systemet och har ett schema med bekräftade arbetspass. På så sätt kan löneprocenten beräknas utifrån jämförelsen mellan intäkter och lönekostnader inom en viss tidsram.

Klicka på Konfigurera för att ställa in den avdelning och tidsperiod som ska kontrolleras, samt jämförelsepartnern.

Omsättning (endast för administratörer)

För att data ska visas i widgeten Omsättning måste omsättningsdata vara inmatad i er portal. Detta kan ni göra via Rapporter > Omsättning eller genom Inställningar > Rapporter > Omsättning. Ni kan manuellt mata in er omsättning.

Automatisera steg i er omsättningsskapelse genom att koppla ett stödjat POS-system via integration. Navigera till Inställningar > Integrationer för att kontrollera era alternativ.

Genom att klicka på Konfigurera kan ni ställa in den avdelning och den tidsperiod för vilken ni vill se omsättningen, samt om ni vill jämföra värdena med en annan avdelning.

Sen att stämpla inn

Här kan du snabbt få en översikt över dagens skift. Färgmärkta skift visar avvikelser från den planerade arbetstiden.

I appen kan du också kontrollera närvaro och skicka ett meddelande direkt till anställda som är försenade:

https://tutorials.planday.com/en/detail/videos/people/video/6342368371112/how-to-message-your-team-via-planday (EN)

Ta också en titt på följande användbara artiklar:

ℹ️ Behöver du mer hjälp?

🔍 Sök i Hjälpcentret | Se videor på Tutorials.Planday.com | Se webbinarier

💬 För personlig support:

Logga in och kontakta vårt supportteam via den blå ikonen längst ner om du har frågor, eller boka en personlig produktutbildning med en expert