🎯 For Administratorer og managere.

Bemærk venligst, at indholdet af denne artikel kun er til orientering og ikke erstatter juridisk rådgivning. Hvis du ønsker mere information, anbefaler vi at besøge følgende retsinformation.
Læs også mere i Sådan opsætter du Stempelur.

Ny lov om arbejdstidsregistrering

Til juli 2024 bliver det lovpligtigt for alle danske arbejdsgivere at give deres medarbejdere mulighed for at registrere deres arbejdstid. Det sker for at beskytte medarbejdernes rettigheder og sikre, at medarbejderne ikke bliver overbebyrdede.

Arbejdstidsloven giver en juridisk ramme for emner som daglig arbejdstid, pauser, natarbejde og andre detaljer. Afhængigt af branchen kan der være forskellige regler, f.eks. på grund af kollektive overenskomster. De præcise juridiske rammer for registrering af arbejdstid er stadig under udarbejdelse, men én ting står allerede klart: Der skal være et passende system, og det skal bruges. Det kan Planday hjælpe dig med.

Herunder er et udpluk af reglerne:

Arbejdsgiver skal dokumentere medarbejderes arbejdstimer
Maks 48 timers arbejde om ugen over en periode på 4 måneder
11 timers sammenhængende hvileperiode i en 24 timers periode
24 timers pause en gang om ugen
Max 8 timer inden for en 24 timers periode for natarbejdere
Ret til pauser i løbet af arbejdsdagen, f.eks. 30 min. efter 6 timers arbejde

Hvad skal jeg overveje som arbejdsgiver?

Som arbejdsgiver skal du overveje hvordan du vil overholde ovenstående regler, f.eks. ved hjælp af Planday. I følgende artikel vil vi komme med vores anbefalinger til hvordan du kan registrere arbejdstid, og hente rapporter med Planday.

Bemærk: Vi er ikke rådgivere og kan ikke vurdere hvilken løsning der virker bedst for jer/din virksomhed.

I følgende artikel vil du kunne læse mere om hvordan du kan bruge de forskellige funktioner i Planday som arbejdstidsregler, stempelur, normtimer, pauseregler og vagtplanen. Vi har opstillet fire forskellige løsningsforslag til hvordan vi anbefaler at bruge Planday til tidsregistrering - og rapportering.

Opret arbejdstidsregler

For nemmest at kunne holde styr på ovenstående regler, kan du i Planday med fordel oprette arbejdstidsregler. Med arbejdstidsregler vil du blive advaret under vagtplanlægningen, i tilfælde af du overtræder reglerne.

Gå til Indstillinger (1.) > Arbejdstidsregler (2.) > Opret (3.). I billedet herunder ser du en liste over de forskellige arbejdstidsregler vi anbefaler at oprette under hver type (4.).

⬆️ Eksempler:

Brug en arbejdstidsregel med typen Arbejdstimer i en tidsperiode for at blive advaret, hvis en medarbejder bliver vagtplaneret mere end 48 timer i gennemsnit om ugen over 17,4 uger.

Vis opsætning

Brug en arbejdstidsregel med typen Kontinuerlige arbejdsfrie timer i en tidsperiode for at blive advaret hvis medarbejderne ikke har haft mindst 35 timers sammenhængende hvile på 7 dage. Reglen siger nemlig at der skal være et fridøgn helst i sammenhæng med 11 timers hvilke mindst en gang om ugen.

Vis opsætning

Brug en arbejdstidsregel med typen Arbejdstimer i en tidsperiode for a blivet advaret hvis en medarbejder bliver vagtplaneret mere end 8 timer i løbet af en periode på 24 timer, i hvilken der udføres natarbejde.

Vis opsætning

💡Hvis natarbejde gælder i din situation, så skal du vælge alle vagttyper og kun fravælge vagttypen for natarbejde under “Alle vagttyper, undtagen”.
Læs mere om vagttyper i Opret og anvend vagttyper.

Brug en arbejdstidsregel med typen Arbejdstimer i en tidsperiode for at blive advaret, hvis en medarbejdere er igang med at blive vagtplaneret til mere end 48 timer om ugen.

Vis opsætning

Brug en arbejdstidsregel med typen Kontinuerlige arbejdsfrie timer i en tidsperiode for at blive advaret, hvis medarbejderne ikke har haft mindst 11 timers fri mellem to vagter.

Vis opsætning

Du kan få et overblik over, om dine arbejdstidsregler bliver overholdt i en rapport om arbejdstidsregler.

Læs mere i Sådan opretter du arbejdstidsregler.

Løsningsforslag til opsætning af tidsregistrering med Planday

Stempeluret er tilgængeligt til tidsregistrering. Du kan holde styr på arbejdstiden og oprette rapporter. Derudover er pauseregler og arbejdstidsregler nyttige til at overholde lovkrav.

Løsning 1 - Vagtplan og Stempelur

Medarbejderne kan stemple ind og ud til vagter ved hjælp af stempeluret via Planday-appen eller web og på den måde registrere deres arbejdstid.

Hvis medarbejderne glemmer at stemple ind, kan lederne indtaste arbejdstiden for dem efterfølgende.

Eksempel:

Udrul en vagtplan for en periode (4 måneder), hvor normtid, dvs. de kontraktuelle antal timer, overholdes.
Lad medarbejdere stemple ind og ud på vagterne så afvigelser fra planeret tid fanges.

Find ud af mere Sådan opsætter du stempelur.

Løsning 2 - Stempl ind og ud uden vagter

Hvis I er mange medarbejdere som muligvis ikke har en vagtplan, kan du lade medarbejdere stemple ind og ud uden at have planlagte vagter i forvejen. Denne funktionalitet skal aktiveres af vores supportteam, hvis ikke det er slået til i forvejen.

Med denne tilladelse kan medarbejdere stemple ind udenom vagtplanen hvilket betyder at indstillingerne skal sættes til at kunne stemple ind og ud Alle steder, når på mobilappen. Hvis nødvendigt kan du også opsætte en geolokation.

Se mere i Opsæt stempelur for app adgang.

Husk: Medarbejdere der arbejder om natten eller i weekender, skal også stemple ind og ud.

Bemærk: En manager skal godkende stempeltiderne således at timerne registreres korrekt.

For at gøre dette skal du gå til menuen Vagtplan > Stempelur > vælg stempeltider > Godkend valgte.

Løsning 3 - Brug vagtplanen og lad medarbejdere redigere egne vagter

Bemærk: For at kunne benytte denne løsning er det nødvendigt at medarbejderne har rettigheden til at redigere i sine egne vagter. Hvis du som administrator ønsker at gøre brug af denne løsning, kan du kontakte support for at aktiveret funktionen.

Eksempel:

Udrul en vagtplan for en periode (4 måneder), hvor normtid, dvs. de kontraktuelle antal timer, overholdes.
Når der er afvigelser til den vagtplanerede tid, kan medarbejderen selv redigere sine time/sin timeseddel under Din vagtplan på web.

Løsning 4 - Brug vagtplanen og lad medarbejdere oprette vagter

Med denne løsning giver du det meste af kontrollen til dine medarbejdere. Her vil du give de relevante medarbejdere vagtplan admin rettigheder, så de kan oprette vagter og rette i dem.

Sådan tilføjer eller redigerer du et adgangsniveau for en medarbejder:

Klik på "Medarbejdere" for at få vist alle medarbejdere.
Brug søgefunktionen eller musen til at finde den medarbejder, hvis adgangsniveau du vil tilføje eller opdatere.
Klik på medarbejderens navn for at se detaljerne.
Gå til "Adgangsniveauer" og klik på + Tilføj for at tilføje eller på ✏️ for at fjerne og redigere adgangsniveauer for medarbejderen.

Bemærk: Med Vagtplan admin adgangsniveau kan de også oprette og ændre vagter på andre end sig selv.

Alternativt kan du også få adgang til adgangsniveauer fra det fulde redigeringsbillede i den nye fane Udvidet opsætning, som vist nedenfor:

Da dette er et stort ansvar og kan give uhensigtsmæssige rettigheder til medarbejdere i flere afdelinger, anbefaler vi at du evt. opretter en særskilt afdeling eller konto til den gruppe medarbejdere, så de ikke har rettigheder over andre afdelinger.

Vigtigt: Enhver ændring udført under eller på en vagt – uanset om det er at stemple ind, foretage en manuel rettelse som medarbejder eller få en godkendelse fra en administrator – bliver nøje dokumenteret i Planday. Du kan nemt finde en log over vagtens aktiviteter ved at gå til menuen Vagtplan > Værktøjer > Vagtplanhistorik.

Flere nyttige informationer

Hold styr på dine medarbejderes arbejdstid

For dit eget overblik eller i tilfælde af en revision kan du se dine medarbejderes arbejdstid forskellige steder i Planday:

Opret en oversigt over timer/vagter pr. medarbejder i en bestemt tidsperiode under Rapporter > Rapporter over vagtplansstatistik for en eller flere medarbejdere.
Hurtigt tjek: Direkte i vagtplanen kan du se for hver medarbejder, hvor mange timer de er planlagt til i den viste periode. Hvis du arbejder med kontraktregler (f.eks. 40-timers uge), kan du se, om de er opfyldt.
I en medarbejderprofil > Vagter kan du få vist arbejdstiden for en bestemt periode.
Download en oversigt over stempeltider under Vagtplan > Stempelur > Printerikon.

Opret pauser med pauseregler

Med pauseregler tilføjes pauser automatisk til vagter, hvis de opfylder visse betingelser.

Brug pauseregler til automatisk at tilføje pauser på 30 minutter efter f.eks. 6 timers arbejde.

Læs mere i denne artikel.

Få overblik over normtimer baseret på kontaktregler (kun tilgængeligt på plus og pro plan)

Hvis du har oprettet Kontraktregler og tildelt dem til medarbejdere, kan du se, i hvilket omfang betingelserne overholdes i henhold til kontrakten. På baggrund af dette kan du træffe beslutninger om din vagtplanlægning og udbetaling af afspadsering.

Gå til Indstillinger > HR > Kontaktregler > Opret
Herefter får du oversigten ved at gå til menuen Vagtplan > Normtimer

Læs mere i artiklen Oversigt over Normtimer baseret på kontraktregler.

FAQ

Hvordan kan jeg trække en rapport på min ansattes arbejdstid?

Gå til rapporter - Vagtplan Statistik - Timer pr. medarbejder

Hvor kan mine ansatte se deres egne timer?

Det kan de i mobil appen under Dine timer.
På web kan medarbejdere få et overblik via Forside > Din vagtplan.

Hvordan kan jeg trække en rapport på min ansattes arbejdstid for dem?

Gå til Rapporter - Vagtplanstatistik - Vælg medarbejder > Vælg datointerval

Hvordan finder jeg information om timer på tidligere ansatte?

Under rapporter og vagtplan statistik kan du vælge at få deaktiverede medarbejdere med i dit udtræk.

Du kan også gå i menuen Medarbejdere > klikke på Deaktiveret ude i filteret i venstre side > finde den medarbejder du vil tjekke op på, og redigere denne, gå i fanen Vagter og vælge den respektive periode for hvilken du vil tjekke op på timer.

Kan mine ansatte oprette deres egne vagter eller timesedler?

For at kunne oprette vagter i Planday, kræver det, at man som minimum er vagtplan admin. Dette giver også adgang til at kunne oprette vagter på andre medarbejdere end sig selv.

Hvis du vil give dine medarbejdere lov til at rette i egne vagter, så kan du godt det, men det kræver at du kontakter vores supportafdeling og beder dem slå den funktion til. Der er også en begrænsning til denne funktion, som er at man kun kan rette egne vagter fra Planday på web og ikke fra mobilappen.

Kan mine ansatte redigere deres egne vagter?

Som udgangspunkt er det kun managers med vagtplan admin adgang, der kan rette i vagter. Men vi har en funktionalitet der går at medarbejdere kan rette i egne vagter via vores browser version af Planday. Hvis I ønsker at få den funktionalitet til, kan I blot række ud til vores supportteam.

Hvordan kan vi sætte systemet op så vi kan få en advarsel forud for regelbrud?

Vi anbefaler at du opretter arbejdstidsregler hvor antallet af timer for max er sat en anelse lavere end regel påskriver.

Vi anbefaler også at I løbende trækker rapporter på timeantal for 4 måneder

Hvad gør jeg/mine medarbejdere hvis vi glemmer at stemple ud?

Medarbejder: Send en besked til din leder med dit start- og sluttidspunkt for dagen hvor du har glemt at stemple ind og/eller ud. Du kan evt. lave en aftale med din leder, hvilken besked/kommunikationsplatform der er bedst til at gøre dette (Planday-beskeder, sms, email).
Manager: Gå til vagtplanen for at oprette en vagt med de korrekte tider og godkend timerne fra vagtplanen. Tilføj en note om at din medarbejder har glemt at stemple ind/ud.

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.