Før du starter med at bruge Planday skal du opsætte din virksomhed med dine medarbejdere og din ønskede struktur. Derfor skal du oprette afdelinger, personalegrupper og medarbejdere før du går i gang med vagtplanlægningen. Først når opsætningen er færdig, kan du begynde at invitere dine medarbejdere og bruge Planday.
​
I denne artikel forklarer vi de grundlæggende trin for opsætningen af din portal. Herefter kan du oprette yderligere funktioner indenfor tidsregistrering eller administration af løn og omsætning. Hver virksomhed er unik - vælg selv hvordan du ønsker at bruge funktionerne.
​
💡De mest benyttede begreber og funktioner i Planday kan du læse mere om i artiklen Opbygningen af Planday.
​

I Planday er vagtplaner organiseret i Afdelinger, hvilket betyder, at du skal have en afdeling i hver enkelt af dine aktuelle vagtplaner. For en restaurant betyder dette typisk, at du har én afdeling, hvor gæsterne sidder, og én afdeling, hvor maden og andet håndteres.
​
For at oprette en afdeling kan du gå til Medarbejdere og klik på (+) knappen til højre for Alle afdelinger. Alternativt kan du også oprette nye samt redigere eksisterende afdelinger ved at gå til Medarbejdere > Afdelinger > Opret afdeling.
​
Giv afdelingen et navn, og hvis du allerede har oprettet medarbejdere, kan du føje dem til afdelingen med det samme.
​
Klik på Gem når du er færdig med at indtaste oplysningerne om afdelingen.
​

Læs mere om hvordan man opretter og redigerer afdelinger i følgende artikel.
​

Personalegrupper gør det muligt at organisere dit personale baseret på færdigheder og de roller, de har i virksomheden. Afdelinger styrer, hvor medarbejderne kan arbejde, mens personalegrupper styrer, hvilke roller/vagter en medarbejder kan have. Når du senere opretter vagter i Planday, er det kun de medarbejdere, der er tildelt til afdelingen, og den personalegruppe, der er indstillet til vagten, der kan vælge dem.
​
💡 Hver medarbejder kan tildeles til flere afdelinger og personalegrupper.
​
For at oprette personalegrupper skal du gå til Medarbejdere > og klik på (+) knappen til højre for Personalegrupper. Alternativt kan du også oprette nye samt redigere eksisterende personalegrupper ved at gå til Medarbejdere > Personalegrupper > Opret personalegruppe.
​
Giv personalegruppen et navn, og hvis du allerede har oprettet medarbejdere, kan du føje dem til personalegruppen.
​
Klik på Gem når du er færdig med at indtaste oplysningerne om personalegruppen.

Læs mere om hvordan du opretter og redigerer personalegruppe i følgende artikel.
​

Du kan nu oprette medarbejdere og tildele dem til afdelinger og personalegrupper, baseret på hvilke roller de skal have i virksomheden.
​
Når du opretter medarbejdere, anbefaler vi, at du tilføjer deres kontaktoplysninger, så du kan invitere dem til Planday. Derudover kan du tildele dine medarbejdere til afdelinger og personalegrupper, hvilket vil bestemme, hvilke vagter de kan tage i vagtplanen.
​
For at oprette medarbejdere, skal du gå til Medarbejdere > Medarbejdere, og vælge Opret medarbejder.
​

Send loginoplysningerne til dit nye medlem af personalet. De sendes til den e-mailadresse, der er knyttet til medarbejderens konto.
​
Hvis du vil sende loginoplysningerne senere, kan du lave en masseinvitation, ved at gå til Medarbejdere > Værktøjer > Send invitationer.
​
💡Hvis du vil oprette flere medarbejdere på én gang, kan du gå til Medarbejdere > Værktøjer > Import af medarbejdere via skabelon.
​
​

Du kan læse mere om oprettelse og invitation af medarbejdere i Opret, rediger og inviter medarbejdere.

💡 En detaljeret oversigt over vagtplanen kan også findes i artiklen Lær vagtplanen at kende.

Når du har fået oprettet afdelinger, personalegrupper og medarbejdere, er du klar til at starte vagtplanlægningen. Gå til Vagtplan > Vagtplan i den øverste menu, og vælg, hvor du gerne vil oprette en vagt. Så nemt er det.
​
Under Vagtplan kan du arbejde med tre forskellige visninger: Medarbejdere, Grupper og Funktioner. Til at starte med er det nok med det, du kan finde i visningerne Medarbejdere og Grupper.
​
Få mere at vide om visningen Funktioner i artiklen Vagtplanlægning med Sektioner og Funktioner.
​

Hvis du vil oprette en vagt, skal du klikke på det sted i vagtplanen, hvor du vil oprette vagten. Et blåt plus tegn vil dukke op som du kan klikke på. Vagter oprettes i en hvilken som helst af de tre visninger: Grupper, Medarbejdere og Funktioner.
​
💡Du kan også vælge at oprette ledige vagter, hvis du endnu ikke ved hvilken medarbejder der skal have vagten.

​

Hvis du vil flytte en vagt, skal du blot trække og slippe den på det ønskede sted. Denne funktion er især nyttig, hvis du bruger Ledige vagter under medarbejdervisningen. Du skal blot trække en ledig vagt og slippe den for at tildele den til en medarbejder.
​

Hvis du har den samme vagt i flere dage, kan du kopiere den ved at bruge Alt/Option (Mac) eller Alt (Windows) og placere en kopi af vagten, hvor du ønsker det.
​
​

Du kan slette vagter enkeltvis, eller du kan lave en massesletning af alle vagter i en enkelt uge.
​
For at slette en enkelt vagt skal du klik på vagten, og klikke på Slet nederst i dialogboksen. Hvis du istedet ønsker at slette alle vagter i en uge, kan du gå til Værktøjer i øverste højre hjørne, og vælge Slet denne uge.
​

Når du har sat dig ind i vagtplanen og gerne vil bruge mindre tid på vagtplanlægningen, er det blevet tid til at se nærmere på vagtplanskabelonerne. Se denne artikel for at få flere oplysninger om skabeloner.
​

Når du har fået din første vagtplan på plads, og du har invitereret dine medarbejdere, kan det være en god ide at lære noget mere om: