💡 Hvis du som medarbejder bruger Planday til at anmode om ledige vagter, bytte dine vagter, overføre eller overdrage vagter, så besøg artiklerne Ledige vagter eller Sælg, byt og overdrag dine vagter.
Hvad er ledige vagter?
Hvad er ledige vagter?
På Planday er det muligt at oprette vagter uden at tildele dem til specifikke medarbejdere. Disse type vagter kaldes Ledige vagter.
Ledige vagter kan være gode, hvis du ønsker at oprette vagter hvor medarbejdere kan anmode om vagten baseret på deres role, kompetencer eller præference.
Ledige vagter
Du opretter en ledig vagt på samme måde som du opretter en normal vagt, men uden at tildele en medarbejder til den.
I medarbejdervisningen kan du starte med at oprette en ledig vagt i toppen af vagtplanen. Hvis du du opretter en vagt i en medarbejders kolonne, kan du som den første mulighed vælge ledig vagt i drop-down menuen.
Den ledige vagt vil også være den første valg mulighed når du opretter en vagt i gruppe- og funktionsvisningen.
Når en ledig vagt er oprettet vil den vise sig med en rød farve 🔴 i vagtplanen. Det er kun en medarbejder fra den valgte personalegruppe der kan overtage den ledige vagt. Vagter forbliver ledig og ikke-tildelt indtil en administrator eller vagtplansansvarlig har godkendt anmodningen.
Vagtbytte, Overdragelse og Sælg vagter
Afhængigt af dine indstillingerne kan medarbejdere bytte, overdrage og sælge vagter med hinanden, hvis de er tildelt den samme personalegruppe. En leder skal som standard godkende et vagtbytte.
Vagtbytte - giver en medarbejder mulighed for at bytte sin vagt med en anden kollega og tage en af deres vagt efter intern aftale.
Overdragelse - giver en medarbejder mulighed for at give en vagt direkte til en kollega efter intern aftale.
Sælg - tillader medarbejdere at sætte deres vagt til salg så kolleger kan overtage. En vagt der er til salg vil for andre medarbejdere se ud som en ledig vagt.
Før anmodningen når frem til dig, skal handlingen bekræftes af kollegaen (for vagtbytte eller overdragelse), eller der skal anmodes om en vagt til videresalg (for overdragelse).
Valgfrie notifikationsindstillinger
Som standard vil Planday sende dig en notifikation for hver anmodning - så ingen vagtbytte eller overdragelse finder sted uden din godkendelse.
Hvis du vil angive, hvordan dine medarbejdere kan bytte vagter, og hvornår de skal have din godkendelse skal du gå til Indstillinger > Vagtplan > Vagtbytte og Tilgængelighed.
Vær forsigtig og ekstra opmærksom ved ændringer af nedenstående indstillinger.
Bemærk: Hvis du ønsker, at en leder altid skal godkende vagtbytte - eller overdragelserne, skal du angive et højt tal, f.eks. 50000 i de 3 felter vist ovenfor. Hvis de ikke skal godkendes af en leder, skal du skrive 0 i disse felter.
Sådan håndterer du en vagtanmodning
Du kan gøre dette ved at gå til afsnittet Vagtanmodninger fra Vagtplan > Vagtanmodninger.
Du kan også komme direkte dertil fra Afventer handling-widget, hvis den er tilføjet til din Planday forside.
Du kan skifte mellem afsnittene Bytteanmodninger (bytte- og overdragelsesanmodninger) og Vagtanmodninger(anmodninger om ledige vagter). Du kan filtrere efter afdelinger via drop-down-listen for at indsnævre yderligere, hvis det er nødvendigt.
Bytteanmodninger - Klik på blyantsikonet ✏️ Rediger helt til højre i linjen. I redigeringsvinduet kan du eventuelt tildele en vagttype til den pågældende vagt og godkende eller afvise det.
Vagtanmodninger - Klik på Tildel medarbejder i kolonnen Tildelt medarbejder. Du kan derefter se de medarbejdere, der har anmodet om at overtage vagten. Hvis der er flere, skal du vælge en ved at klikke på deres navn og bekræfte med Tildel.
Tip: Selvom du allerede har tildelt en ledig vagt til en medarbejder, kan du se, hvem der har søgt om vagten i vagtplanen bagefter. Det er nyttigt, hvis du stadig har brug for at foretage en ændring i sidste øjeblik.
Godkend vagtanmodninger på appen
Afventende handlinger kan også håndteres i Planday-appen. Du kan se dem under widgetten Anmodninger.
Vagtbytteanmodninger
Vagtbytteanmodninger
I eksemplet på skærmbillederne herunder, bliver et vagtbytte godkendt: For at gøre dette skal du trykke på Anmodninger > Bytte og overdragelser, vælge anmodningen og trykke på Godkend eller Afvis.
Godkend anmodninger for vagter til salg
Godkend anmodninger for vagter til salg
⬆️ Eksemplet ovenfor viser, hvordan du behandler en anmodning for en vagt til salg.
Fra Overblik skal du trykke på Anmodninger > Vagtanmodninger. Vælg derefter anmodningen om vagten til salg (1.). Tryk på Medarbejder (2.) for at vælge den medarbejder, du vil give vagten til (enten en af de medarbejdere, der har booket vagten, eller en anden medarbejder, der er ledig til denne vagt).
Godkend anmodninger om ledige vagter
Godkend anmodninger om ledige vagter
⬆️ Eksemplet ovenfor viser, hvordan man behandler en anmodning for en ledig vagt.
Fra Overblik skal du trykke på Anmodninger > Vagtanmodninger.
Vælg derefter anmodningen om Ledig vagt (1.).
Tryk på Medarbejder (2.)
Under Medarbejdere som har anmodet om vagten kan du se hvilke medarbejdere der har anmodet. Den første anmodning er på toppen af listen (3.). Tryk på navnet for at vælge den medarbejder, du vil give vagten til.
Når du har valgt medarbejderen i begge eksempler, skal du trykke på Gem øverst til højre på skærmen.
Aktiver eller deaktiver notifikationer
Under Indstillinger > Portalindstillinger > Notifikationer kan du indstille, hvem der skal have besked i tilfælde af Vagtbytte godkendelse (og overdragelser) eller Vagtanmodninger (anmodning om ledig vagt).
Læs mere i artiklen Notifikationer om vagtbytte eller vagtanmodninger.
Se også:
ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com
💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.