Vagtplanen er hjertet i Planday. Du vil højst sandsynligt bruge den dagligt til effektivt at kortlægge dine medarbejderes vagter. Denne artikel vil hjælpe dig med at få et overblik over vagtplanen på web. Du navigerer til vagtplanen ved at vælge Vagtplan i menulinjen øverst på skærmen.
​
💡 Du kan bruge de fleste af de funktioner, der er beskrevet i denne artikel, ikke kun i browser-versionen, men også på farten i Planday-appen.

I det øverste venstre område af din vagtplan kan du bestemme, i hvilken visning din vagtplan skal have. Du kan indstille forskellige filtre, vælge den afdeling eller periode, der skal vises, eller sortere efter medarbejdere, grupper eller funktioner.

I Planday har hver afdeling sin egen vagtplan. Hvis du har oprettet flere afdelinger, kan du skifte mellem disses vagtplaner ved at bruge dropdown menuen.

Der er tre forskellige visninger af vagtplanen; Medarbejdere, Grupper og Funktioner. I ovenstående billede ses medarbejdervisningen, men vi anbefaler at prøve alle forskellige visninger for at finde ud af hvad man mest er til.

Du kan skifte mellem dagsvisning af vagtplanen, ugevisning, 2 ugers eller månedsvisning. Ved brug af pilene kan du bladre frem og tilbage i perioden samtidig med at du kan følge med i hvilken uge du befinder dig i. Hvis du har bladret lidt frem og tilbage i tid og så ønsker at hoppe til dags dato, kan du blot klikke på I dag.
​
💡Bemærk at Administrer Medarbejder og Sortér efter bliver uddybet i sidste afsnit af artiklen.
​

I det øverste højre område kan du foretage yderligere individuelle indstillinger for vagtplanvisningen, oprette og redigere skabeloner og få adgang til flere funktioner.

I denne dropwdown menu får du en liste af informationer du kan vælge at tilvælge til din vagtplansvisning. Som f.eks. helligdage, løn og omkostning.

⚠️ Bemærk at funktioner i Økonomi ikke er tilgængelige for alle portaler.
​
Når du har foretaget dine valg, skal du trykke Udført.
​
Under menuen Skabeloner kan du oprette skabeloner, redigere eksisterende, gemme din nuværende vagtplan og udrulle en skabelon i vagtplanen. Du kan også hurtigt kopiere den indeværende uge til næste uge.
​
Fra dropwdown menuen Værktøjer kan du godkende flere vagter, udskrive din vagtplan, vise og skjule din vagtplan, se din vagtplanshistorik og meget mere.
​

💡Du kan få en detaljeret oversigt over emnet Vagter i artiklen Opret og rediger vagter.
​
I midten af din vagtplan finder du dine vagter. En normal vagt vises med medarbejderens navn og vagttidspunkt, og ved at klikke på vagten, kan du se flere oplysninger og redigere vagten.
​
Vagter kan også have forskellige farver, der giver oplysninger om vagten. Herunder har vi forklaret 6 almindelige eksempler fra mandag til lørdag.
​

​(Mandag) Ledig vagt (1.):Hvis du har en vagt men ikke ved hvem som kan tage den, kan du oprette en ledig vagt som medarbejderne selv kan amode om. Ledige vagter er nemt genkendelige med deres røde farve i vagtplanen.
​
​(Tirsdag) Ledig vagt, anmodet (2.): Når en eller flere medarbejdere anmoder om en vagt, kan du straks se det i vagtplanen med teksten vagtanmodning. Tildel vagten, og informer medarbejderen for at sikre, at du har alle vagter dækket.
​
​(Onsdag) Godkendt vagt (3.): Når en vagt er godkendt til løn, vil den være grøn i vagtplanen. Det gør det nemt at se hvilke vagter er blevet godkendt og hvilke som stadig mangler godkendelse af en leder eller administrator.
​
​(Torsdag) Vagt til salg (4.): Hvis en medarbejdere ikke kan arbejde på en af deres egne vagter, kan de vælge at sætte den til salg således at en kollega med samme kvalifikationer kan tage vagten. En vagt til salg vil vise sig i vagtplanen med farven gul, der indikerer at der er brug for at hjælp. Se mere om vagtanmodninger her.
​
​(Fredag) Vagt med anvendt vagttype (5.): Brug vagttyper til at registrere sygdom, undervisning eller anden speciel begivenhed som adskiller vagten fra en normal vagt. Vagttyper oprettes med en farvekode og kan ses direkte i vagtplanen. Administratorer kan altid oprette og redigere i eksisterende vagttyper.
Se mere i artiklen Opret og brug vagttyper.
​
​(Lørdag) Vagt med stempeltid (6.): Ved brug af Stempelur, kan du i vagtplanen se hvilke medarbejdere der har stemplet ind og ud af deres vagter. I dette eksempel har medarbejdere Planday Bruger stemplet ind 7:08 og ud kl 15:05.
​

Under datoen for vagten kan du se et antal af vagter. Som udgangspunkt vises alle vagter på den pågældende dag. Du kan vælge at specificere hvilke vagter du gerne vil se summen af. Dette gøre ved at gå til indstillingerne (⚙️) og her kan du klikke på de forskellige kategorier for at filtrere i vagttotalen.
​
Det kan også være du ønsker at sende beskeder til en eller flere medarbejdere der arbejder på dagen. Ved at gå til Arbejder i dag > ser du medarbejderlisten og et konvolutsymbol ✉️ som du kan klikke for at sende beskeder.

Når du under Se indstillinger har slået Omsætning og Løntimer og -udgifter til, kan du i bunden af skemaet indtaste din omsætning for dagen og sammenligne dem med dine udgående lønomkostninger Hvis du har fastsat en lønprocent for lønomkostningerne i forhold til omsætningen, kan du se en visuel indikator her for at holde dig opdateret.
​

Hvis du bliver i medarbejdervisningen af vagtplanen kan du se følgende funktioner og genveje.
​

1. Se når dine medarbejders timer afviger fra kontraktreglerne. Hvis du har oprettet kontraktregler for dine medarbejdere, kan du se en visuel indikator omkring deres billede i skemaet. I eksemplet ovenfor er Maria grøn for at angive, at hun er planlagt til det nøjagtige antal timer i hendes kontrakt, mens Natasha ikke er planlagt til nok og er gul og Planday Bruger er rød fordi hun er planlagt til for mange timer. Ved at klikke på billedet eller initialerne, kan du også se et beløb for deres samlede antal timer i denne periode, deres lønomkostninger og deres antal vagter.
​
​2. Rediger dine medarbejdere eller få et vagtoverblik: Ved hjælp af genvejstasterne som vist i pkt. 2 kan du allerede i vagtplanen vælge at redigere (🖍) dine medarbejderes oplysninger, eller vælge at se et vagtoverblik over en given periode.
​
​3. Administrer Medarbejdere: Træk og slip medarbejdere i den rækkefølge, du vil se dem i vagtplanen.
​
​4. Sortér dine medarbejdere i vagtplanen: Ved at klikke på Sortér efter kan du organisere rækkefølgen af dine medarbejdere og hvordan de vises i vagtplanen. Som udgangspunkt står den på Brugerdefineret, men du kan b.la. også vælge Fornavn, Efternavn og Timer. Du kan også ændre på rækkefølgen, om den skal stige eller falde, ved et enkelt klik.
​

Se også relevante artikler: