Hvad er vagtplanskabeloner?

Skabeloner er velegnede som fundament for din vagtplan eller til at gemme tilbagevendende uger til senere brug. Skabeloner kan anvendes på flere perioder på samme tid, hvilket sparer dig mange planlægningstimer.

Med vagtplanskabeloner kan du også oprette en repetativ vagtplan for enten en enkelt eller flere medarbejdere, anvende vagttyper til specifikke dage eller datointerval og ekskludere valgte funktioner når de ikke skal udfyldes. Du har også muligheden for at oprette ledige vagter i skabelonen og lade dine medarbejdere anmode om disse - ligesom på den almindelige vagtplan.

Vagtplanskabelon overblik

Menuen Skabeloner findes øverst til højre, når du er inde på menuen Vagtplan. Derfra kan du gøre følgende:

Oprette en ny skabelon.
Gemme din nuværende vagtplan som en skabelon.
Redigere eksisterende skabeloner.
Udrulle din skabelon på vagtplanen.
Kopier uge for at duplikere den aktuelle uges tidsplan til en fremtidig uge.

Opret en ny vagtplan skabelon

Når du klikker på Opret ny skal du navngive skabelonen og dernæst har du to muligheder. Du kan oprette en:

Ugeskabelon - lader dig oprette en uges vagter som du derefter kan kopiere til flere uger
Dagsskabelon - lader dig oprette en dags vagtplan som du derefter kan genanvende på specifikke dage, som f.eks. en vagtplan for travle perioder omkring nytår.

Opret din skabelon som hvis du skulle oprette vagter i vagtplanen direkte. Du kan duplikere hele ugeskabelonen til flere uger og planlægge en 2 ugers eller en hel måneds vagtplan. Tryk Gem i øverste højre hjørne når du er færdig.

Antallet af tegn i kommentarfeltet må højst være 250, inklusive mellemrum.

Bruger du automatiske pauseregler eller stempelurspauser? I så fald bør du ikke indtaste nogen manuelle pauser i vagterne i din skabelon, for når du ruller din skabelon ud, vil de automatiske pauseregler blive anvendt, og de manuelle pauser, der er indtastet i skabelonen, vil også blive anvendt, hvilket resulterer i dobbelte pauser.

Flyt og kopiér vagter i skabeloneditoren

Hvis du har den samme vagt på flere dage, kan du kopiere den ved at holde tasten Alt/Option (Mac) eller Alt (Windows) nede og anbringe en kopi af vagten der, hvor du ønsker den.

💡Kopiering af vagter virker på tværs af alle tre visninger i skabeloneditoren: Medarbejdere, Grupper og Jobfunktioner.

Hvis du vil flytte en vagt, skal du blot trække i den og slippe den på det ønskede sted.

Gem og rediger en skabelon

Når du vælger Vagtplan > Skabeloner > Gem som skabelon får du muligheden for at gemme vagterne i vagtplanen som en skabelon i X antal uger. Datovælgeren starter i den uge du allerede står i, i vagtplanen. Trykker du derimod på Rediger skabelon, får du listen af de allerede gemte skabeloner som du kan redigere i ved at klikke på blyanten.

Gem som skabelon	Rediger skabelon

Udrul skabelon i din vagtplan

Når du anvender skabeloner, er det vigtigt at kontrollere indstillingerne og den dato, som du anvender skabelonen fra. Derudover skal du tage stilling til hvad der skal ske med de eksisterende vagter i vagtplanen hvis der er nogle.

Gå til den uge i vagtplanen, hvor du vil starte med at udrulle din skabelon, gå derefter til menuen Skabeloner, og klik på Udrul skabelon.

Du har tre muligheder for hvad der skal ske med eventuelle eksisterende vagter, når du udruller en skabelon:

Opdater eksisterende og tilføj nye vagter - Den første mulighed vil forsøge at flette den eksisterende vagtplan med oplysningerne fra skabelonen.

Bemærk: Eksisterende ledige vagter erstattes kun, hvis de har præcis samme tidspunkt og samme personalegruppe som vagten fra skabelonen. Ellers vil der blive oprettet en ny vagt.

Slet alle og tilføj nye vagter - Den anden mulighed vil slette alt, der i øjeblikket findes i vagtplanen, og derefter tilføje oplysningerne fra skabelonen.*
Behold eksisterende og tilføj nye vagter - Denne mulighed tilføjer blot vagterne til vagtplanen uden at foretage ændringer i de eksisterende vagter. Det betyder, at intet går tabt, men det betyder også, at de nye vagter kan komme i konflikt med allerede eksisterende vagter.

*Udruller du en dagsskabelon vil vagterne for resten af dagene og ugerne selvfølgelig forblive gemt i vagtplanen.

💡Når du skifter mellem mulighederne, bør du få vist et eksempel på, hvordan slutresultatet kommer til at se ud. Vi anbefaler at anvende skabeloner på tomme uger. Det giver dig det bedste overblik og den bedste kontrol.

Udrul antal gange - Vælg det antal gange, som skabelonen skal anvendes. Hvis du f.eks. bruger en dagbaseret skabelon, kan du anvende den op til 14 gange for at udfylde en 14 dages skabelon i vagtplanen.

⚠️ Hvis du bruger en større skabelon, der dækker flere uger, anbefaler vi, at du begrænser antallet af gange, du anvender en skabelon. Hvis din skabelon f.eks. har 2 ugers skema, og du anvender den 4 gange, genererer du skemaet for de næste 8 uger.

Brug rullemenuen Medarbejdere til at begrænse den eller de medarbejdere, som skabelonen skal gælde for. Som standard er alle medarbejdere valgt.
Ved at vælge individuelle Vagttyper kan du skræddersy, hvilke vagttyper der skal anvendes på skemaet. Om mandagen kan du f.eks. have en vagttype til et ugentligt møde, som du så kan fravælge, når du anvender dagen på resten af ugen.
Som med medarbejdere og vagttyper kan du vælge at medtage eller udelukke visse Funktioner, når du udruller din skabelon. Dette kan være nyttigt, hvis nogle af dine stillinger kun forventes at være besat i travle perioder.

Når du har kontrolleret indstillingerne, skal du vælge Næste. Planday vil kontrollere for overtrædelser af arbejdstidsregler, før du bekræfter ved at trykke på Udrul.

Bemærk, at alle manuelle pauser, der er inkluderet i vagterne, nu bevares og kopieres over, når du kopierer en uge eller opretter og bruger en vagtplanskabelon.

💡 Hvis du har lavet en fejl og ønsker at starte forfra, kan du altid trykke på Værktøjer > Slet denne uge for at fjerne alle oprettede skabeloner. Du har også mulighed for at skjule visse dage eller perioder fra vagtplanen.

Kopiér uge

Hvis du har en ugevagtplan, som du vil genbruge, kan du hurtigt kopiere den ved at gå til menuen Skabeloner i vagtplanen og vælge Kopiér uge. Vælg den uge, du vil kopiere din vagtplan til, og bekræft.

Når du kopierer en uge, overskrives alle eksisterende vagter, der ikke allerede er godkendt til løn eller ikke har stempeltider.

💡 Den bedste måde at bruge Kopiér uge på er altid at kopiere til en tom uge. På den måde risikerer du ikke at overskrive noget ved et uheld.

Skabeloner og arbejdstidsregler

I Planday sammenholdes vagtplanskabelonen med arbejdstidsregler, før du udruller en skabelon. Dette er med til at sikre, at du ikke laver vagtplaner for medarbejdere i strid med bestemmelserne for arbejdstid i dit land eller din branche.

Der sammenholdes også med arbejdstidsreglerne for hver ændring af vagtplanen, du foretager. f.eks. ved flytning eller kopiering af vagter, tilføjelse af medarbejdere til ledige vagter eller ændring af vagtlængden. Se denne artikel over hvordan du opretter arbejdstidsregler.

Se også:

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.