💡 Bemærk venligst, at deaktiverede medarbejdere ikke regnes med i dit totale antal af brugere og derfor bliver du ikke faktureret for dem.

Når en medarbejder fratræder kan du deaktivere deres konto for at undgå brugeren fortsat kan logge på Planday.
​

I Deaktiver medarbejder vinduet kan du deaktivere medarbejderen med øjeblikkelig virkning eller vælge en dato i fremtiden (1).
​

Hvis der eksisterer data på medarbejderen, vil du se en tekst i rød som fortæller at du skal angive hvad der skal ske med medarbejderens fremtidige vagter, både i vagtplanen og i vagtplanskabeloner (2). Klik på vagtplanen (i rødt) og vælg imellem:

Endelig kan du tilføje en fortrolig note, der kun er synlig for HR-admins og administratorer, for at dokumentere årsagen til deaktiveringen af medarbejderen (3.)

Hvis behovet opstår, kan du også altid finde den deaktiverede medarbejder igen for at læse deres deaktiveringshistorik. Du skal blot gå til Medarbejdere > Diverse > Deaktiveret > find medarbejderen og klik Rediger. Øverst på det røde banner kan du klikke på Vis deaktiveringshistorik, som vist i billedet herunder.
​

Nogle integrationer eller OpenAPI-applikationer holder op med at fungere, hvis de er blevet godkendt af en administrator, der er blevet deaktiveret af en anden administrator. Et nyt vindue vil dukke op for at vise, om nogen af de kvalificerende apps er påvirket. I dette tilfælde vises en advarsel - en anden administrator skal autorisere linket igen.
​
For at genaktivere en integration skal du gøre følgende:

For at genautorisere OpenAPI-applikationer skal du følge trinene i denne artikel: Sådan bruger du Open API til at integrere med Planday.

For at genaktivere en medarbejder, skal du gå til Medarbejdere >Diverse>Deaktiveret i venstre side. Her kan du kan se en liste af de deaktiverede medarbejdere. Klik på medarbejderens navn for at få det hurtige redigeringsvindue åbnet op i højre siden af skærmen. Her kan du trykke Gendan medarbejder som er markeret med en grøn farve.
​
Alternativt kan du også gå til Medarbejdere og finde medarbejderen. Klik på blyantsikonet ✏️ helt til højre for at få en profil åbnet. Du vil hurtigt kunne se at medarbejderen er deaktiveret ved en rød farve på profilen. Øverst i højre hjørne kan du se en blå knap Genaktivér, som vil gendanne brugeren/kontoen.
​
Du kan derefter vælge, hvilke afdelinger du vil tilføje medarbejderen til, og tilføje en kommentar. Medarbejderen kan derefter anvendes igen i vagtplanlægningen.

Planday kan give dig og udvalgte medarbejdere besked via en meddelelse i produktet og/eller en sms, hvis en anden medarbejders konto deaktiveres. Gå til Indstillinger > Portalindstillinger > Notifikationer > Fratrådt, og tilføj derefter de ønskede modtagere til din liste under Vælg medarbejdere.
​
Bemærk, at når du vælger Tilføj, får du vist en liste over alle medarbejdere. Kun medarbejdere med tilladelse til at deaktivere andre medarbejderkonti (afhængigt af adgangsniveauerne) får besked om deaktivering, selv om du tilføjer dem til denne liste.
​
💡 Det kan være nyttigt for dit ledelsesteam, så de kan holde hinanden orienteret om den seneste udvikling. Der kan forekomme standard SMS-gebyrer.

Afhængigt af hvor din virksomhed opererer, kan du som arbejdsgiver have en juridisk forpligtelse til at slette oplysninger om tidligere medarbejdere permanent, efter at deres ansættelse er ophørt.
​
Dette er også relevant for at overholde dine medarbejderes ret til at blive glemt, i henhold til GDPR lovgivningen.
​
For automatisk at slette medarbejdere fra din Planday konto, skal du gå til Indstillinger > HR > Generelt > Slet automatisk deaktiverede medarbejdere, for at aktivere funktionen og indstille hvor mange måneder efter deaktiveringen, en medarbejder automatisk slettes fra Planday kontoen.
​

I overensstemmelse med retten til at blive glemt kan Planday-supportteamet under visse omstændigheder og kun efter anmodning og godkendelse fra en portaladministrator efterkomme anmodninger om permanent at slette medarbejderkonti.
​
For at slette en medarbejderkonto skal den pågældende konto have været inaktiv i mindst 5+ år. Dette skyldes, at data i Planday-portalen bruges til arbejdsgivernes rapportering af HR- og lønregulativer.
​
Hvis en konto er inaktiv i mindre end 5+ år, skal en medarbejder først kontakte sin administrator for at høre, om data kan fjernes.
​
Hvis portaladministratoren accepterer, at data kan slettes, kan medarbejderdata slettes permanent og kan slet ikke hentes tilbage. Data i forbindelse med kontoen kan også blive gjort uoprettelige.
​
Vi anbefaler kun at foretage denne handling, når det er strengt nødvendigt og med behørig forsigtighed, for eksempel vil en medarbejder miste al løn- og HR-historik.
​
For at anmode om sletning af en konto skal du først kontakte din portaladministrator eller Planday support.

Se også følgende artikler: