Deaktivering af medarbejdere

Hvad sker der med medarbejderens data efter deres konto er deaktiveret?

Nogle data er gemt mens andre bliver slettet eller deaktiveret.

Data, der bliver gemt, indkluderer:

medarbejderens (arbejdede) timer
historikken på ferieanmodninger og deres ferie samt afspadseringsbalance
dokumenterne der er tilknyttet profilen såsom kontrakter, personlige dokumenter etc.
profildetaljerne såsom timeløn, fast løn, kontraktregler

Data, som bliver inaktivt, er:

medarbejderens adgang til Planday
medarbejderens ferie - og afspadseringskonto
medarbejderens knytning til en afdeling
medarbejderens brugernavn

Du kan ikke booke ferie, bekræfte eller afvise afventende anmodninger fra en inaktiv konto . Før du deaktiverer en medarbejder, skal du være sikker på at:

godkende eller afvise afventende fraværsanmodninger.
godkende eller slette de vagter i vagtplanen som er relateret til medarbejderes afspadseringskonto.

Hvor længe gemmes daten for deaktiverede medarbejdere?

Al data bliver gemt i en standard periode på 240 måneder, men som administrator kan du ændre denne periode ved at gå til Indstillinger > HR > Generelt > Slet automatisk deaktiverede medarbejdere. Her kan duindstille hvor mange måneder efter deaktiveringen, en medarbejder automatisk slettes fra Planday kontoen. I eksemplet her vises 60 måneder, dvs. 5 år.

Når en medarbejderkonto slettes permanent, kan kontoen ikke genskabes, og derfor anbefaler vi, at du kun foretager denne handling, når det er nødvendigt og med forsigtighed, da en medarbejder vil miste al løn- og HR-historik.

Når en medarbejder deaktiveres med øjeblikkelig virkning, hvornår mister de adgang til Planday?

Medarbejderen har adgang til Planday indtil slutningen af dagen hvor de bliver deaktiveret.

Hvis deaktiveringsdatoen er i fortiden, vil medarbejderen miste adgang til Planday øjeblikligt, både på web og app.

Web: Brugeren får en fejlmeddelelse om, at brugernavnet eller adgangskoden er forkert.
App: Brugeren får en fejlmeddelelse om, at der ikke kunne oprettes forbindelse til serveren.

Kan jeg deaktivere en medarbejder og indtaste en fremtidig dato?

Ja, det kan du. I dette tilfælde vil der være et gult banner der viser hvilken dato medarbejderen bliver deaktiveret.
Det vil kun være synligt for brugere der kan redigere medarbejderprofiler, f.eks. administrator.

Hvis der er valgt en fremtidig dato, vil medarbejdere have adgang til Planday frem til deaktiveringsdatoen og miste adgang den næste dag.

Kan man stadig køre en lønrapport for den deaktiverede medarbejder?

Ja, det kan du. For at gøre dette, skal du gå til Løn > Løndataeksport > Tilpasset valg af medarbejdere > Vælg medarbejdere > klik på Deaktiverede medarbejdere.

Hvis du ikke kan se navnet på den deaktiverede medarbejder, skal du række ud til vores supportteam som kan hjælpe dig.

Hvor kan jeg se hvem som har deaktiveret en medarbejder?

Du kan finde deaktiveringshistorikken på den deaktiverede medarbejder i medarbejderprofilen. Gå til Medarbejdere > Diverse > Deaktiveret > find medarbejderen og klik Rediger. Øverst på det røde banner kan du klikke på Vis deaktiveringshistorik, som vist i billedet herunder.⬇️

Hvorfor ser jeg en astronaut, når jeg forsøger at deaktivere en medarbejder?

Det kan være på baggrund af en af følgende årsager:

medarbejderen er ikke del af nogen afdeling. Tilføj medarbejderen til en afdeling ved at klikke på deres navn og på +Tilføj knappen under Afdeling.
fødselsdagsdatoen er indtastet forkert, dvs. et forkert årstal såsom år 2984. For at ændre dette skal du ændre fødselsdatoen via Planday appen.

Hvorfor kan jeg ikke se deaktiverede medarbejdere?

Dette skyldes typisk at du har restriktiv afdelingsadgang. Når medarbejdere er deaktiverede, mister de deres afdelingstilknytning. Du kan dermed kun se listen over deaktiverede medarbejdere, hvis du har adgang til alle afdelinger.

Skriv gerne til Planday support for at få mere hjælp til dette.

Genaktivering af medarbejdere

Jeg har genaktiveret en medarbejder men kan ikke anmode om ferie på deres feriekonto. Hvorfor?

Når en medarbejder er deaktiveret, bliver hans/hendes afspadseringskonto ligeledes gjort inaktiv. Ved genaktivering af medarbejderen vil afspadseringskontoen ikke blive genaktiveret.

Skriv til vores supportteam som kan hjælpe dig med at tildele en ny fraværskonto til din medarbejder.

Hvordan genaktiverer jeg en medarbejders afspdadseringskonto?

Efter en medarbejder er blevet deaktiveret, vil deres afspadseringskonto også blive inaktiv og den kan ikke genaktiveres igen, hvis medarbejderen bliver genaktiveret.

Hvis du ønsker at afspadseringskontoen genaktiveres, skal du række ud til vores supportteam.

Ellers kan du vælge at beholde den gamle afspadseringskonto eller oprette en ny. Her er hvordan du gør:

Gå til Vagtplan > Fraværskonti > Afspadseringskonti > Vælg status Inaktiv.
Sæt en Gyldig til dato for den gamle/eksisterende afspadseringskonto.
Gå til Indstillinger > Fravær > Kontoskabeloner. Rediger den eksisterende Afspadereringskonto (skabelon).
Sæt en Skæringsdato på afspaderingskontoen. Dobbeltjek gerne at muligheden Forny automatisk ikke er valgt til/krydset af.
Tildel den nye afspadseringskonto og sæt startdatoen til at være dagen efter den valgt udløbs/gyldig til dato som du netop har indtastet. Fjern til sidst gyldig til/udløbsdatoen på den nye/eksisterende konto.
Gå tilbage til kontoskableonen for Afspadsering og fjern skæringsdatoen.

Hvor kan jeg se hvem som har genaktiveret en medarbejder?

Du kan gå til Medarbejdere > Rediger relevante medarbejder > Klik på Brugerhandlinger > Deaktiveringshistorik.
I historikken finder du svaret under kollonen Redigere af.

Jeg har genaktiveret en medarbejder men han/hun kan stadig ikke logge på Planday. Hvad gør jeg?

Du bør checke om brugernavnet er korrekt. Rediger medarbejderens profil og check brugernavnet (emailen) i øverste venstre hjørne. Hvis mailen er forkert, skal du følge trinnene beskrevet i artiklen Sådan opdaterer du brugernavn.
Send et link til nulstilling af adgangskode til medarbejderen så de kan opdatere deres adgangskode. Følg trinnene i Sådan nulstiller du en adgangskode på vegne af en medarbejder.

Se flere relaterede artikler:

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.