Følgende vejledning er et alternativ til Zenegy API-integrationen. Den forklarer, hvordan du kan eksportere dine medarbejderoplysninger og løndata fra Planday til rapporter, som du kan importere til Zenegy. Rapporterne eksporteres i CSV format.

Log ind i Planday og gå til integrationssiden under Indstillinger > Integrationer > Overblik.

Find Zenegy og tryk Opsætning.

Start med at vælge hvilke Zenegy specifikke rapporter du ønsker at lave i Planday. Du gør dette ved at aktivere henholdsvis Zenegy løn- og fraværsrapporter og Zenegy medarbejderstamdatarapporter.
​

Medarbejderstamdata

Du kan importere medarbejderstamdata fra Planday til Zenegy for at sikre en let og hurtig oprettelse af dine medarbejdere i Zenegy. Medarbejderstamdatarapporterne er sat op med et standardformat, der matcher Zenegy, men du bør kontrollere og evt ændre standardkonfigurationen for at sikre at det er det ønskede format for import af medarbejderstamdata.

Tryk på Vis detaljer under Medarbejderstamdatarapport for at se standardopsætningen af medarbejderstamdatarapporten.

Du kan let ændre hvilke Planday felter, der skal anvendes i hver enkelt kolonne samt tilføje ekstra felter såfremt dette ønskes.

Afslut ved at trykke Aktiver.

Fraværsrapporter

Inden du kan trække fraværsrapporter, skal du starte med at konfigurere indstillingerne for fraværsrapporter. Gå til Indstillinger > Løn > Udskrifter > Fraværsrapporter.

Du skal nu angive hvilke vagtyper som skal indgå i fraværsregistreringen og dermed i fraværsrapporten.

Ved import til Zenegy skal fravær angives i antal dage og derfor skal du starte med at angive en minimums krævet fraværsvarighed pr timeseddel. Dette afgør hvornår en vagt med den pågældende vagttype skal indgå i fraværsrapporten.

Vælg herefter de vagttyper som skal indgår i fraværsregistreringen. Tryk på rediger ikonet i højre side og afkryds tjekboksen i venstre side såfremt at vagttypen skal indgå. Vælg derefter antal timesedler i ”Summeringsmetode”. Tryk på det lille grønne flueben yderst til højre. Afslut ved at trykke på gem nederst på siden.
​

For at lønsystemet kan anvende lønrapporten fra Planday skal du sikre at lønnumre og lønkoder stemmer overens i Planday og Zenegy.

Lønnummer

Du kan tilføje lønnumre fra Zenegy til hver medarbejder i Planday under Medarbejdere > rediger medarbejder > Løn > Lønnummer.

Lønkoder

Lønkoder anvendes for at Zenegy kan identificere om timerne i Plandays lønrapporter er normale timer, ekstra timer eller tillæg. Du skal derfor tilføje lønkoder fra Zenegy i Planday.

Start med at tilføje lønkoder for timesedler (normale timer) og månedsløn i Indstillinger > Løn > Generelt > Lønkoder.

Hvis du ønsker at anvende særlige lønkoder for tillæg skal du først oprette løntillæg i Planday og derefter tilføje lønkoden. Du kan oprette tillæg i Indstillinger > Løn > Løntillæg. Opret eller rediger løntillæg og tilføj herefter lønkoder.

Bruger du Planday til at registrere sygdom eller andet og er det oprettet som vagttype kan der også tilføjes lønkoder hertil. Dette gøres under Indstillinger > Vagtplan > Vagttyper, hvor du kan redigere og tilføje lønkoder til de respektive vagttyper.

Hvis du ønsker specifikke lønkoder for forskellige personalegrupper for at kunne adskille f.eks. bartender og tjener timerne på medarbejdernes lønsedler kan du tilføje lønkoder til hver enkelt medarbejdergruppe. Gå til Medarbejdere i topmenuen > Personalegrupper > vælg og rediger den enkelte personalegruppe for at tilføje lønkoder. Lønkoder vil for den pågældende medarbejdergruppe overskrive lønkoden for normale timer.

Du kan let trække medarbejderstamdatarapporter fra Planday som kan importeres i Zenegy. Dette gøres under Medarbejdere > Værktøjer > Eksporter data > Vælg Medarbejderoplysninger > Vælg rapport > Type: Zenegy.
​

Du kan vælge at genere rapporterne ud fra en eller flere afdelinger. Vælg dernæst om du ønsker at inkludere deaktiverede medarbejdere. Afslutningsvist kan du anvende et filter for at få de ønskede medarbejdere ud i rapporten.

Oprettede medarbejdere

Ændrede medarbejdere

Deaktiverede medarbejdere

Ansatte medarbejdere

Eksporterer alle medarbejdere med en ansættelsesdato sat til en dato indenfor den givne periode.
​

Klik derefter på Eksporter data for at downloade filen til din computer.

Inden import bør du kontrollere at indholdet af filen er korrekt.
​

Før du eksporterer en Zenegy lønfil skal du huske at tjekke at alle vagter er godkendte. Følg derefter nedenstående.

For at lave fraværsrapporter som kan importeres i Zenegy gå til Løn > Fraværsrapporter.

Herefter skal du angive nedenstående detaljer for rapporten.

Fraværsrapporten downloades nu på din computer. Inden import til Zenegy bør filens indhold kontrolleres.
​