Hvad er Auto-vagtplan?

Auto-vagtplan er en funktion, der giver dig mulighed for hurtigt at tildele ledige vagter til flere medarbejdere med et enkelt klik. Det betyder, at når du først har bestemt, hvor mange personer der skal arbejde hver dag, og har oprettet de ledige vagte for dem, kan Planday beregne og tildele vagter for dig. Hvis du kan lide planlægningsforslaget, kan du godkende vagttildelingen og derefter gå videre med dine daglige opgaver, med tid til overs.

Den automatiske tildeling af ledige vagter er baseret på Medarbejdertilgængelighed, Tilgængelighed, Fravær og Arbejdstidsregler.

Vigtige trin inden du bruger auto-vagtplanen

Før du begynder at bruge funktionen, skal du sikre dig, at du har et par ting på plads.

Du har Ledige vagter i skemaet, som venter på at blive tildelt dit personale.
Hver Medarbejder på skemaet har deres nødvendige Kontraktregler indtastet i Planday.
Dine medarbejdere angiver deres Tilgængeligheds præference for den kommende periode.
Du har behandlet Fraværsanmodninger for tidsrammen og mindet dine medarbejdere om at registrere deres ønskede fravær på forhånd.
Du har taget dig tid til at tilføje Arbejdstidsregler for at sikre, at din vagtplan respekterer kontraktvilkår, arbejdsmarkedslovgivning og fagforeningsregler.

Disse trin skal kun gennemføres én gang, og derefter vil de fungere for dig hver gang du skal udfylde en ny vagtplan periode. Når du er klar, er du meget tæt på at få lavet et udkast til en vagtplan til dig.

Sådan bruger du auto-vagtplanen

Gå til Vagtplan og klik på knappen Auto-vagtplan under Værktøjer øverst til højre.

Beslut derefter, hvor mange uger du vil have automatisk tildelt, og om der er medarbejdere, funktioner eller vagttyper, der skal udelades for nu.

Når du er klar, skal du klikke på Start analyse, hvorefter systemet begynder at udfylde vagtplanen for dig. Du vil få mulighed for at bekræfte vagtplanen, så du kan roligt starte analysen uden der bliver foretaget nogle ændringer.

Hvis nogle af forberedelsestrinene ikke er gennemført, kan du få nogle advarselsmeddelelser. Du kan blot trykke Ignorér ved disse advarsler hvis de ikke er relevante for dig på nuværende tidspunkt.

Autovagtplan kan tage nogle minutter før den finder den rette vagtplanløsning for dig.

Når beregningerne er færdige, får du vist et udkast for den færdige vagtplan.
Klik på Anvend vagtplan for at tildele vagterne som vist, eller klik på Annullér for at vende tilbage til de ikke-tildelte vagter.

⚠️ Bemærk, at hvis den foreslåede vagtplan ikke passer til dine forventninger, kan du køre beregningen igen efter at være vendt tilbage til trinnet med de ledige vagter.

💡 Da der kan være flere løsninger for en komplet planlægning, kan funktionen Auto-vagtplan give dig forskellige forslag med samme input.

Nogle gange vil du måske bemærke, at nogle vagter ikke er ledige på grund af auto-vagtplansfunktionen. Dette sker, når enten tilgængelighed, arbejdstidsregler eller kontraktregler forhindrer, at en vagt kan tildeles.

Som vagtplan administrator er det din beslutning, om en arbejdstidsregel kan ignoreres, eller om der er behov for at planlægge en person ud over kontraktkravene.

Godt at vide ved brug af automatisk planlægning

1. Systemet tager hensyn til dine daglige åbningstider og tildeler først vagterne, så dagen er fuldt dækket.

2. Du som vagtplanansvarlig har den endelige indflydelse på, hvordan planen er sat.

3. Ved at se nærmere på det, organiserer funktionen Auto-vagtplan de ledige vagter under hensyntagen til:

Personalegrupper og Kompetencer: Det automatiske match mellem en ledig vagt og en medarbejder er baseret på deres funktion og kompetencer.
Ansættelses- og Deaktiveringsdato: Tilføjelse og fjernelse af medarbejdere fra din afdeling tilføjes problemfrit til de automatiske beregninger af vagtplanen, idet der tages hensyn til, hvornår de starter, eller hvornår de forventes at stoppe.
Vagtkonflikter: Når en medarbejder har en vagt i en anden afdeling eller på et andet sted, vil de blive udelukket som potentielle tildelte til en ledig vagt på samme tid.
Vagtanmodninger: Hvis en medarbejder har anmodet om en ledig vagt, vil det være en prioritet at opfylde denne anmodning, hvis de øvrige betingelser er opfyldt.
Tilgængelighed: Medarbejdere, der har markeret sig selv som ledige, vil blive prioriteret, når det er muligt. Samtidig vil medarbejdere, der er markeret som utilgængelige, ikke blive tildelt vagter, når det er muligt.

⚠️ Bemærk venligst: Den nuværende version tager ikke hensyn til tilgængelighedsinput fra foruddefinerede intervaller. Hvis det er nødvendigt, skal du ændre din konfiguration, så dine medarbejdere kan angive deres eget start- og sluttidspunkt for deres tilgængelighedsposter (i stedet for intervaller), ved at følge denne vejledning.

Fravær: Medarbejderne med godkendt ferie skal nyde deres fridage, så der vil ikke blive tildelt dem nogle ledige vagter i den pågældende periode ved hjælp af denne funktion.
Arbejdstidsregler & Kontraktregler: For at sikre, at du og dine medarbejdere overholder de vilkår, I har aftalt, tages der automatisk hensyn til disse ved tildeling af vagter. Hvis du ikke bruger nogle af disse regeltyper, vil systemet blot forsøge at tildele timerne lige meget. Når situationen kræver det, kan du altid foretage manuelle ændringer i din vagtplan.
Prioritet - brugerdefineret felt: Hvis du skal sikre dig, at nogle af dine medarbejdere af en bestemt grund får tildelt vagter før andre, kan du gøre det med det brugerdefinerede prioriteringsfelt. Dette gør det meget sandsynligt, at medarbejdere med "høj" prioritet bliver tildelt først, men husk på, at det også afhænger af de andre anførte faktorer.

Se også:

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.