🎯 For avancerede administratorer. Hvis du vil bruge afvigelsesregler, skal du først konfigurere din virksomheds Stempelur.

Hvad er afvigelsesregler?

Afvigelser fra vagtplaneret tid kan hjælpe dig med at automatisere nogle af dine administrative opgaver. Når du først har konfigureret indstillingerne, holder Planday styr på dine medarbejderes timer og ændringerne mellem deres faktiske arbejdstimer og deres planlagte timer. Resultatet af de automatiserede regler er forslag, som stadig kan redigeres ved godkendelse af stempeltider.

Med Afvigelser fra vagtplaneret tid kan du konfigurere Planday til automatisk at:

differentiere de timer, der er arbejdet før og/eller efter de planlagte timer
spore og beregne gennemsnittet af afvigelserne i arbejdstimer, for hver medarbejder, over tid.
beregne påvirkningen på lønnen ved slutningen af en lønperiode, for hver medarbejder.

Bemærk, at brugen af afrundingsregler i dit stempelur kan være i konflikt med anvendelsen af afvigelsesregler. Du skal muligvis slå dem fra eller konfigurere afrundingsreglerne anderledes.

Sådan opretter du en afvigelsesregel

Til at begynde med skal du oprette hver enkelt regel under Indstillinger > Stempelur > Avanceret > Afvigelser fra vagtplaneret tid.

Vælg en Afvigelsestype

Når du har klikket på Opret kan du vælge, hvilke scenarier, du ønsker at spore, og hvad du ønsker, der skal ske, når det valgte scenarie opstår. Du kan foretage ændringer på et senere tidspunkt, hvis den oprindelige opsætning ikke passer til dine planlægningsbehov.

Navn: Dette vil blive vist i listen over afvigelsesregler. Vælg noget beskrivende, der kan minde dig om hvad reglen bruges til ved et hurtigt overblik. Som et eksempel kan du navngive en regel, der registrerer, hvornår en medarbejder går efter afslutningen af en vagt, som "Overarbejde efter vagtplantid".

Afvigelsestype: De forskellige afvigelsestyper beskriver forskellige scenarier, hvor I kan definere, hvad der skal ske, når scenariet opstår. Herunder kan du læse mere om hvad de forskellige typer bruges til:

Møder før vagtplaneret start bruges når man vil angive hvad der skal ske med tiden mellem indstemplingen og den vagtplanerede starttid, når stempeltiden ligger før starttiden. Hvis vagten f.eks. er fra 10:00 til 18:00 og indstemplingen sker kl. 09:30, vil regler af denne type ramme tiden fra 09:30 til 10:00.
Møder efter vagtplaneret start bruges når man vil angive hvad der skal ske med tiden mellem den vagtplanerede starttid og indstemplingen, når stempeltiden ligger efter starttiden. Hvis vagten f.eks. er fra 10:00 til 18:00 og indstemplingen sker kl. 10:30, vil regler af denne type ramme tiden fra 10:00 til 10:30.
Går før vagtplaneret slut bruges når man vil angive hvad der skal ske med tiden mellem udstemplingen og den vagtplanerede sluttid, når stempeltiden ligger før sluttiden. Hvis vagten f.eks. er fra 10:00 til 18:00 og udstemplingen sker kl. 17:30, vil regler af denne type ramme tiden fra 17:30 til 18:00.
Går efter vagtplaneret slut bruges når man vil angive hvad der skal ske med tiden mellem den vagtplanerede sluttid og udstemplingen, når stempeltiden ligger efter sluttiden. Hvis vagten f.eks. er fra 10:00 til 18:00 og udstemplingen sker kl. 18:30, vil regler af denne type ramme tiden fra 18:00 til 18:30.
Vagtlængde ikke opnået bruges når man vil angive, hvad der skal ske, når en medarbejder ikke har været længe nok på arbejde på en given dag. Denne type kræver at timesedlen har en start- og en sluttid, så vagtens længde kan beregnes. Hvis stempeltidens længde er mindre end vagtens reelle længde, gælder denne regel.
Typen er indifferent overfor hvornår en given vagt og stempeltid er placeret på dagen tidsmæssigt.Hvis vagten f.eks. er fra 10:00 til 18:00 og stempeltiden er fra 08:00 til 16:00, har medarbejderen været på arbejde i de korrekte 8 timer og regler af denne type vil derfor ikke generere afvigelser. Hvis stempeltiden derimod er fra 08:00 til 15:30 mangler der 30 minutters arbejde og regler af denne type vil generere en afvigelse fra 15:30 til 16:00.
Vagtlængde overskredet bruges når man vil angive hvad der skal ske når en medarbejder har været for længe på arbejde på en given dag. Denne type kræver at timesedlen har en start- og en sluttid, så vagtens længde kan beregnes. Hvis stempeltidens længde er større end vagtens reelle længde, gælder denne regel. Typen er indifferent overfor hvornår en given vagt og stempeltid er placeret på dagen tidsmæssigt.Hvis vagten f.eks. er fra 10:00 til 18:00 og stempeltiden er fra 08:00 til 16:00, har medarbejderen været på arbejde i de korrekte 8 timer og regler af denne type vil derfor ikke generere afvigelser. Hvis stempeltiden derimod er fra 08:00 til 16:30 har medarbejderen været 30 minutter ekstra på arbejde og regler af denne type vil generere en afvigelse fra 16:00 til 16:30.

Bemærk at reglerne der har med vagtlængde at gøre, altid har højeste prioritet. Når en regel relateret til vagtlængden er blevet matchet til en vagt, vil alle andre regler blive ignoreret på den vagt.

Endelig vagttype: Definerer den vagttype, som den nye vagt får. F.eks. hvis en medarbejder stempler ud for sent, kan det generere overarbejde i følge en afvigelsesregel. Se eksemplet nedenfor.

Minimumslængde: Definerer det antal minutter afvigelsen som minimum skal være, før den bliver behandlet af denne regel. 0 betyder at reglen rammer alle afvigelser.

Start: Definerer fra hvor i en afvigelse denne regel skal starte, som tid i minutter. 0 betyder at reglen behandler hele afvigelsen.

Længde: Definerer hvor lang en afvigelse denne regel skal behandle, som tid i minutter.

Afhængigt af dine øvrige indstillinger kan du vælge at dine afvigelsesregler skal gælde for:

Vagttyper - Anvend reglen kun for specifikke vagttyper

Afdelinger - Anvend reglen kun på bestemte afdelinger

Personalegrupper - Anvend reglen kun for specifikke personalegrupper

Medarbejdertyper - Anvend reglen kun for specifikke medarbejdertyper

Husk at trykke Gem, og fortsæt samme proces for alle ønskede afvigelsesregler.

Eksempel - vagtlængde overskrevet afvigelsesregel

For at vise hvordan afvigelsesregler virker i praksis, er her et eksempel med typen vagtlængde overskredet.

Først oprettes reglen under Indstillinger > Stempelur > Avanceret > Afvigelser fra vagtplaneret tid:

Da afvigelsestypen bruges når man vil angive hvad der skal ske når en medarbejder har været for længe på arbejde, vælges her en endelig vagttype der giver overarbejde, dvs. “+”, på Afspadseringskontoen.

⚠️ I dette eksempel er vagttypen Flex + (100%) valgt og den er indstillet til at generere overtid via Indstillinger > Fravær > Generelt.

Minimumslængden er sat til 15, som er det antal minutter vagten minimum skal være overskredet før reglen træder i kraft.

Længden er sat til 120 minutter som angiver at reglen er gældende i op til 2 timer.

Eksempel på vagt med anvendt afvigelsesregel i Stempelur & Vagtplan

I følgende eksempel har medarbejderen en vagt der hedder 16:00-21:00. Han stempler ind 30 minutter før vagt start og stempler ud 35 minutter efter vagtens slut tid. Dette giver i alt 1 time og 5 minutter påvirket af ovenstående afvigelsesregel.

Under Vagtplan > Stempelur ses hvordan vagten bliver delt op, hvis afvigelsesreglen benyttes. De første 5 timer har vagttypen Normal og den resterende tid på 1.05 timer har automatisk fået vagttypen Overarbejde (Flex +). Ifølge opsætningen vil denne vagttype genere mertid til afspadseringskontoen hvis en administrator godkender afvigelsen.

I stempelursoversigten vil vagten, før godkendelse, se således ud:

Her kan man vælge om man vil benytte afvigelsen eller ikke, inden administrator eller leder godkender timerne til løn.

Når vagten er godkendt kan man se opdelingen i vagtplanen som vist herunder:

Bemærk at hvis du også bruger afrundingsregler kan det påvirke de opstillede afvigelsesregler for Stempelur.

💡Ønsker man omvendt at lave en regel for Afspadsering kan man eksempelvis benytte reglen Vagtlængde ikke opnået.

Se flere relaterede artikler:

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.