🎯 Für Admins, die neu bei Planday sind.

Was ist das Dashboard?

Das Dashboard ist die Startseite, die Sie oder Ihre Mitarbeiter sehen, wenn Sie sich über einen Browser bei Planday anmelden. Hier können Sie sich auf Grundlage Ihrer Daten relevante Werte und ausstehende Aktionen anzeigen lassen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern und somit den Überblick behalten. Welche Widgets auf Ihrem Dashboard erscheinen sollen, können Sie selbst auswählen.

Menüleiste

Über die Menüleiste am oberen Bildschirmrand können Sie zu den meisten Bereiche Ihres Planday-Portals navigieren. Je nachdem, welches Paket Sie abonniert haben oder welche Zugriffsebene Ihnen zugeteilt ist, stehen Ihnen einige Optionen möglicherweise nicht zur Verfügung.

Beispielsweise haben reguläre Mitarbeiter keine Einsicht in die Bereiche Einstellungen, Berichte, Lohn oder Konto.
Auch bestimmte Funktionen, die nur im Pro- oder Enterprise-Paket verfügbar sind, werden Ihnen erst nach einem Upgrade angezeigt.

Start

Wenn Sie auf Start oder das Planday-Logo daneben klicken, gelangen Sie zurück zu Ihrem Dashboard. In der Dropdown-Liste unter Start finden Sie zudem:

Mein Dienstplan – Hier können Sie die Schichten, die Ihnen als Mitarbeiter zugewiesen sind, sowie Offene Schichten einsehen.
Meine Verfügbarkeit – Mitarbeiter können hier Ihre Verfügbarkeit eintragen und so anzeigen, an welchen Tagen Sie arbeiten oder nicht arbeiten möchten.
Erfahren Sie mehr dazu im Artikel Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter.
Ihre Abwesenheit – Mitarbeiter können hier eine Übersicht über Ihre verfügbaren freien Tage einsehen, Abwesenheitsanträge stellen und deren Status prüfen.
Lohnabrechnungen – Wenn ein Administrator diese Funktion aktiviert hat, können Mitarbeiter hier ihre Lohnabrechnungen einsehen und herunterladen.
Neuigkeiten (nur für Admins) – Manager und Administratoren können in diesem Bereich Nachrichten veröffentlichen oder bearbeiten.
Veranstaltungen (nur für Admins) – Erstellen oder verwalten Sie auf dieser Seite Veranstaltungen, die auf dem Dashboard angezeigt werden sollen.
Geburtstage – Sie erhalten hier einen Überblick über die anstehenden Geburtstage. Sie können den Personen, die Geburtstag haben, direkt von hier aus eine Nachricht schicken.

Dienstplan

Dienstplan – Der Bereich Dienstplan zeigt Ihnen den gesamten Dienstplan der ausgewählten Abteilung an, sortiert nach Mitarbeitern, Personalgruppen oder Kategorien. Als Administrator haben Sie hier die Möglichkeit, den Dienstplan zu bearbeiten – Mitarbeiter haben beschränkte Einsicht und können u. A. sehen, wann, mit wem und in welcher Abteilung Sie arbeiten werden.
Anfragen (nur für Admins / Dienstplan-Manager) – Sie können hier Schichtanfragen für Offene Schichten genehmigen oder ablehnen und Schichttauschanträge verwalten.
Stempeluhr (nur für Admins / Dienstplan-Manager) – Hier können Sie die Stempeluhreinträge Ihrer Mitarbeiter verwalten. Diese können Ein -oder Ausstempeln, fehlendes Einstempeln, Korrekturen von Pauseneinträgen oder andere sein.
Verfügbarkeit (nur für Admins) – Hier können Sie die Verfügbarkeit oder Nichtverfügbarkeit für Ihre Mitarbeiter erfassen, sowie eine Übersicht aller Verfügbarkeiten einsehen.
Abwesenheitsanträge (nur für Admins / Dienstplan-Manager) – Hier können Sie Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern genehmigen oder ablehnen. Admins können in bestimmten Fällen Abwesenheitszeiträume für Mitarbeiter erstellen.
Erfahren Sie mehr im Artikel Wie Sie Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern genehmigen oder ablehnen.
Arbeitsstunden laut Vertrag (nur für Admins / Dienstplan-Manager) – Mit Vertragsbedingungen können Sie die Details der vertraglichen vereinbarten Sollstunden für Ihre Mitarbeiter festlegen. Erstellen Sie so viele Vertragsbedingungen wie nötig, um sicherzustellen, dass alle Ihre Mitarbeiter abgedeckt sind.
💬 Wenn Sie diese Funktion nicht sehen, aber nutzen wollen, kann sie für Sie aktiviert werden. Bitte wenden Sie sich zu diesem Zweck an Planday’s Support-Team.
Abwesenheitskonten (nur für Admins / Dienstplan-Manager) – Unter Abwesenheitskonten können Sie Urlaubskonten für einen einzelnen Mitarbeiter oder mehrere Gruppen zuweisen und auf Mitarbeiterebene bearbeiten.

Mitarbeiter

Mitarbeiter – Hier werden alle Mitarbeiter, die dem Planday-Portal hinzugefügt wurden, samt dazugehörigen Details aufgelistet. Mitarbeiter haben hier die Möglichkeit, anderen Mitarbeitenden innerhalb von Planday Nachrichten zu senden – Admins und HR-Manager haben hier die Möglichkeit, Mitarbeiter zu erstellen, bearbeiten und zu Planday einzuladen, Einstellungen zu Mitarbeiterdaten vorzunehmen oder Mitarbeiter Zugriffsebenen zuzuweisen.
Personalgruppen (nur für Admins) – Personalgruppen helfen Ihnen, Ihre Mitarbeiter nach Fähigkeiten oder Verantwortlichkeiten einzuteilen, zum Beispiel in Köche, Kellner oder Manager. Ein Mitarbeiter kann mehreren Personalgruppen zugeteilt sein. In der Personalgruppe können Sie ebenfalls Stundenlöhne festlegen, eine bestimmte Lohnart hinterlegen oder Mitarbeiter zu Personalgruppen hinzufügen oder entfernen.
Erfahren Sie mehr dazu im Artikel Personalgruppen erstellen und bearbeiten.
Abteilungen (nur für Admins) – Sie können eine Abteilung für jeden Ihrer Standorte oder Bereiche innerhalb Ihres Unternehmens erstellen. Jede Abteilung in Planday verfügt über einen separaten Dienstplan. Das Einteilen in einzelne Abteilungen hilft Ihnen, eigene Dienstpläne für verschiedene Standorte oder Bereiche Ihres Unternehmens zu erstellen.
Erfahren Sie mehr dazu im Artikel Abteilungen erstellen und bearbeiten.
Verträge (nur für Administratoren / HR-Manager) – Sie können diesen Bereich nutzen, um Arbeitsverträge für Ihre Mitarbeiter zu erstellen und zu verwalten.
Dokumente (nur Admin / HR-Manager) – In diesem Bereich können Sie relevante Dokumente wie Fortbildungsmaterial, Firmenhandbücher oder andere Dateien für Mitarbeiter hochladen.

Berichte (nur für Admins)

Berichte über Dienstplanstatistik – Hier können Sie sich Berichte auf Grundlage von gearbeiteten Schichten oder Stunden pro Mitarbeiter erstellen lassen.
Erfahren Sie mehr dazu im Artikel Wie Sie Berichte zu Schichtarten und dem Dienstplan einsehen.
Statistik für Schichtarten – Falls Sie Schichtarten nutzen, können Sie sich hier gefilterte Statistiken über Schichten eines bestimmten Mitarbeiters oder einer Personalgruppe anzeigen lassen, und eine grafische Übersicht der Ergebnisse einsehen.
Erfahren Sie mehr dazu im Artikel Wie Sie Berichte zu Schichtarten und dem Dienstplan einsehen.
Umsatz – In diesem Bereich können Sie die täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Einnahmen eingeben und sich einen Überblick über die Einnahmen im Vergleich zu den Lohnkosten verschaffen.
Erfahren Sie mehr dazu im Artikel Wie Sie in Planday mit Umsatz arbeiten.
Data Center – (nur im Pro-/Enterprise-Paket) – Nutzen Sie das Pro- oder Enterprise-Paket, können Sie in diesem Bereich Datensätze und Formeln definieren, um damit noch besser planen und Prognosen aufstellen zu können.

Lohn (nur für Admins)

Lohndatenexport – In diesem Bereich lassen sich Lohndatenexporte für bestimmte Mitarbeiter oder Personalgruppen erstellen und in verschiedenen Dateiformaten herunterladen.
Zeitraum für Lohnabrechnung sperren – Hier können Sie durch eine Sperre verhindern, dass Ihre Abrechnungsdaten eines Zeitraumes bearbeitet, Schichtarten geändert oder Schichten genehmigt werden können.
Erfahren Sie mehr im Artikel Wie Sie einen Zeitraum für die Lohnabrechnung sperren.
Lohnabrechnungen importieren – Sie können hier Lohnabrechnungen von verschiedenen Lohnabrechnungsanbietern hochladen.
Lohnabrechnungen – Sehen Sie in diesem Bereich Lohnabrechnungen ein, die Sie mit Ihren Mitarbeitern geteilt haben.

Einstellungen (nur für Admins)

In diesem Bereich, der nur für Admins zugänglich ist, können Sie Einstellungen Ihres Portals ändern. Sie können u. A. Spracheinstellungen vornehmen, Ihre Willkommensnachricht bearbeiten oder in verschiedenen Bereichen Ihres Planday-Portals individuelle Einstellungen vornehmen. Legen Sie Arbeitszeitregelungen fest, richten Sie die Stempeluhr ein oder verwalten Sie Ihre Integrationen mit anderen Business-Tools.

Hilfe

Hilfecenter – Hier finden Sie einen Link zu unserer umfangreichen Sammlung von nützlichen Artikeln, die Ihnen dabei helfen, Planday optimal zu nutzen. Die Artikel des Hilfecenters sind auf Deutsch, Englisch, Dänisch, Schwedisch, Norwegisch und Französisch verfügbar.
Video-Tutorials – Sie werden in unsere Videosammlung weitergeleitet, in deren kurzen Videos Sie verschiedene Tipps und Tricks rund um die Nutzung von Planday finden.
Neuerungen anzeigen – Sie werden per Klick direkt zu Planday’s Archiv von Produktneuheiten geleitet, wo Sie sich über vergangene, aktuelle und anstehende Neuerungen im Produkt informieren können.
Hilfe-Chat anzeigen – Sie können den blauen Chat-Button jederzeit hier aktivieren oder deaktivieren.
Status – Auf der verlinkten Status-Seite erfahren Sie, ob Planday problemlos funktioniert oder ob es temporäre Unterbrechungen gibt oder gab. Sie können sehen, wann Wartungsarbeiten durchgeführt werden sollen und sich für den Updates-Newsletter anmelden.

Nachrichten

Ihre Mitarbeiter und Sie können diesen Bereich nutzen, um sich gegenseitig Nachrichten zu senden oder Gruppengespräche innerhalb einer Personalgruppe direkt in Planday zu führen – ohne den Gebrauch persönlicher E-Mails oder Telefonnummern. Managern stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung, wie z. B. eine Antwortpflicht einzubauen.

Profilbereich

Bearbeiten – Bearbeiten Sie in diesem Bereich Ihre eigenen Profileinstellungen. Ändern Sie Ihr Passwort, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Spracheinstellungen oder mehr. Dies entspricht der Bearbeitung von Profil- und persönlichen Informationen, die Mitarbeitende in Planday teilen können.
Konto (nur für Admins) – Administratoren oder Mitarbeiter mit Zugriffsebene können hier das aktuelle Abonnement bei Planday einsehen oder upgraden, Zahlungsinformationen ändern oder Rechnungen herunterladen.
Ausloggen – Hier loggen Sie sich aus Ihrem Planday-Profil aus.

Das Dashboard bearbeiten

Klicken Sie auf Dashboard bearbeiten, um für Sie wichtige Bereiche (Widgets) hinzuzufügen oder zu entfernen. Wählen Sie die Widgets über die Kästchen an oder ab und bestätigen Sie über Speichern. Beispielsweise können Sie das Widget Starten abwählen, wenn Sie sich die Einleitungen zu Planday nicht mehr ansehen möchten.

Starten

Das Widget Starten begrüßt neue Admins und hält kurze, nützliche Video-Tutorials zu essentiellen ersten Schritten in Ihrem neuen Planday-Konto bereit.

Konto

Im Widget Konto können Sie Ihre Kontodaten und Ihr Abonnement verwalten. Klicken Sie auf Zu Ihrem Konto wechseln, um eine Übersicht zu sehen.

Ausstehende Aktionen

Das Widget Ausstehende Aktionen können Sie als Ihre digitale To-Do-Liste betrachten. Es zeigt Ihnen an, welche und wie viele Aufgaben anstehen und welche Ihre Bearbeitung benötigen. Der Bereich ist in vier Hauptkategorien unterteilt:

Schichttauschanfragen – Tausch von Schichten zwischen Ihren Mitarbeitern, die eine Genehmigung benötigen.
Angefragte Schichten – Genehmigen Sie die Übernahme Offener Schichten durch Ihre Mitarbeiter.
Stempelzeiten – Beendete Schichten, die Ihre Genehmigung benötigen.
Abwesenheitsanträge – Genehmigen Sie Abwesenheitsanträge Ihrer Mitarbeiter oder lehnen Sie sie diese ab.

In jeder Kategorie wird Ihnen angezeigt, wie viele Anfragen zur Bearbeitung auf Sie warten. Wenn Sie auf eine der Kategorien klicken, werden Sie direkt auf die Seite weitergeleitet, auf der Sie den jeweiligen Antrag bearbeiten können.

Neuigkeiten

Sie können Informationen mit Ihren Mitarbeitern über das Widget Neuigkeiten teilen. Sie können diesen Bereich als Schwarzes Brett betrachten, an dem Sie Nachrichten an das Team veröffentlichen können. Klicken Sie auf Zu den Neuigkeiten, um einen Überblick über alle Einträge zu erhalten. Sie können Einträge bearbeiten oder neue erstellen, und dabei optional den Anzeigezeitraum oder die Zielgruppe einstellen.

Veranstaltungen

Sie können direkt in Planday Veranstaltungen mit Ihren Mitarbeitern planen, z. B. Schulungen, Weihnachtsfeiern oder andere Events. Klicken Sie auf Zu Veranstaltungen wechseln, um Veranstaltungen zu bearbeiten oder zu erstellen. Beim Erstellen der Veranstaltung können Sie Teilnahme verwenden auswählen, sodass sich Gäste sich direkt über diesen Eintrag anmelden können. Filtern Sie nach Bedarf nach Abteilungen und Personalgruppen und geben Sie Details zu Datum und Uhrzeit an.

Geburtstage

Das Widget Geburtstage zeigt den Admins Ihres Portals an, wessen Geburtstage in der kommenden Woche anstehen. Die in den Mitarbeiterprofilen angegebenen Geburtstage sind die Grundlage dafür, welche Daten hier angezeigt werden.

💬 Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter die Geburtstage der Kollegen ihrer Abteilung sehen können, wenden Sie sich gerne an das Support-Team von Planday mit der Bitte um Aktivierung.

Lohnkostenanteil (nur für Admins)

In diesem Widget sehen Sie den Lohnkostenanteil einer Abteilung, und können diesen Wert direkt mit Ihrem Budget oder anderen Abteilungen vergleichen. Diese Daten können dann generiert werden, wenn Sie Umsatz im System eingepflegt und einen Dienstplan samt bestätigten Schichten haben. Dadurch kann der Lohnkostenanteil auf Grundlage des Vergleichs zwischen Umsatz und Lohnkosten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens berechnet werden.

Klicken Sie auf Konfigurieren, können Sie die zu prüfende Abteilung und den Zeitraum einstellen, sowie den Vergleichspartner.

Umsatz (nur für Admins)

Damit im Widget Umsatz Daten angezeigt werden, müssen Umsatzdaten in Ihrem Portal eingepflegt sein. Dies können Sie über Berichte > Umsatz oder über Einstellungen > Berichte > Umsatz tun. Ihren Umsatz können Sie jeweils manuell einpflegen.

Automatisieren Sie Schritte Ihrer Umsatzerstellung, indem Sie ein unterstütztes POS-System per Integration verbinden. Navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen, um Ihre Möglichkeiten zu prüfen.

Sie können die Abteilung und den Zeitraum, für die Sie den Umsatz sehen möchten, und ob Sie die Werte mit denen einer anderen Abteilung vergleichen möchten, durch Klicken auf Konfigurieren einstellen.

Tägliche Teilnahme

Hier können Sie sich schnell einen Überblick über die Schichten des Tages verschaffen. Farblich markierte Schichten zeigen Abweichungen von der geplanten Dienstzeit an.

In der App können Sie ebenfalls die Anwesenheit prüfen und verspäteten Mitarbeitern direkt eine Nachricht schicken:

Werfen Sie auch einen Blick auf folgende nützliche Artikel:

ℹ️ Brauchen Sie mehr Hilfe?
🔍 Lesen Sie Artikel im Hilfecenter | Sehen Sie Videos auf Tutorials.Planday.com

💬 Für persönlichen Support
Loggen Sie sich ein und kontaktieren Sie unser Team über das blaue Support-Widget unten rechts. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie einen Experten für ein Produkt-Training buchen.