🎯 Für Admins, die neu bei Planday sind.

Was ist das Dashboard?

Das Dashboard ist die Startseite, die Sie und Ihre Mitarbeiter sehen, sobald Sie sich über einen Browser bei Planday anmelden. Hier werden Ihnen auf Basis Ihrer Daten wichtige Kennzahlen und ausstehende Aktionen angezeigt, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. So behalten Sie den Überblick. Sie können außerdem selbst festlegen, welche Widgets auf Ihrem Dashboard angezeigt werden sollen.

Klicken Sie auf die folgenden Reiter, um mehr über die Funktionen zu erfahren:

Menüleiste

Über die Menüleiste am oberen Bildschirmrand können Sie zu den meisten Bereichen Ihres Planday-Portals navigieren. Je nach abonniertem Paket und Ihrer Zugriffsebene stehen Ihnen bestimmte Optionen möglicherweise nicht zur Verfügung. Beispielsweise haben reguläre Mitarbeiter keinen Zugriff auf Bereiche wie Einstellungen, Berichte, Lohn oder Konto. Funktionen, die nur im Pro- oder Enterprise-Paket verfügbar sind, werden erst nach einem Upgrade angezeigt.

Start

Wenn Sie auf Start oder das Planday-Logo daneben klicken, kehren Sie zu Ihrem Dashboard zurück. In der Dropdown-Liste unter Start finden Sie außerdem:

Ihr Dienstplan – Hier sehen Sie Ihre zugewiesenen Schichten sowie Offene Schichten.

Ihre Verfügbarkeit – Tragen Sie Ihre Verfügbarkeit ein, um anzugeben, an welchen Tagen Sie arbeiten möchten oder nicht. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter.

Ihre Abwesenheit – Erhalten Sie eine Übersicht über Ihre verfügbaren freien Tage, stellen Sie Abwesenheitsanträge und prüfen Sie deren Status.

Lohnabrechnungen – Wenn aktiviert, können Sie hier Ihre Lohnabrechnungen einsehen und herunterladen.

Neuigkeiten (nur für Admins) – Manager und Administratoren können hier Nachrichten veröffentlichen oder bearbeiten.

Veranstaltungen (nur für Admins) – Verwalten Sie hier Veranstaltungen, die auf dem Dashboard angezeigt werden sollen.

Dienstplan

Der Bereich Dienstplan zeigt Ihnen den gesamten Dienstplan der ausgewählten Abteilung an, sortiert nach Mitarbeitern, Personalgruppen oder Kategorien. Als Administrator können Sie den Dienstplan bearbeiten. Mitarbeiter haben eingeschränkten Zugriff und können unter anderem sehen, wann, mit wem und in welcher Abteilung sie arbeiten.

Anfragen (nur für Admins / Dienstplan-Manager) Genehmigen oder lehnen Sie hier Schichtanfragen für Offene Schichten ab und verwalten Sie Schichttauschanträge.

Stempeluhr (nur für Admins / Dienstplan-Manager) Verwalten Sie die Stempeluhr-Einträge Ihrer Mitarbeiter, einschließlich Ein- und Ausstempeln, fehlenden Einträgen oder Pausenanpassungen.

Verfügbarkeit (nur für Admins) Erfassen Sie hier die Verfügbarkeit oder Nichtverfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter und sehen Sie eine Übersicht aller Verfügbarkeiten.

Abwesenheitsanträge (nur für Admins / Dienstplan-Manager) Genehmigen oder lehnen Sie Abwesenheitsanträge Ihrer Mitarbeiter ab. In bestimmten Fällen können Admins Abwesenheitszeiträume erstellen. Mehr dazu erfahren Sie im Artikel Wie Sie Abwesenheitsanträge von Mitarbeitern genehmigen oder ablehnen.

Arbeitsstunden laut Vertrag (nur für Admins / Dienstplan-Manager) Mit Vertragsbedingungen legen Sie die Sollstunden Ihrer Mitarbeiter fest. Erstellen Sie so viele Vertragsbedingungen, wie nötig, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter abgedeckt sind.

💬 Hinweis: Sollten Sie das Plus Paket haben und diese Funktion nicht sehen, kontaktieren Sie das Support-Team von Planday, um sie aktivieren zu lassen.

Abwesenheitskonten (nur für Admins / Dienstplan-Manager) Verwalten Sie Urlaubskonten für einzelne Mitarbeiter oder Gruppen und bearbeiten Sie diese auf Mitarbeiterebene.

Mitarbeiter

In diesem Bereich werden alle Mitarbeiter, die dem Planday-Portal hinzugefügt wurden, mit ihren jeweiligen Details aufgelistet. Mitarbeiter können hier Nachrichten an andere Kollegen innerhalb von Planday senden. Admins und HR-Manager haben die Möglichkeit, Mitarbeiter zu erstellen, zu bearbeiten und einzuladen, Zugriffsebenen festzulegen sowie Mitarbeiterdaten zu verwalten.
Personalgruppen (nur für Admins) Personalgruppen helfen Ihnen, Ihre Mitarbeiter nach Fähigkeiten oder Verantwortlichkeiten zu unterteilen, z. B. in Köche, Kellner oder Manager. Ein Mitarbeiter kann mehreren Gruppen zugewiesen werden. Innerhalb der Personalgruppen können Sie zudem Stundenlöhne festlegen, Lohnarten hinterlegen sowie Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen. Erfahren Sie mehr im Artikel Personalgruppen erstellen und bearbeiten.
Abteilungen (nur für Admins) Erstellen Sie für jeden Standort oder Bereich Ihres Unternehmens eine separate Abteilung. Jede Abteilung in Planday hat einen eigenen Dienstplan, was die Organisation von Arbeitsplänen für unterschiedliche Standorte oder Bereiche erleichtert. Mehr dazu finden Sie im Artikel Abteilungen erstellen und bearbeiten.
Verträge (nur für Administratoren / HR-Manager) Verwalten und erstellen Sie Arbeitsverträge für Ihre Mitarbeiter in diesem Bereich.
Dokumente (nur für Admin / HR-Manager) Laden Sie relevante Dokumente wie Schulungsmaterialien, Firmenhandbücher oder andere Dateien für Ihre Mitarbeiter in diesem Bereich hoch.

Berichte (nur für Admins)

Berichte über Dienstplanstatistik
In diesem Bereich können Sie Berichte basierend auf gearbeiteten Schichten oder Stunden pro Mitarbeiter erstellen. Erfahren Sie mehr dazu im Artikel Wie Sie Berichte zu Schichtarten und dem Dienstplan einsehen.
Statistik für Schichtarten
Wenn Sie Schichtarten verwenden, können Sie gefilterte Statistiken zu den Schichten eines bestimmten Mitarbeiters oder einer Personalgruppe anzeigen lassen und eine grafische Übersicht der Ergebnisse sehen. Mehr dazu finden Sie im Artikel Wie Sie Berichte zu Schichtarten und dem Dienstplan einsehen.
Umsatz In diesem Bereich können Sie die täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Einnahmen erfassen und eine Übersicht erhalten, wie diese im Verhältnis zu den Lohnkosten stehen. Erfahren Sie mehr im Artikel Wie Sie in Planday mit Umsatz arbeiten.

Data Center (nur im Pro-/Enterprise-Paket) Nutzen Sie das Pro- oder Enterprise-Paket, können Sie hier Datensätze und Formeln definieren, um Ihre Planung und Prognosen noch präziser zu gestalten.

Lohn (nur für Admins)

Lohndatenexport In diesem Bereich können Sie Lohndatenexporte für bestimmte Mitarbeiter oder Personalgruppen erstellen und in verschiedenen Dateiformaten herunterladen.
Zeitraum für Lohnabrechnung sperren Verhindern Sie hier, dass Abrechnungsdaten für einen bestimmten Zeitraum bearbeitet, Schichtarten geändert oder Schichten genehmigt werden können. Erfahren Sie mehr im Artikel Wie Sie einen Zeitraum für die Lohnabrechnung sperren.
Lohnabrechnungen importieren Hier können Sie Lohnabrechnungen von verschiedenen Lohnabrechnungsanbietern hochladen.
Lohnabrechnungen In diesem Bereich können Sie die Lohnabrechnungen einsehen, die Sie mit Ihren Mitarbeitern geteilt haben.

Einstellungen (nur für Admins)

In diesem Bereich, der nur für Admins zugänglich ist, können Sie die Einstellungen Ihres Portals anpassen. Sie können beispielsweise Spracheinstellungen ändern, die Willkommensnachricht bearbeiten und individuelle Anpassungen in verschiedenen Bereichen Ihres Planday-Portals vornehmen. Außerdem können Sie Arbeitszeitregelungen festlegen, die Stempeluhr einrichten und Integrationen mit anderen Business-Tools verwalten.

Hilfe

Hilfecenter – Hier gelangen Sie zu unserer umfassenden Sammlung hilfreicher Artikel, die Sie bei der optimalen Nutzung von Planday unterstützen. Die Artikel sind in Deutsch, Englisch, Dänisch, Schwedisch, Norwegisch und Französisch verfügbar.
Video-Tutorials – Sie werden zu unserer Videosammlung weitergeleitet, wo Sie in kurzen Clips nützliche Tipps und Tricks rund um Planday finden.
Neuerungen anzeigen – Per Klick gelangen Sie zum Archiv der Produktneuheiten, um sich über vergangene, aktuelle und kommende Änderungen im Produkt zu informieren.
Hilfe-Chat – Aktivieren oder deaktivieren Sie den blauen Chat-Button für schnelle Unterstützung.
Status – Auf der verlinkten Status-Seite können Sie den aktuellen Betriebsstatus von Planday überprüfen, ob es Unterbrechungen gibt oder gab, und sich für Wartungsankündigungen und den Updates-Newsletter anmelden.

Nachrichten

Ihre Mitarbeiter und Sie können diesen Bereich nutzen, um sich gegenseitig Nachrichten zu senden oder Gruppengespräche innerhalb einer Personalgruppe direkt in Planday zu führen – ohne den Gebrauch persönlicher E-Mails oder Telefonnummern. Managern stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung, wie z. B. eine Antwortpflicht einzubauen.

Profilbereich

Bearbeiten – Bearbeiten Sie in diesem Bereich Ihre eigenen Profileinstellungen. Ändern Sie Ihr Passwort, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Spracheinstellungen oder mehr. Dies entspricht der Bearbeitung von Profil- und persönlichen Informationen, die Mitarbeitende in Planday teilen können.

Konto (nur für Admins) – Administratoren oder Mitarbeiter mit Zugriffsebene können hier das aktuelle Abonnement bei Planday einsehen oder upgraden, Zahlungsinformationen ändern oder Rechnungen herunterladen.
Ausloggen – Hier loggen Sie sich aus Ihrem Planday-Profil aus.

Das Dashboard bearbeiten

Klicken Sie auf Dashboard bearbeiten, um für Sie wichtige Bereiche (Widgets) hinzuzufügen oder zu entfernen. Wählen Sie die Widgets über die Kästchen an oder ab und bestätigen Sie über Speichern. Beispielsweise können Sie das Widget Starten abwählen, wenn Sie sich die Einleitungen zu Planday nicht mehr ansehen möchten.

Klicken Sie auf die folgenden Reiter, um mehr über die Funktionen zu erfahren:

Entdecken

Das Widget Entdecken begrüßt neue Admins und bietet Ihnen die Möglichkeit, essentielle Planday Funktionen auszuprobieren.

Konto

Im Widget Konto können Sie Ihre Kontodaten und Ihr Abonnement verwalten. Klicken Sie auf Zu Ihrem Konto wechseln, um eine Übersicht zu sehen.

Ausstehende Aktionen

Das Widget Ausstehende Aktionen können Sie als Ihre digitale To-Do-Liste betrachten. Es zeigt Ihnen an, welche und wie viele Aufgaben anstehen und welche Ihre Bearbeitung benötigen. Der Bereich ist in vier Hauptkategorien unterteilt:

Schichttauschanfragen – Tausch von Schichten zwischen Ihren Mitarbeitern, die eine Genehmigung benötigen.
Schichten angefragt – Genehmigen Sie die Übernahme Offener Schichten durch Ihre Mitarbeiter.
Stempelzeiten – Beendete Schichten, die Ihre Genehmigung benötigen.
Abwesenheitsanträge – Genehmigen Sie Abwesenheitsanträge Ihrer Mitarbeiter oder lehnen Sie sie diese ab.

In jeder Kategorie wird Ihnen angezeigt, wie viele Anfragen zur Bearbeitung auf Sie warten. Wenn Sie auf eine der Kategorien klicken, werden Sie direkt auf die Seite weitergeleitet, auf der Sie den jeweiligen Antrag bearbeiten können.

Neuigkeiten

Sie können Informationen mit Ihren Mitarbeitern über das Widget Neuigkeiten teilen. Sie können diesen Bereich als Schwarzes Brett betrachten, an dem Sie Nachrichten an das Team veröffentlichen können. Klicken Sie auf Zu den Neuigkeiten, um einen Überblick über alle Einträge zu erhalten. Sie können Einträge bearbeiten oder neue erstellen, und dabei optional den Anzeigezeitraum oder die Zielgruppe einstellen.

Veranstaltungen

Sie können direkt in Planday Veranstaltungen mit Ihren Mitarbeitern planen, z. B. Schulungen, Weihnachtsfeiern oder andere Events. Klicken Sie auf Zu Veranstaltungen wechseln, um Veranstaltungen zu bearbeiten oder zu erstellen. Beim Erstellen der Veranstaltung können Sie Teilnahme verwenden auswählen, sodass sich Gäste sich direkt über diesen Eintrag anmelden können. Filtern Sie nach Bedarf nach Abteilungen und Personalgruppen und geben Sie Details zu Datum und Uhrzeit an.

Geburtstage

Das Widget Geburtstage zeigt den Admins Ihres Portals an, wessen Geburtstage in der kommenden Woche anstehen. Die in den Mitarbeiterprofilen angegebenen Geburtstage sind die Grundlage dafür, welche Daten hier angezeigt werden.

💬 Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter die Geburtstage der Kollegen ihrer Abteilung sehen können, wenden Sie sich gerne an das Support-Team von Planday mit der Bitte um Aktivierung.

Lohnkostenanteil (nur für Admins)

In diesem Widget sehen Sie den Lohnkostenanteil einer Abteilung, und können diesen Wert direkt mit Ihrem Budget oder anderen Abteilungen vergleichen. Diese Daten können dann generiert werden, wenn Sie Umsatz im System eingepflegt und einen Dienstplan samt bestätigten Schichten haben. Dadurch kann der Lohnkostenanteil auf Grundlage des Vergleichs zwischen Umsatz und Lohnkosten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens berechnet werden.

Klicken Sie auf Konfigurieren, können Sie die zu prüfende Abteilung und den Zeitraum einstellen, sowie den Vergleichspartner.

Umsatz (nur für Admins)

Damit im Widget Umsatz Daten angezeigt werden, müssen Umsatzdaten in Ihrem Portal eingepflegt sein. Dies können Sie über Berichte > Umsatz oder über Einstellungen > Berichte > Umsatz tun. Ihren Umsatz können Sie jeweils manuell einpflegen.

Automatisieren Sie Schritte Ihrer Umsatzerstellung, indem Sie ein unterstütztes POS-System per Integration verbinden. Navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen, um Ihre Möglichkeiten zu prüfen.

Sie können die Abteilung und den Zeitraum, für die Sie den Umsatz sehen möchten, und ob Sie die Werte mit denen einer anderen Abteilung vergleichen möchten, durch Klicken auf Konfigurieren einstellen.

Verspätetes Einstempeln

Hier können Sie sich schnell einen Überblick über die Schichten des Tages verschaffen. Farblich markierte Schichten zeigen Abweichungen von der geplanten Dienstzeit an.

In der App können Sie ebenfalls die Anwesenheit prüfen und verspäteten Mitarbeitern direkt eine Nachricht schicken:

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