🎯 Für fortgeschrittene Admins.
Damit ein Import aus einem externen Lohnprogramm gelingt, müssen die Lohnabrechnungen zu Mitarbeitern korrekt zugeordnet werden können. Folgende Werte müssen in Planday und im externen Lohnprogramm identisch sein:
Sozialversicherungsnummer (im Mitarbeiterprofil > Persönliche Daten > Information > Soz.-Vers. Nr.)
Lohnnummer/Mitarbeiternummer
Lohnabrechnungen importieren
Dies gelingt wie folgt:
Wählen Sie Lohn > Lohnabrechnungen importieren.
Geben Sie das Start- und das Enddatum für Ihren Lohnzeitraum ein.
Definieren Sie bei Vorhandene Lohnabrechnungen, ob bereits vorhandene Lohnabrechnungen im gewählten Zeitraum überschrieben, oder zusätzlich zu den neuen Lohnabrechnungen beibehalten werden sollen.
Wählen Sie das Format aus und klicken Sie auf Datei hochladen, um Lohnabrechnungen hochzuladen.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Importieren.
Daraufhin werden die Lohnabrechnungen für Ihre finale Genehmigung hochgeladen. Sie sehen eine Liste mit allen Mitarbeitern, und ob das Hochladen erfolgreich war oder nicht.
Wenn Sie die hochgeladenen Lohnabrechnungen überprüft haben, klicken Sie zum Abschluss auf Speichern.
Wie Mitarbeiter auf Lohnabrechnungen zugreifen können
Mitarbeiter können ihre Lohnabrechnungen in der Browser-Version über Start > Lohnabrechnungen einsehen – In der App unter Mehr > Dokumente > Lohnabrechnungen (passwortgeschützt).
Als Administrator können Sie Lohnabrechnungen entweder im jeweiligen Mitarbeiterprofil oder unter Lohn > Lohnabrechnungen sehen.
Fehlerbehebung
Sollten Sie Probleme mit Lohnabrechnungen haben, beachten Sie Folgendes:
Sie müssen der Zugriffsebene Administrator zugewiesen sein, um Lohnabrechnungen Ihrer Mitarbeiter zu sehen. Die Möglichkeit kann nicht pro Abteilung eingeschränkt werden, oder Dienstplan- oder HR-Managern gewährt werden.
Lohnabrechnungen sollten im Idealfall als PDF-Dokument hochgeladen werden, wobei die individuelle Lohnabrechnung der einzelnen Mitarbeiter jeweils auf einer eigenen Seite aufgeführt wird. Dies ist bei Verwendung der generischen Importfunktion wichtig.
Für jeden Mitarbeiter muss im Feld Soz.-Vers. Nr. ein Wert angegeben sein (ohne Leerzeichen oder Bindestriche). Die Angabe muss auf der Lohnabrechnung und im Mitarbeiterprofil identisch sein, damit die Abrechnung zugeordnet werden kann.
Falls Sie eine Integration verwenden, müssen die Angaben für Soz.-Vers. Nr. und Lohnnummer in Planday und in Ihrem verbundenen Lohnabrechnungssystem identisch sein.
Können Mitarbeiter in der Planday App nicht auf ihre Lohnabrechnungen zugreifen, hilft möglicherweise das De- und Re-Installieren der App.
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