Mitarbeiter erstellen

In der Browser-Version

Navigieren Sie zu Mitarbeiter > Mitarbeiter und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das blaue Feld Mitarbeiter erstellen.

Das Bearbeitungsfenster Mitarbeiter erstellen erscheint. Hier fügen Sie die relevanten Mitarbeiterinformationen hinzu – Dabei sind die mit einem Sternchen * markierten Felder Pflichtfelder: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse sowie Abteilung.

Die angegebene E-Mail-Adresse muss gültig sein, da sie auch als Benutzername des Mitarbeiters fungiert. Außerdem wird an diese E-Mail-Adresse die Einladung zu Ihrem Planday-Portal geschickt. Bestätigen Sie die Eingabe über Speichern.

💡 Sie können über die Spalten-Symbole oben rechts im Bearbeitungsfenster die Ansicht zwischen ein- und zweispaltigem Layout wählen.

Sonderzeichen und Umlaute im Benutzernamen?

Die folgenden Zeichen werden im Benutzernamen nicht unterstützt (Auswahl):

Umlaute ä, ö und ü, und das ß in Groß- und Kleinschreibung

Diese Zeichen werden im Benutzernamen unterstützt:

a-z in Groß- und Kleinschreibung, 0-9 und .!#$%&'*+/=?^_`{|}~-

In der Ansicht Glückwunsch zu dem neuen Mitarbeiter können Sie optional wählen, ob Sie sie direkt zu Planday einladen wollen (Login-Informationen senden) oder direkt Ihre Begrüßungsnachricht senden wollen. Dies können Sie auch später nachholen. Bestätigen Sie über Fertig.

Weitere Mitarbeiterinformationen können Sie später bearbeiten und ergänzen. Wie Sie Benutzernamen ändern können, erfahren Sie im Artikel Benutzernamen ändern.

Hinzufügen von Mitarbeitern vom Dienstplan

Sie können schnell Mitarbeiter vom Dienstplan hinzufügen, während Sie eine Schicht erstellen oder bearbeiten. Diese Methode ermöglicht es Ihnen, grundlegende Details einzugeben, um sofort mit der Dienstplanung zu beginnen, wobei das vollständige Profil später vervollständigt werden kann.

Das Ausfüllen aller Pflichtfelder ist wichtig, wenn Ihre Mitarbeiter Planday nutzen oder eine Integration verbinden sollen.

Sie können die erforderlichen Felder später unter Mitarbeiter > Mitarbeiter ausfüllen.
Laden Sie Ihre Mitarbeiter über Mitarbeiter > Mitarbeiter > Tools > Einladungen senden ein.

Mitarbeiter in der App erstellen

Gehen Sie auf Mehr > Mitarbeiter > Mitarbeiter erstellen. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie über Erstellen.

💡 Für das Beispiel wird die Android-Version der App genutzt. Nutzen Sie die iOS-Variante, werden Sie an manchen Stellen kleine Unterschiede in der Ansicht bemerken – die Funktionalität ist jedoch gleich.

Erstellen mehrerer Mitarbeiter

Ab einer Mitarbeiteranzahl von ca. 30-40 ist das Erstellen mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig eine sinnvolle Alternative zum Erstellen einzelner Mitarbeiter. Gehen Sie dazu in der Browser-Version zu Mitarbeiter > Mitarbeiter erstellen > Mehrere Mitarbeiter erstellen:

Alternativ können Sie Mitarbeiter auch importieren. Gehen Sie dazu in der Browser-Version zu Mitarbeiter > Tools > Mitarbeiterimport mit Vorlage.

Vorlage herunterladen / Importieren

Tipp: Je umfangreicher Sie Planday bereits mit Abteilungen, Personalgruppen, Mitarbeitertypen & Vertragsbedingungen eingerichtet haben, umso effektiver wird der Import.

Über Vorlage herunterladen laden Sie sich eine Vorlage in Form einer Excel-Datei herunter. Geben Sie in Excel Ihre Mitarbeiterdaten ein. Beachten Sie:

Lassen Sie die Struktur der Vorlage unverändert – löschen Sie keine Zeilen bzw. fügen Sie keine hinzu.
Möchten Sie, dass ein Mitarbeiter einer Abteilung zugewiesen wird, setzen Sie im entsprechenden Feld ein X.
Möchten Sie, dass ein Mitarbeiter einer Personalgruppe zugewiesen wird, tragen Sie im entsprechenden Feld eine Zahl für den Stundenlohn ein (z.B. “12” für 12,00 €) oder eine 0 ein.
Die Felder E-Mail Adresse, Name, Geschlecht und Abteilung sind Pflichtfelder.Eine Ausfüllhilfe mit weiteren Hinweisen finden Sie bei Datenformat der Vorlage.

Haben Sie alle Daten eingetragen, speichern Sie die Datei und importieren Sie über Importieren > Daten hochladen > Weiter.

Optional können Sie über "Zeilen einfügen" für jeden Ihrer Mitarbeiter eine Zeile hinzufügen und die Mitarbeiterdaten manuell eintragen.

Mitarbeiter bearbeiten

Zum Bearbeiten Ihrer Mitarbeiterdaten können Sie im Bereich Mitarbeiter die Schnellbearbeitung oder das komplette Bearbeitungsfenster nutzen. Auch aus der Dienstplan-Ansicht heraus können Sie Mitarbeiter bearbeiten.

In der Schnellbearbeitung

Im Bereich Mitarbeiter klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Zeile mit dem Namen des Mitarbeiters (außer auf die Symbole rechts) , den Sie bearbeiten möchten.

Es öffnet sich ein kleines Bearbeitungsfenster am rechten Bildschirmrand. Hier erhalten Sie eine Übersicht über Mitarbeiterdetails, können den Mitarbeiter Abteilungen und Personalgruppen hinzufügen, eine VertraglicheVerfügbarkeit angeben oder ihn über Zugriffsebenen einer Zugriffsebene zuweisen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen über Speichern.

💡 Erfahren Sie mehr in den Artikeln Abteilungen erstellen und bearbeiten, Personalgruppen erstellen bearbeiten, Vertragliche Verfügbarkeit einstellen und Weisen Sie Mitarbeiter Zugriffsebenen zu.

Im großen Bearbeitungsfenster

Um eine komplette Übersicht aller Informationen und Bearbeitungsoptionen rund um einen Mitarbeiter zu sehen, klicken Sie in der Schnellbearbeitung auf Bearbeiten, oder in der Mitarbeiterliste auf das Stift-Symbol rechts. Das Bearbeitungsfenster Mitarbeiter bearbeiten öffnet sich.

Über die Menüleiste oben im Fenster können Sie in den gewünschten Bereich navigieren. Bearbeiten Sie hier Persönliche Daten und Informationen zur Anstellung, beispielsweise die Zugehörigkeit zu Abteilungen und Personalgruppen, Vertragliche Verfügbarkeit oder Festgehalt. Sehen Sie Lohnabrechnungen und Abwesenheitsverläufe ein, oder greifen Sie über die Dropdown-Liste unter Benutzeraktionen auf wichtige Optionen wie Benutzernamen bearbeiten, Passwort zurücksetzen oder Profilbild bearbeiten zu.

💡 Sie können über die Spalten-Symbole oben rechts im Bearbeitungsfenster die Ansicht zwischen ein- und zweispaltigem Layout wählen.

Bearbeiten im Dienstplan

Befinden Sie sich im Dienstplan, wählen Sie die Ansicht Mitarbeiter. Über das Stift-Symbol direkt rechts neben dem Namen des Mitarbeiters gelangen Sie zur Schnellbearbeitung. Aus den Ansichten Gruppen und Positionen gibt es keinen direkten Zugang.

Mitarbeiter in der App bearbeiten

Möchten Sie Mitarbeiterdaten in der App bearbeiten, gehen Sie zu Mehr > Mitarbeiter > den gewünschten Mitarbeiter > das Stift-Symbol. Wenn Sie Änderungen vornehmen, bestätigen Sie über das Häkchen-Symbol.

💡 Für das Beispiel wird die Android-Version der App genutzt. Nutzen Sie die iOS-Variante, werden Sie an manchen Stellen kleine Unterschiede in der Ansicht bemerken – Die Funktionalität ist jedoch gleich.

Interne Benachrichtigungen bei neuen Mitarbeitern

Unter Einstellungen > Portal-Einstellungen > Mitteilungen finden Sie die Option Neuer Mitarbeiter wurde erstellt. Fügen der Liste unter Mitarbeiter auswählen Mitarbeiter hinzu, die automatisch über neue Mitarbeiter benachrichtigt werden sollen. Sie können wählen, ob dazu Nachrichten, SMS oder beides genutzt werden sollen.

💡 Dies kann für Ihr Management-Team nützlich sein, um sich gegenseitig über die neuesten Anstellungen auf dem Laufenden zu halten. Es fallen womöglich Standard-SMS-Kosten an.

Nächster Schritt: Lesen Sie hier weiter, wie Sie Mitarbeiter zu Planday einladen.

Werfen Sie auch einen Blick auf folgende nützliche Artikel:

Mitarbeiter de- und reaktivieren
Mitarbeiterverwaltung in Planday – Übersicht
Für Mitarbeiter: Planday beitreten

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