Navigieren Sie zu Mitarbeiter > Mitarbeiter und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das blaue Feld Mitarbeiter erstellen.
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Das Bearbeitungsfenster Mitarbeiter erstellen erscheint. Hier fügen Sie die relevanten Mitarbeiterinformationen hinzu – Dabei sind die mit einem Sternchen * markierten Felder Pflichtfelder: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse sowie Abteilung.
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Die angegebene E-Mail-Adresse muss gültig sein, da sie auch als Benutzername des Mitarbeiters fungiert. Außerdem wird an diese E-Mail-Adresse die Einladung zu Ihrem Planday-Portal geschickt. Bestätigen Sie die Eingabe über Speichern.
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​💡 Sie können über die Spalten-Symbole oben rechts im Bearbeitungsfenster die Ansicht zwischen ein- und zweispaltigem Layout wählen.
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In der Ansicht Glückwunsch zu dem neuen Mitarbeiter können Sie optional wählen, ob Sie sie direkt zu Planday einladen wollen (Login-Informationen senden) oder direkt Ihre Begrüßungsnachricht senden wollen. Dies können Sie auch später nachholen. Bestätigen Sie über Fertig.​
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Weitere Mitarbeiterinformationen können Sie später bearbeiten und ergänzen. Wie Sie Benutzernamen ändern können, erfahren Sie im Artikel Benutzernamen ändern.

Sie können schnell Mitarbeiter vom Dienstplan hinzufügen, während Sie eine Schicht erstellen oder bearbeiten. Diese Methode ermöglicht es Ihnen, grundlegende Details einzugeben, um sofort mit der Dienstplanung zu beginnen, wobei das vollständige Profil später vervollständigt werden kann.

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Gehen Sie auf Mehr > Mitarbeiter > Mitarbeiter erstellen. Geben Sie die gewünschten Daten ein und bestätigen Sie über Erstellen.
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💡 Für das Beispiel wird die Android-Version der App genutzt. Nutzen Sie die iOS-Variante, werden Sie an manchen Stellen kleine Unterschiede in der Ansicht bemerken – die Funktionalität ist jedoch gleich.
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Ab einer Mitarbeiteranzahl von ca. 30-40 ist das Erstellen mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig eine sinnvolle Alternative zum Erstellen einzelner Mitarbeiter. Gehen Sie dazu in der Browser-Version zu Mitarbeiter > Mitarbeiter erstellen > Mehrere Mitarbeiter erstellen:
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Alternativ können Sie Mitarbeiter auch importieren. Gehen Sie dazu in der Browser-Version zu Mitarbeiter > Tools > Mitarbeiterimport mit Vorlage.
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Über Vorlage herunterladen laden Sie sich eine Vorlage in Form einer Excel-Datei herunter. Geben Sie in Excel Ihre Mitarbeiterdaten ein. Beachten Sie:

Zum Bearbeiten Ihrer Mitarbeiterdaten können Sie im Bereich Mitarbeiter die Schnellbearbeitung oder das komplette Bearbeitungsfenster nutzen. Auch aus der Dienstplan-Ansicht heraus können Sie Mitarbeiter bearbeiten.
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Im Bereich Mitarbeiter klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Zeile mit dem Namen des Mitarbeiters (außer auf die Symbole rechts) , den Sie bearbeiten möchten.
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Es öffnet sich ein kleines Bearbeitungsfenster am rechten Bildschirmrand. Hier erhalten Sie eine Übersicht über Mitarbeiterdetails, können den Mitarbeiter Abteilungen und Personalgruppen hinzufügen, eine Vertragliche Verfügbarkeit angeben oder ihn über Zugriffsebenen einer Zugriffsebene zuweisen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen über Speichern.

Um eine komplette Übersicht aller Informationen und Bearbeitungsoptionen rund um einen Mitarbeiter zu sehen, klicken Sie in der Schnellbearbeitung auf Bearbeiten, oder in der Mitarbeiterliste auf das Stift-Symbol rechts. Das Bearbeitungsfenster Mitarbeiter bearbeiten öffnet sich.
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Über die Menüleiste oben im Fenster können Sie in den gewünschten Bereich navigieren. Bearbeiten Sie hier Persönliche Daten und Informationen zur Anstellung, beispielsweise die Zugehörigkeit zu Abteilungen und Personalgruppen, Vertragliche Verfügbarkeit oder Festgehalt. Sehen Sie Lohnabrechnungen und Abwesenheitsverläufe ein, oder greifen Sie über die Dropdown-Liste unter Benutzeraktionen auf wichtige Optionen wie Benutzernamen bearbeiten, Passwort zurücksetzen oder Profilbild bearbeiten zu.
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💡 Sie können über die Spalten-Symbole oben rechts im Bearbeitungsfenster die Ansicht zwischen ein- und zweispaltigem Layout wählen.
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Befinden Sie sich im Dienstplan, wählen Sie die Ansicht Mitarbeiter. Über das Stift-Symbol direkt rechts neben dem Namen des Mitarbeiters gelangen Sie zur Schnellbearbeitung. Aus den Ansichten Gruppen und Positionen gibt es keinen direkten Zugang.
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Möchten Sie Mitarbeiterdaten in der App bearbeiten, gehen Sie zu Mehr > Mitarbeiter > den gewünschten Mitarbeiter > das Stift-Symbol. Wenn Sie Änderungen vornehmen, bestätigen Sie über das Häkchen-Symbol.
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💡 Für das Beispiel wird die Android-Version der App genutzt. Nutzen Sie die iOS-Variante, werden Sie an manchen Stellen kleine Unterschiede in der Ansicht bemerken – Die Funktionalität ist jedoch gleich.
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Unter Einstellungen > Portal-Einstellungen > Mitteilungen finden Sie die Option Neuer Mitarbeiter wurde erstellt. Fügen der Liste unter Mitarbeiter auswählen Mitarbeiter hinzu, die automatisch über neue Mitarbeiter benachrichtigt werden sollen. Sie können wählen, ob dazu Nachrichten, SMS oder beides genutzt werden sollen.
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💡 Dies kann für Ihr Management-Team nützlich sein, um sich gegenseitig über die neuesten Anstellungen auf dem Laufenden zu halten. Es fallen womöglich Standard-SMS-Kosten an.

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