Diese Funktion ist ausschließlich im Pro und Enterprise Paket enthalten.
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Die Formelfunktion des Data Center ist zusammen mit den Datensätzen ein intelligentes Planungswerkzeug, mit dem Sie den Überblick über Ihre Planungsanforderungen behalten können.
Formeln sind die Funktion des Data Center, die Ihnen hilft, Ihre Daten mit mathematischen Operationen umzuwandeln. Das Konzept basiert zwar auf einfachen Operationen mit Elementen und Daten, die in Ihrem Portal verfügbar sind, aber das Ergebnis kann eine komplexe benutzerdefinierte Metrik sein, die speziell auf Sie und Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
Formeln erstellen
Formeln sind Datensätzen sehr ähnlich, wenn es um das Einrichten geht.
Aus Berichten > Data Center> Formeln > Fügen Sie eine Formel hinzufügen folgen Sie den gleichen ersten Schritten:
Geben Sie Ihrer Metrik eine ID: Dies wird verwendet, um Ihre Metrik in anderen Formeln zu referenzieren. Denken Sie daran, dass eine ID nur mit Großbuchstaben und Unterstrichen geschrieben werden kann (Planday formatiert Ihre ID gegebenenfalls richtig).
Geben Sie Ihrer Metrik eine Beschreibung: Wird verwendet, um kurz zu erklären, welche Daten sie enthält und was die Formel bedeutet.
Wählen Sie, ob die Formel im Dienstplan angezeigt werden soll
Der Hauptunterschied zwischen einem Datensatz und einer Formel besteht in der Option, ihn als Metrik in Ihrem Dienstplan anzuzeigen.
In derselben Ansicht können Sie festlegen, ob die eingegebenen Daten für Ihren gesamten Dienstplan gelten oder ob sie je nach Abteilung, Kategorie oder Position unterschiedlich sein sollen, indem Sie Ihre Metrik zuweisen oder anwenden:
Global: Die Daten sind von jeder Abteilung aus sichtbar und werden nicht von der für Ihre Dienstplanansicht ausgewählten Abteilung, Position oder Kategorien beeinflusst.
Einzelnen Abteilungen unterschiedliche Werte zuweisen: die Daten sind von bestimmten Abteilungen sichtbar
Die 2 Optionen, für die einzelnen Kategorien innerhalb einer Abteilung unterschiedliche Werte zuzuweisen/anzuwenden und einzelnen Positionen innerhalb einer Abteilung unterschiedliche Werte zuzuweisen/anzuwenden, funktionieren ähnlich.
Wenn Sie eine dieser beiden Optionen wählen, müssen Sie auch die Abteilung angeben.
Weitere Informationen zu den Grundelementen einer Metrik finden Sie im Artikel zu Datenmetriken.
Beim Zuweisen Ihrer Metrik müssen Sie bedenken, dass die in Ihrer Formel verwendeten Komponenten zum Erfassen von Dienstplandaten von Ihrer Auswahl beeinflusst werden.
Formelmetriken können nur Daten für Kategorien und Positionen in einer Abteilung berechnen. Wenn Ihre Formel tatsächliche Werte aus Ihren Dienstplandaten verwendet, weisen Sie sie nicht global oder einer Abteilung zu.
Wenn Sie auf Fertig klicken, befinden Sie sich auf der Seite mit den erweiterten Einstellungen für Ihre Formel. Hier können Sie mathematische Operationen einrichten mit:
Daten aus Ihrem Dienstplan (z.B. zugewiesene Schichtstunden oder die Gesamtzahl der zugewiesenen Schichten),
Ihren verfügbaren Metriken (mehr Details hier),
und/oder anderen Formeln.
Im oberen Feld können Sie die Formel für Ihre Metrik erstellen.
Bitte beachten Sie, dass Sie Dinge nur der Reihe nach hinzufügen und bearbeiten können: Elemente werden immer am Ende der Formel hinzugefügt und die Bearbeitung beginnt immer mit dem letzten Element (oder dem zuletzt hinzugefügten).
Um Ihre Formel zu erstellen, geben Sie einfach die benötigten Komponenten ein oder wählen Sie sie aus. Das können sein:
Zahlenwerte
mathematische Operatoren unter dem Formelfeld.
"+" für Addition
"-" für Subtraktion
"*" für Multiplikation
"/" für Division
"(" und ")" um die Reihenfolge der Operationen festzulegen.
Ihre verfügbaren Metriken, die IDs für alle Metriken auflistet, die Sie zuvor erstellt haben.
Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, intuitive und erklärende IDs für Ihre Metriken zu wählen, da dies die einzigen angezeigten Informationen sind.
Zum Beispiel ist die ID #SHIFTS_NEEDED von den 4 verfügbaren Metriken im Beispiel unten gut eingestellt. Im Gegensatz dazu ist die ID #PAYROLL_SUPPLEMENT kein Hinweis darauf, welche Art von Daten sie liefert, die vom tatsächlichen Betrag, der der Gehaltsabrechnung hinzugefügt wird, bis hin zu einem Prozentsatz sein und pro Stunde oder pro Schicht festgelegt werden kann.
Mit guten IDs können Sie viel Zeit sparen.
Dienstplandaten, die eine Liste aller Daten enthalten, die Sie verwenden können. Sie können immer eine Komponente für Dienstplandaten finden, um sie mit Ihren Operationen und den anderen Elementen in Ihrer Formel mit den vielen verfügbaren Variationen abzugleichen.
Wenn Sie beispielsweise eine Formel zwischen 2 Metriken mit Daten pro Stunde erstellen möchten, sollten Sie das Element Dienstplan auswählen, das die benötigten Daten enthält, die stündlich aufgelistet sind.
Verstehen der für Formeln verfügbaren Dienstplandaten
Alle Komponenten der Dienstplandaten enthalten Informationen über Schichten in verschiedenen Zuständen und aus den verschiedenen Ebenen Ihres Dienstplans. Hier ist die vollständige Liste:
Sie können auch über eine beliebige Komponente fahren, um tatsächliche Werte aus Ihrem Dienstplan anzuzeigen, um eine vollständige Erklärung zu erhalten, was sie in Ihre Formel bringt, wie unten gezeigt:
Sobald Sie mit den verfügbaren Dienstplandaten vertraut sind, können Sie die Liste auch mithilfe der verfügbaren Filter eingrenzen:
Anzahl: Filtert danach, ob die Daten als Stundenzahl der Schichten oder als Anzahl der Schichten erfasst werden sollen.
Datenerfassungsebene: Sie können wählen, ob die Daten nach Abteilung, Position oder Abschnitt gruppiert werden sollen.
Schichtstatus: unterscheidet zwischen den Daten basierend auf offenen oder zugewiesenen Schichten.
Angezeigte Daten: Unabhängig vom Datenrückgabetyp (wie die Daten gesammelt und gruppiert werden) können die Daten täglich oder stündlich angezeigt werden.
Wenn kein Filter angewendet wird (Keine ist für alle Filter ausgewählt), sehen Sie die vollständige Liste. Ebenso wird ein Filter, der auf Keine gesetzt ist, einfach nicht auf Ihre Liste angewendet.
Als Beispiel besteht die folgende Formel aus 3 Teilen:
eine Komponente für Istwerte bei Plandaten, die die Gesamtzahl der Stunden in zugewiesenen Schichten nach Abteilung pro Stunde erfasst
der "-" Operator
eine selbst erstellte Metrik, die die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden enthält (z.B. genehmigt über Stempeluhr-Einträge).
Diese Formel würde dann die Differenz zwischen der Gesamtzahl der zugewiesenen (Schicht-)Stunden und der Gesamtzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnen und im Dienstplan anzeigen.
Dies kann nützlich sein, wenn die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden davon abhängt, wie viele Kunden Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt haben. So erkennen Sie schnell die Zeiträume, in denen Sie möglicherweise zu viele oder zu wenige Mitarbeiter eingeplant haben.
Sie müssen sicherstellen, dass die verwendeten Komponenten und die Einstellungen, die Sie beim Zuweisen der Metrik zu Abteilungen und/oder Positionen/Abschnitten innerhalb des Dienstplans verwendet haben, übereinstimmen, damit Ihre Metrikberechnungen in Ihrem Dienstplan erscheinen und Ihre Erwartungen zeigen.
Denken Sie an die Option Zuweisen als Indikator dafür, wo die Ergebnisse der Formel angezeigt werden. Vor diesem Hintergrund müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Formel an einer Stelle angezeigt wird, die dem Inhalt der Formel entspricht.
Als Faustregel gilt, dass Formeln der niedrigsten, in Ihrer Metrik enthaltenen, Strukturebene entsprechen müssen.
Die Reihenfolge ist Global (oder Portal) → Abteilung → Kategorien → Position, entsprechend der in Planday verwendeten Struktur.
Sobald Sie die Formel eingerichtet haben, klicken Sie einfach auf "Speichern" und Ihre Formel ist fertig.
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