🎯 Für erfahrene Admins. Steigen Sie hier ins Thema Überstunden ein.

Als Alternative zum Nutzen der Nahtstellen mit der Stempeluhr/Abweichungen von geplanter Dienstzeit oder mit Schichtarten als Datenquelle für Ihre Überstundenkonten, können Sie die Vertragsbedingungen nutzen, um Ihre Überstunden zu verwalten.

Diese Methode wird in Deutschland am häufigsten genutzt.

💡 Hilfreich zum Verständnis dieser Methode ist der Artikel Vertragsbedingungen erstellen und anwenden.

So gelingt die Methode:

Sie richten Vertragsbedingungen ein
Sie tragen Mitarbeiter in den Dienstplan ein
Mit der Zeit entsteht ggf. durch die Differenz zwischen den vertraglich vereinbarten Stunden und den tatsächlich geplanten Stunden ein Minus- oder Überstundensaldo, das Sie in die Überstundenkonten der Mitarbeiter übertragen

Einrichten und Anwenden von Vertragsbedingungen

Zunächst erstellen Sie für Ihre Mitarbeiter Vertragsbedingungen unter Einstellungen > HR > Vertragsbedingungen.

Im folgenden Beispiel wird eine Vertragsbedingung für eine 40-Stunden-Woche erstellt.

💡 Bitte beachten Sie, dass man Vertragsbedingungen mit unterschiedlichen Zeitintervallen bei der Übertragung der vertraglich vereinbarten Stunden nicht gleichzeitig auswählen kann. Wenn Sie also die Möglichkeit haben möchten, alle Mitarbeiter gleichzeitig bei der Übertragung auszuwählen, überprüfen Sie ob alle Mitarbeiter das gleiche Intervall in den Vertragsbedingungen haben.

Diese Vertragsbedingung können Sie nun Mitarbeitern zuweisen. Navigieren Sie dazu zu Mitarbeiter > wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter und Bearbeiten > Bereich Persönliche Daten > Bereich Lohn > Vertragsbedingungen. Wählen Sie dort in der Dropdown-Liste die gewünschte Vertragsbedingung und bestätigen Sie über Speichern.

Dienstplanung mit Vertragsbedingungen

Der Minus- oder Überstundensaldo entsteht in dieser Methode durch die Differenz zwischen den vertraglich vereinbarten Stunden und den tatsächlich geplanten Stunden.

Während der Dienstplanung erkennen Sie u. A. durch die farbliche Markierung beim Mitarbeiter, ob die eingeplanten Stunden den Vertragsbedingungen entsprechen.

⬇️ Im Beispiel im unteren Screenshot ist den Mitarbeitern die Vertragsbedingung 40-Stunden-Woche zugewiesen.

Die Markierung beim Mitarbeiter Manuel Ritter ist 🟢 grün: Für ihn wurden 40 Stunden eingeplant. Würden diese Schichten so genehmigt werden, würde keine Differenz erkannt werden.

Die Markierung bei der Mitarbeiterin Bianca Held ist 🔴 rot: Für sie wurden 43 Stunden eingeplant. Würden diese Schichten so genehmigt werden, würde eine Differenz von 3 Überstunden erkannt werden.

Übertragen der Überstunden

Sobald Schichten genehmigt sind, kann der ggf. entstandene Minus- oder Überstundensaldo in das Überstundenkonto des Mitarbeiters übertragen werden.

Navigieren Sie dazu zu Dienstplan > Arbeitsstunden laut Vertrag. In der Spalte Zu übertragende Stunden sehen Sie die Stunden, die zum Übertrag bereit sind.

💡Sehen Sie nicht die Anzahl an Stunden, die Sie erwartet haben, prüfen Sie zunächst, ob Sie im Dienstplan alle Schichten genehmigt haben.

Dieser Saldo kann von Ihnen auf das Überstundenkonto des Mitarbeiters übertragen werden, indem Sie die Zeile des entsprechenden Mitarbeiters über das Häkchen links anwählen. Klicken Sie dann auf den unten erscheinenden Pfeil Übertragungsstunden und bestätigen Sie.

⬇️ Im Beispiel im unteren Screenshot liegt bei der Mitarbeiterin Bianca Held eine (positive) Abweichung von 3 Stunden vor. Dieses Saldo wird ihrem Überstundenkonto durch den Übertrag gutgeschrieben.

➡️ Hier finden Sie weitere Informationen zum Übertragen von Minus- oder Überstunden.

Was muss ich beachten, wenn...

... Mitarbeiter Urlaub nehmen? Hier klicken, um mehr zu erfahren

Derzeit sind Abwesenheitskonten und Überstundenkonten nicht miteinander verknüpft.

Aus diesem Grund würde das Stundensoll von Mitarbeitern verfälscht werden, wenn ihnen während der Abwesenheit keine Schichten zugeteilt sind. Um auf das erforderliche Stundensoll zu kommen, sind die folgenden Schritte nötig:

Ein Mitarbeiter stellt einen Abwesenheitsantrag, dieser wird von Ihnen genehmigt.
Falls dem Mitarbeiter während der Abwesenheit Schichten zugewiesen sind, weisen Sie diesen eine für diesen Zweck erstellte Schichtart für Urlaub zu. Diesen Schritt können Sie beim Bearbeiten des Antrags erledigen, und ggf. parallel Offene Schichten erstellen, die von anderen Mitarbeitern als Ersatz übernommen werden können.
➡️ Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel Wie Sie Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen.
Falls dem Mitarbeiter während der Abwesenheit keine Schichten zugewiesen sind, erstellen Sie für diesen Zeitraum neue und weisen Sie sie ihm zu. Wie viele Stunden die Schichten abdecken sollen, hängt von der Vertragsbedingung ab.
Falls andere Mitarbeiter die Schichten übernehmen, erstellen Sie dafür neue und weisen sie ihnen zu.

... ich die Vertragsbedingungen von Mitarbeitern ändere? Hier klicken, um mehr zu erfahren

Erfahren Sie im Artikel Wie Sie die Vertragsbedingungen eines Mitarbeiters ändern Antworten darauf, was Sie bei diesen Situationen beachten sollten.

... das Startdatum von Mitarbeitern nicht mit dem des Intervalls der Vertragsbedingung übereinstimmt? Hier klicken, um mehr zu erfahren

Erfahren Sie im Artikel Wie Sie die Vertragsbedingungen eines Mitarbeiters ändern Antworten darauf, was Sie bei diesen Situationen beachten sollten.

Nächster Schritt: Verwalten Sie Ihre Überstundenkonten

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