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Abwesenheitsanfragen und Arbeitsstunden laut Vertrag verbinden
Wenn Sie Abwesenheit und Arbeitsstunden laut Vertrag verbinden, können Sie Abwesenheitsrichtlinien mit Vertragsbedingungen verknüpfen, sodass genehmigte Abwesenheit automatisch auf die Arbeitsstunden laut Vertrag eines Mitarbeiters angerechnet wird. So entfällt die Notwendigkeit, im Dienstplan manuell Abwesenheitsschichten zu erstellen, um die Arbeitsstunden laut Vertrag korrekt zu halten.
Sie nutzen keine Abwesenheitsschichten im Dienstplan? Stellen Sie einfach sicher, dass Ihre Vertragsbedingungen und Abwesenheitsrichtlinien eingerichtet sind, und verknüpfen Sie sie dann:
Gehen Sie zu Einstellungen > HR > Vertragsbedingungen und öffnen Sie eine Vertragsbedingung.
Wählen Sie im Bereich für Abwesenheitsrichtlinien die Abwesenheitsrichtlinie(n) aus, die für diese Bedingung zählen soll(en), und klicken Sie auf Speichern.
Prüfen Sie unter Dienstplan > Arbeitsstunden laut Vertrag, ob die neue Spalte Genehmigte Abwesenheit die genehmigte Abwesenheit für Mitarbeiter im aktuellen Zeitraum anzeigt.
Das war es. Der Rest dieses Artikels ist für Organisationen, die bisher Abwesenheitsschichten als Workaround verwendet haben.
Wenn Sie Abwesenheitsschichten im Dienstplan nutzen
Wenn Sie bisher Schichten mit Abwesenheits-Schichtarten wie ‘’Urlaub“ erstellt haben, damit genehmigte Abwesenheit auf die Arbeitsstunden laut Vertrag angerechnet wird, führen Sie diesen zusätzlichen Schritt aus, bevor Sie die Zuordnung aktivieren. So vermeiden Sie, dass Abwesenheit doppelt gezählt wird.
Warum Abwesenheit doppelt gezählt werden kann
Sobald Sie eine Abwesenheitsrichtlinie mit einer Vertragsbedingung verknüpfen, werden genehmigte Abwesenheiten automatisch angerechnet. Wenn Sie weiterhin Abwesenheitsschichten für dieselbe Abwesenheitsart erstellen, werden diese Stunden doppelt gezählt: einmal in der Abwesenheitsanfrage und einmal in der Schicht.
Um das zu vermeiden, schließen Sie Ihre Abwesenheits-Schichtart von den Arbeitsstunden laut Vertrag aus, bevor Sie die Zuordnung Aktivieren.
Hinweis: Wenn Sie Abwesenheitsschichten verwenden, um Abwesenheitsdaten in Ihren Lohnexport zu übertragen, lesen Sie den Hinweis zur Lohnabrechnung, bevor Sie beginnen.
Abwesenheit in Stunden erfasst
Schritt 1: Ihre Abwesenheits-Schichtart(en) identifizieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Dienstplan > Schichtarten und notieren Sie die Namen der Schichtarten, die Sie zur Darstellung von Abwesenheit verwendet haben.
Schritt 2: Die Vertragsbedingung Konfigurieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Vertragsbedingungen und öffnen Sie die betreffende Vertragsbedingung. Führen Sie in demselben Fenster diese beiden Schritte aus:
Stellen Sie in den Schichtart-Einstellungen Ihre Abwesenheits-Schichtart(en) so ein, dass sie nicht zu den Arbeitsstunden laut Vertrag zählen.
Wählen Sie im Bereich für Abwesenheitsrichtlinien die Abwesenheitsrichtlinie(n) aus, die für diese Bedingung zählen soll(en).
Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 3: Prüfen
Gehen Sie zu Dienstplan > Arbeitsstunden laut Vertrag und prüfen Sie die neue Spalte Genehmigte Abwesenheit für Mitarbeiter mit genehmigter Abwesenheit im aktuellen Zeitraum. Die Abweichung sollte die Abwesenheit widerspiegeln – Abwesenheitsstunden verringern die Diskrepanz.
Die Werte für Genehmigte Abwesenheit basieren auf Abzügen in genehmigten Abwesenheitsanfragen. Wenn Sie Ungenauigkeiten vermuten, prüfen Sie, ob Abwesenheitsanfragen mit korrekten Abzügen genehmigt wurden und ob Vertragsbedingungen den entsprechenden Abwesenheitsrichtlinien zugeordnet sind.
Schritt 4 (optional): Aufhören, Abwesenheitsschichten zu erstellen
Wenn Sie sicher sind, dass die Einrichtung korrekt funktioniert, können Sie aufhören, für diese Abwesenheitsarten Abwesenheitsschichten zu erstellen. Die genehmigte Abwesenheitsanfrage allein reicht jetzt aus.
Abwesenheit in Tagen erfasst
Tagesbasierte Richtlinien folgen den gleichen Schritten wie oben, mit einem zusätzlichen Punkt: Die Arbeitsstunden laut Vertrag basieren jetzt auf dem Wert Dauer, der in jeder genehmigten Abwesenheitsanfrage gespeichert ist. Das Feld Dauer gibt an, wie lang ein Abwesenheitstag in Stunden ist.
Kommentar: Das Feld Dauer wurde im März 2026 eingeführt. Anfragen, die vor diesem Datum genehmigt wurden, haben eine Dauer von 0 und tragen nicht zu den Arbeitsstunden laut Vertrag bei, sofern sie nicht manuell aktualisiert werden.
Schritt 1: Ihre Abwesenheits-Schichtart(en) identifizieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Dienstplan > Schichtarten und notieren Sie die Namen der Schichtarten, die Sie zur Darstellung von Abwesenheit verwendet haben.
Schritt 2: Die Vertragsbedingung Konfigurieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Mitarbeiter > Vertragsbedingungen und öffnen Sie die betreffende Vertragsbedingung. Führen Sie in demselben Fenster diese beiden Schritte aus:
Stellen Sie in den Schichtart-Einstellungen Ihre Abwesenheits-Schichtart(en) so ein, dass sie nicht zu den Arbeitsstunden laut Vertrag zählen.
Wählen Sie im Bereich für Abwesenheitsrichtlinien die Abwesenheitsrichtlinie(n) aus, die für diese Bedingung zählen soll(en).
Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 3: Dauer in Abwesenheitsanfragen aktualisieren (optional)
Um Ihre Zahlen für Arbeitsstunden laut Vertrag korrekt zu halten, prüfen Sie genehmigte Abwesenheiten und aktualisieren Sie alle Dauer-Werte, die noch 0 sind, für Abwesenheitsanfragen, die vor März 2026 genehmigt wurden.
Schritt 4: Prüfen
Gehen Sie zu Dienstplan > Arbeitsstunden laut Vertrag und prüfen Sie die Spalte Genehmigte Abwesenheit. Bedenken Sie, dass Zeiträume vor März 2026 niedrigere als erwartete Werte anzeigen können, wenn frühere Anfragen in Schritt 3 nicht aktualisiert wurden.
Schritt 5 (optional): Aufhören, Abwesenheitsschichten zu erstellen
Wenn Sie sicher sind, dass die Einrichtung korrekt funktioniert, können Sie aufhören, für diese Abwesenheitsarten Abwesenheitsschichten zu erstellen. Die genehmigte Abwesenheitsanfrage allein reicht jetzt aus.
Nutzen Sie Abwesenheitsschichten für den Lohn?
Wenn Sie Abwesenheitsschichten verwenden, um Abwesenheitsdaten in den Lohnexport aufzunehmen, müssen Sie weiterhin Schichten erstellen, um Stunden und Lohn für Abwesenheiten exportieren zu können.
Kommentar: Eine vollständige Integration des Abwesenheitsmoduls in die Lohnausgabe ist als künftige Verbesserung geplant. Sie können diese Verbindung jetzt nutzen oder warten, bis Sie vollständig auf Abwesenheitsschichten verzichten können.