Name: Geben Sie der Richtlinie einen Namen, wie z. B. Urlaub Vollzeit oder Angesammelter Urlaub. Es ist empfehlenswert, keine Jahreszahl anzugeben, damit die Konten wiederverwendet werden können.

Beschreibung: Hier können Sie Ihrer Richtlinie optional eine Beschreibung hinzufügen.

Startdatum & Dauer: Legen Sie das Datum, an dem das Urlaubsjahr Ihres Unternehmens beginnt, und die Dauer fest.

Mitarbeiterkonten automatisch erneuern: Ist diese Option ausgewählt, wird von einem Konto vom System eine neue Version mit dieser Richtlinie erstellt, sobald es ausläuft. Falls Sie die Option nicht auswählen, müssen Sie nach Ende jedes Zeitraums manuell ein neues Konto zuweisen, wenn das vorherige ausgelaufen sind.

Startdatum & Dauer: Legen Sie einen Zeitraum fest, in dem Mitarbeiter Ihren Urlaubsanspruch verwenden können. Dieser kann 1 - 52 Monate lang sein und mit dem Anspruchszeitraum übereinstimmen.

💡 Eine übliche Einstellung ist, dass sowohl der Anspruchs- als auch der Verwendungszeitraum am 1. Januar beginnen und 12 Monate dauern sollen.

💡 In Deutschland kommt es oft vor, dass eine bestimmte Anzahl nicht genommener Urlaubstage mit einer gewissen Frist auch im “neuen” Urlaubsjahr genutzt werden können. Unter dem Punkt Übertrag können Sie dies definieren. Mehr dazu finden Sie im Artikel Wie der Übertrag von Guthaben auf Abwesenheitskonten gelingt.

Sammeln in: Wählen Sie, ob das Urlaubsguthaben von Mitarbeitern in Tagen oder Stunden angezeigt werden soll.

Eröffnungskontostand Geben Sie dann den Wert für den Eröffnungskontostand ein. Diesen Wert können Sie für jeden Mitarbeiter später individuell ändern. Der hier angegebene Wert ist der Kontostand, der bei Beginn eines neuen Verwendungszeitraums auf dem Abwesenheitskonto des Mitarbeiters zu sehen ist.

​Anspruch: Hier legen Sie fest, wie viel Urlaub innerhalb eines bestimmten Zeitraums angesammelt werden kann:

Max. Urlaubstage/CAP: Wählen Sie zwischen Tage pro Monat / Jahr, bzw. Stunden pro Tag / Monat / Jahr und geben Sie bei Betrag optional einen zulässigen Maximalwert ein. Wenn Sie keine Grenze festlegen möchten, lassen Sie das Feld leer.

Die hier gewählte Option bestimmt, wie viele Stunden für einen Urlaubstag abgezogen werden. Sie können aus den folgenden Optionen wählen:

Stunden Abwesenheit Pro Tag (wenn die Berechnungseinheit in Tagen angegeben ist): Legen Sie fest, wie viele Stunden ein Abwesenheitstag umfassen soll. Bei Bedarf können Sie diesen Wert für jeden einzelnen Abwesenheitsantrag individuell anpassen.

Geben Sie an, ob keine besonderen Voraussetzungen für das Sammeln von Urlaubstagen gelten soll, oder ob Sie es abhängig von dem Genehmigen von Schichten machen wollen.

Nicht verwenden sollte ausgewählt sein, wenn Mitarbeiter auf Stundenlohn-Basis während ihres Urlaubs keinen Lohn erhalten sollen. Prüfen Sie in Deutschland ggf. die Gesetzgebung, nach der Sie Mitarbeitertypen wie z. B. Minijobbern auch im Urlaub Lohn zahlen müssen. Mitarbeiter mit Festgehalt sind hiervon nicht betroffen.

Wählen Sie die Schichtarten, die für die Ansammlung berücksichtigt werden sollen. Sie können alle Schichtarten auswählen. Je nach Ihren betrieblichen Richtlinien können z. B. Schichtarten für Nichterscheinen oder Training ausgeschlossen sein.

Geben Sie an, auf welche Mitarbeiter diese Richtlinie angewandt werden kann, eingeteilt nach Mitarbeitertypen, Abteilungen oder Personalgruppen.

Wenn Sie diese Option auswählen, wird das System die Richtlinie automatisch allen existierenden und neuen Mitarbeitern zuweisen, die Ihren Kriterien entsprechen.

​⬆️ Beachten Sie: Gehen Sie mit automatischen Zuweisungen vorsichtig um. Die Anzahl der festen Urlaubstage und der Verwendungszeitraum würden automatisch für die entsprechenden Mitarbeiter gelten. Sie können diese jedoch auch manuell pro Mitarbeiter bearbeiten, falls Sie in Zukunft Änderungen vornehmen oder die Zuweisungen löschen möchten.

Wählen Sie Zulassen, wenn Mitarbeiter mehr Urlaub beantragen können, als ihr vorhandenes Guthaben beträgt. Wenn Sie das Kästchen nicht auswählen, wird das Konto keinen negativen Wert zulassen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein Guthaben von 5 Tagen hat und einen Antrag auf Abwesenheit für 7 Tage stellt, würde die Richtlinie den Antrag nicht zulassen.

Definieren Sie, wie viele am Stück aufeinanderfolgende Urlaubstage genommen werden können. Sie können unbegrenzt wählen oder eine Feste Begrenzung festlegen. Falls Sie unbegrenzt wählen, werden Sie später immer noch die Gelegenheit haben, einen ggf. zu umfangreichen Urlaubsantrag abzulehnen.

Wählen Sie Übertrag für den nächsten Zeitraum gestatten, damit nicht genommene Urlaubstage in den nächsten Zeitraum übertragen werden können. In diesem Fall erstellt die Richtlinie ein neues Konto namens “Übertrag”. Ausführliche Informationen erhalten Sie im Artikel Wie der Übertrag von Guthaben auf Abwesenheitskonten gelingt.

Hier können Sie eine Lohnart für die Abwesenheitsrichtlinie eingeben. Lohnarten helfen Ihnen bei einer besseren Übersicht im Lohndatenexport und machen die Übergabe von Daten an externe Dienstleister einfacher.

Wenn Sie mehrere Abwesenheitskonten haben und möchten, dass Ihre Mitarbeiter ein Abwesenheitskonto zunächst verwenden sollen, können Sie dies hier einstellen.

Feiertagskalender: Wenn in Ihrem Portal ein Feiertagskalender eingerichtet ist, ist es möglich, den Kalender mit der Richtlinie zu verknüpfen. In diesem Fall wirken sich Urlaubsanträge an Feiertagen nicht auf das Guthaben aus.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat Urlaub von Montag bis Freitag (5 Tage) beantragt. Wenn Dienstag jedoch ein Feiertag ist, werden 4 statt 5 Urlaubstage vorgeschlagen.

Standard-Schichtart für sich überschneidende Schichten: Beim Bestätigen von Abwesenheitsanträgen können kann es vorkommen, dass Schichten frei werden: Sie können hier eine Schichtart als Standard für diese Fälle wählen.