Opprett fraværskontoer for dine ansatte
Gå til Vaktplan > Fraværskontoer
Klikk på "Opprett" > Opprett for flere ansatte (eller for én ansatt om nødvendig)
Trinn 1:
Velg kontotype og klikk på Neste.
Trinn 2: (for opptjent fraværskonto):
Avdelinger: filtrerer hvilke ansatte som skal opprette feriekonto basert på avdelinger
Medarbeidertyper: filtrerer hvilke ansatte som skal ha en feriekonto opprettet basert på medarbeidertype.
Opptjenes fra: Datoen den ansatte skal begynne å opptjene ferie fra. Hvis det er satt en "ansatt dato" for den ansatte, vil denne automatisk vises her. Du kan velge en annen dato om nødvendig. (Merk: en ansatt kan aldri påløpe før startdatoen for kontoen som påløper.)
Opparbeidingsratio: kan ikke redigeres for en enkelt ansatt, kun i hovedinnstillingene for kontotypen.
Startsaldo - saldo på startdato: x antall dager/timer den ansatte har opptjent frem til datoen ‘Opptjenes fra’.
Startsaldo – saldo brukt før startdatoen: x antall dager/timer den ansatte har tatt frem til datoen «Påløpt fra».
Maks. tillatt for overføring til neste periode (hvis dette er tillatt for kontoen): hvor mange dager denne ansatte kan overføre (hvis det er annerledes enn regelen).
Helligdagskalender: velg hvilken helligdagskalender som skal brukes. Å be om ferie på en helligdag vil returnere "gratis" og vil ikke trekke en feriedag fra feriesaldoen.
Se Fraværskontoer
Når kontoen for denne ansatte er opprettet, vil du se den i listen under Vaktplan > Fraværskontoer. Hvis den ikke er synlig, må du endre tidsperioden på denne siden (den viser bare kontoene som er i den valgte perioden).
Perioden er som standard satt til å vare hele måneden.
Den vil vise alle ansatte, deres respektive kontoer og 4 forskjellige nøkkeltall.
1: Startsaldo: forteller hvor mange timer/dager den ansatte hadde gått inn i denne gitte perioden.
2: Saldo påløpt: forteller hvor mange timer/dager den ansatte har opparbeidet i denne gitte perioden.
3: Saldo brukt: forteller hvor mange timer/dager den ansatte har tatt i denne gitte perioden.
4: Tilgjengelig saldo: forteller hvor mange timer/dager den ansatte hadde ved slutten av denne gitte perioden.
I løpet av en måned (eller et annet ønsket tidsintervall) kan du se hvem som har tatt ferie og hvor mye. Du kan angi perioden fra startdato for et ferieår til siste dag i et ferieår og se en fin oversikt over hvor mye hver ansatt har opparbeidet så langt og også hvor mye hver ansatt fortsatt må bruke før ferieåret slutter. - På denne måten kan du se litt inn i fremtiden bare basert på spådommer selvfølgelig.
Fraværsforespørsel
Ansatte kan be om fri ved å bruke Planday-appen eller via nettsiden, fra Hjem > Ditt fravær/ferie. På samme måte er det mulig å godkjenne eller avslå forespørsler for ledere på begge plattformene. For å søke om fri gjennom appen, gå til Konto > Fri
Under Fri vil ansatte bli vist en liste over deres fraværskontoer med deres respektive saldoer og gyldighetsperioder, deres ventende fraværsforespørsler og en liste over alle tidligere godkjente og/eller avslåtte forespørsler.
De ansatte vil kunne søke om fri ved å velge Forespørsel og deretter velge en enkelt dato eller en datoperiode via kalenderen. Hvis de har mer enn én fraværskonto uten prioritert rekkefølge, vil de kunne velge hvilken konto de ønsker å ta ut dager fra. Før de sender inn vil de se saldoen før forespørselen, og saldoen etter forespørselen. De vil også kunne legge igjen en kommentar til lederen som vil godkjenne eller avslå fraværsforespørselen.
Når forespørselen er sendt, vil den vises umiddelbart i Fraværsskjermens ventende forespørselsliste.
Ventende og godkjente fraværsforespørsler vil ikke trekke saldoen på fraværskontoen(e) i dette oversiktsbildet før den datoen fraværet skal finne sted.
Godkjenne / Avslå fravær
For å se og godkjenne/avslå ferieforespørsler, gå til Vaktplan > Fraværsforespørsler. Her finner du en liste over forespørslene.
Status: Forespurt, godkjent eller avslått
Forespurt dato: Dato og klokkeslett da forespørselen ble opprettet
For å godkjenne/avslå en ferieforespørsel, klikk på raden i forespørselen. Her får du en oversikt over forespørselen:
Navn: Navn på den ansatte
Periode: Ønsket periode og estimert fradrag
Total påvirkning av konto: Innvirkning godkjenningen av forespørselen forventes å ha.
Melding fra medarbeider: Merknad fra den ansatte: blank hvis ingen kommentarer
Konto: Hvilken feriekonto vil bli brukt
Tilgjengelig i dag: Saldoen på denne kontoen i dag
Fradrag: Påvirkningen denne forespørselen vil ha på den ansattes konto
Estimert saldo: Hva vil være saldoen på datoen etter denne ferien. Detaljer bryter denne beregningen ned på en lett forståelig måte.
Vis/skjul detaljert innvirkning: Det er mulig for lederen å redigere dagene som skal ha en feriekostnad og kostnaden for hver dag. Redigeringen i ferieforespørselen vil oppdatere om-verdiene for «Fradrag», «forventet gjenværende saldo» og «påvirkning». Siden lastes på nytt på grunn av dette.
Overlappende vakter: Forespørselen overlapper med X tildelte vakter.
Hvis det ikke er noen overlappende vakter, vises det ikke flere detaljer.
Hvis 1 eller flere planlagte vakter overlapper den forespurte perioden, kan du velge hva som skal skje med disse vaktene.
Slett vakt(er): De oppsatte vaktene for denne ansatte i den forespurte perioden vil bli slettet.
Behold og endre vakttyper: De planlagte vaktene for denne ansatte i den forespurte perioden vil forbli i timeplanen, men vakttypen endres til den du velger her.
Ekstra vakter i vaktplan: Alternativer for å opprette ekstra vakt for automatisk å dekke vaktplanen for den forespurte perioden.
Ikke opprett ekstra vakter: Ingen ekstravakter opprettes.
Kopier vakter og sett dem som ledige (for aktuelle grupper/stillinger): Det vil bli opprettet en kopi av eksisterende vakt i timeplanen, med samme ansattgruppe/stilling, men satt som ledig vakt.
Mulighet for å avslå eller godkjenne forespørselen.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.