🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator
🌐 Abonnement: Alle
⏱️ Oppsettstid: 5 min. Lesetid: 8 min.
ℹ️ Viktig lesning: Bli kjent med Planday sin fraværshåndtering for å finne ut hvilket fraværsoppsett som passer dine behov.
✅ Nødvendige trinn: Slik legger du til eller oppdaterer ansattinformasjon i Planday, Opprett og rediger personalgrupper, Opprett og rediger medarbeidertyper
Er du en ansatt? Se Slik søker du om fravær eller ferie i Planday
Viktig informasjon: Det er ditt ansvar å sikre at relevante fraværsregler overholdes, og å konfigurere Planday på riktig måte for din organisasjon og dine ansatte. Hvis du er usikker, bør du søke profesjonell juridisk rådgivning.
I Planday's fraværshåndtering kan du administrere ansattes fravær ved å sette opp regelsett. Et regelsett er et sett med regler som bestemmer opptjening, lønn, fraværets varighet osv. Bruk disse regelsettene på de ansatte ved å opprette individuelle fraværskontoer for dem, slik at du kan registrere fraværet deres nøyaktig.
Hva er et regelsett for fast fravær (ferie)?
Hva er et regelsett for fast fravær (ferie)?
Med et regelsett for fast ferie får medarbeidere en startsaldo ved starten av året. De opptjener ikke ytterligere ferie ved å jobbe gjennom året. I stedet trekkes all ferie som brukes fra denne faste saldoen. I noen tilfeller kan eventuell gjenværende saldo overføres til en ny konto.
Opprett et regelsett for fast fravær (ferie)
Gå til Innstillinger > Fravær > Regelsett > trykk på knappen Opprett regelsett.
Hvis Planday tilbyr fraværsforslag for din region, vil du se et utvalg av forhåndsdefinerte regelsett basert på vanlige scenarier og anbefalinger basert på lokale arbeidsregler.
Velg ett av de foreslåtte regelsettene (hvis tilgjengelig) eller klikk Opprett et tilpasset regelsett for å sette opp dine egne regler.
Hvis ingen forslag er tilgjengelige for din region, vil du bli bedt om å velge en type regelsett du vil opprette.
Velg Regelsett for fravær
Trinn 1 av 3 — Angi navn og periode
1. Regelsettdetaljer
1. Regelsettdetaljer
Navn: Velg et navn for regelsettet ditt, for eksempel "Årlig ferie" eller "Sykefravær". Det anbefales å bruke navn uten årstall for gjenbruk.
Beskrivelse: Dette er et valgfritt felt der du kan legge til en beskrivelse for regelsettet.
2. Oppsparingsperiode
2. Oppsparingsperiode
Startdato: Dette er datoen når medarbeidere begynner å spare opp ferie. For faste kontoer, bruk datoen som tilsvarer starten av avviklingsperioden nedenfor.
Varighet: Angi varigheten for hvor mange måneder oppsparingsperioden vanligvis skal vare, vanligvis 12 måneder.
Forny automatisk: Det anbefales at du velger dette alternativet. Hvis dette ikke er avmerket, vil kontoen ikke fornyes automatisk, og du må manuelt opprette nye kontoer hvert år.
3. Avviklingsperiode
3. Avviklingsperiode
Startdato: Dette er når medarbeideren blir berettiget til å avvikle opptjent ferie. Med en fast konto vil hele feriebeløpet være tilgjengelig for bruk av ferie i løpet av avviklingsperioden.
Varighet: Angi en frist for hvor mange måneder medarbeidere skal kunne avvikle ferien sin (vanligvis 12 måneder).
Når du har konfigurert de ønskede innstillingene, klikker du på Neste.
Trinn 2 av 3 — Angi åpningssaldo, oppsparingsratio og pengeutbetaling
1. Retningslinjer for opparbeiding av fravær
1. Retningslinjer for opparbeiding av fravær
Åpningssaldo: I dette feltet angir du verdien av dager eller timer per år. Du kan endre denne verdien for hver enkelt medarbeider. Åpningssaldoen som er nevnt her, vil være den første saldoen som vises på hver medarbeiders feriekonto ved starten av et nytt ferieår.
Oppsparingsratio: Velg dager eller timer som de ansatte skal opptjene i perioden. Dette kan ikke endres etter at regelsettet er opprettet.
Hvis alternativet "Juster den innledende saldoen basert på ansettelsesdatoen" er aktivert, kan saldoen beregnes forholdsmessig i henhold til medarbeiderens ansettelsesdato. Se nedenfor Trinn 3 av 3 - Ytterligere regler for regelsett.
Oppsparingsratio: For en fast feriekonto, velg Ikke bruk.
2. Pengeutbetaling
2. Pengeutbetaling
Pengeutbetaling: Velg Ikke bruk.
3. Arbeidstimer per dag (hvis regelsettet er i timer) / (hvis regelsettet er i dager)
3. Arbeidstimer per dag (hvis regelsettet er i timer) / (hvis regelsettet er i dager)
Alternativet som er valgt her, bestemmer hvor mange timer som trekkes fra for en dags ferie. Du kan velge mellom følgende alternativer:
Medarbeiderinnstillinger: Fradraget beregnes ved å dele timer per måned (angitt i medarbeiderens profil) på antall virkedager i måneden hvis alternativet "Virkedager" er aktivert, eller på vaktvarigheten hvis alternativet "Timelister" er aktivert.
Forrige X uker: Planday beregner gjennomsnittet av arbeidede timer per dag over de forrige X ukene.
En fast sats: Angi manuelt et fast antall timer som skal trekkes fra for hver feriedag i ferieregel settet.
Antall timer som trekkes fra for en dags ferie kan også avhenge av andre innstillinger:
Hvis en helligdagskalender er vedlagt regelsettet, trekkes ingen timer/dager fra på en helligdag.
Innstillinger som bare Planday Support kan endre:
Virkedager: Timer trekkes bare fra hvis den forespurte dagen er en virkedag.
Timelister: Timer trekkes bare fra hvis medarbeideren har planlagte vakter på dagene de søker om ferie.
Les mer om dette i Fraværssøknader - vanlige spørsmål og feilsøking: Når en medarbeider søker ferie, eller jeg søker på deres vegne, er antall dager eller timer 0. Hvorfor er det slik?
Timer per dag med fravær (hvis regelsettet er i dager): Bestem antall timer en enkelt fraværsdag skal ha. Du kan justere dette per individuelle fraværssøknad ved behov.
Når du har konfigurert de ønskede innstillingene, klikker du på Neste.
Trinn 3 av 3 — Ytterligere regler for regelsettet
1. Medarbeidertyper, Avdelinger og Personalgrupper:
1. Medarbeidertyper, Avdelinger og Personalgrupper:
Bruk disse alternativene til å kontrollere hvilke medarbeidere som kan bruke det spesifikke fraværsregelsettet du oppretter. For eksempel, hvis du bare vil at fravær skal være tilgjengelig for en bestemt medarbeidertype, for eksempel «fastlønnede medarbeidere».
2. Bruk automatisk:
2. Bruk automatisk:
Når dette er valgt, bruker systemet automatisk dette fraværsregelsettet på alle nye og eksisterende medarbeidere som samsvarer med de valgte alternativene, og oppretter fraværskontoer for dem.
3. Juster åpningssaldoen basert på ansettelsesdatoen:
3. Juster åpningssaldoen basert på ansettelsesdatoen:
Når dette er aktivert, beregner Planday automatisk reguleringer, slik at du kan oppdatere åpningssaldoen etter behov, for å gjenspeile gjenværende fraværsrettighet basert på medarbeidernes ansettelsesdato. Lær mer i Faste fraværskontoer med forholdsmessig beregning
Når du oppretter nye faste fraværskontoer, vil Planday foreslå å justere saldoen i henhold til medarbeiderens ansettelsesdato, som kan angis i profilen deres.
4. Negativ balanse:
4. Negativ balanse:
Merk av i denne boksen hvis medarbeidere skal kunne søke om flere dager/timer enn eksisterende saldo. Hvis dette ikke er merket av, vil kontoen ikke tillate en negativ verdi. For eksempel, hvis en medarbeider har en saldo på 5 dager og søker om 7 dager fri, vil ikke regelsettet tillate det.
5. Maksimalt antall sammenhengende fraværsdager:
5. Maksimalt antall sammenhengende fraværsdager:
Angi en begrensning på antall sammenhengende fridager. Du kan velge Ubegrenset eller angi en fast grense. Hvis ubegrenset er valgt, kan du fortsatt godkjenne eller avvise utvidet fravær som leder for hver søknad.
6. Overføring:
6. Overføring:
Lar deg overføre ubrukte dager til neste periode. Regelsettet oppretter en ny fraværskonto kalt «Overføring» ved slutten av avviklingsperioden. Hvis Tillat overføring av ferie til neste periode er valgt, angir du maksimalt antall dager/timer som kan overføres, og om de må ha en annen/fast beholdningsperiode. Lær mer i Slik setter du opp og administrerer overføring av fravær.
Les mer
Les mer
Dette punktet er nært knyttet til Avviklingsperioden (se trinn 1 av 3).
For eksempel, hvis avviklingsperioden din starter 1. april og varer i 12 måneder, vil medarbeiderne kunne bruke fraværsrettigheten sin for 2023 fra 1.4.2023 til 31.3.2024. Med overføring satt til maks 5 dager og begrenset til 30. juni, vil medarbeiderne overføre gjenværende saldo (maksimalt 5 dager) den 31.3.2024 til overføringskontoen sin og vil kunne bruke den frem til 30.6.2024.
7. Lønn:
7. Lønn:
Sett opp en lønnsart for dette fraværsregelsettet basert på lønnsrapportene dine for å vise detaljert informasjon om fravær og hjelpe lønnsintegrasjoner med å forstå den rapporterte fraværstypen.
8. Førsteprioritet:
8. Førsteprioritet:
Juster hvis du har flere fraværskontoer og ønsker at medarbeidere skal bruke én før en annen.
9. Avanserte opplysninger
9. Avanserte opplysninger
Kalender over helligdager: Koble en helligdagskalender til fraværsregelsettet slik at offentlige helligdager ikke teller mot fraværssaldoer. For eksempel, hvis en medarbeider søker om fri fra mandag til fredag (5 dager) og tirsdag er en helligdag, vil den foreslåtte kostnaden være 4 dager i stedet for 5 dager.
Standard vakttype for overlappende vakter: Velg en vakttype du ønsker å bruke på eksisterende vakter som er planlagt i løpet av medarbeiderens søkte fridager. Vanligvis en vakttype som brukes til å markere medarbeiderens fravær.
Husk å trykke Lagre for å opprette fraværsregelsettet.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.