🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator

🌐 Abonnement: Alle

⏱️ Oppsettstid: 5 min. Lesetid: 10 min.
ℹ️ Viktig lesning: Bli kjent med Planday sin fraværshåndtering for å finne ut hvilket fraværsoppsett som passer dine behov.
✅ Nødvendige trinn: Slik legger du til eller oppdaterer ansattinformasjon i Planday, Opprett og rediger personalgrupper, Opprett og rediger medarbeidertyper

Er du en ansatt? Se Slik søker du om fravær eller ferie i Planday

Viktig informasjon: Det er ditt ansvar å sikre at relevante fraværsregler overholdes, og å konfigurere Planday på riktig måte for din organisasjon og dine ansatte. Hvis du er usikker, bør du søke profesjonell juridisk rådgivning.

I Planday's fraværshåndtering kan du administrere ansattes fravær ved å sette opp regelsett. Et regelsett er et sett med regler som bestemmer opptjening, lønn, fraværets varighet osv. Bruk disse regelsettene på de ansatte ved å opprette individuelle fraværskontoer for dem, slik at du kan registrere fraværet deres nøyaktig.

Hva er et regelsett for opparbeidet fravær (ferie)?

Et regelsett for opparbeidet fravær lar medarbeidere tjene opp fravær over tid, basert på timene de jobber eller ved å akkumulere en saldo periodisk, for eksempel månedlig. I motsetning til en fast fraværssaldo bygges opparbeidet fravær opp gradvis. Noen regelsett kan starte med en inngående saldo av dager eller timer, og medarbeidere trekker fraværet sitt fra den opparbeidet totalen.

De fleste regelsett for opparbeidet fravær bygger opp fravær basert på en oppsparingsratio som lokale myndigheter regulerer i henhold til arbeidslovgivningen. Kontoen nullstilles etter en periode med muligheter for å overføre ubrukt tid.

Opprett et regelsett for opparbeidet fravær (ferie)

Gå til Innstillinger > Fravær > Regelsett > trykk på knappen Opprett regelsett.

Hvis Planday tilbyr fraværsforslag for din region, vil du se et utvalg av forhåndsdefinerte regelsett basert på vanlige scenarier og anbefalinger basert på lokale arbeidsregler.

Velg ett av de foreslåtte regelsettene (hvis tilgjengelig) eller klikk Opprett et tilpasset regelsett for å sette opp dine egne regler.

Hvis ingen forslag er tilgjengelige for din region, vil du bli bedt om å velge en type regelsett du vil opprette.

Velg Regelsett for fravær

Trinn 1 av 3 — Angi navn og periode

Du vil bli veiledet gjennom tre trinn for å etablere et sett med regler for ditt tilpassede regelsett for fravær.

1. Regelsettdetaljer

Navn: Velg et navn for regelsettet ditt, for eksempel "Årlig ferie" eller "Sykefravær". Det anbefales å bruke navn uten årstall for gjenbruk.
Beskrivelse: Dette er et valgfritt felt der du kan legge til en beskrivelse for regelsettet.

2. Oppsparingsperiode

Startdato: Dette er datoen medarbeidere begynner å opptjene ferie. Velg en dato for når kontoen skal begynne å opptjene ferie.
Varighet: Angi varigheten for hvor mange måneder oppsparingsperioden vanligvis skal vare, vanligvis 12 måneder.
Forny automatisk: Det anbefales at du velger dette alternativet. Hvis dette ikke er avmerket, vil kontoen ikke fornyes automatisk, og du må manuelt opprette nye kontoer hvert år.

3. Avviklingsperiode

Startdato: Dette er når medarbeideren blir berettiget til å avvikle opparbeidet ferie. Dette kan settes til samme dato som oppsparingsperioden starter.
Varighet: Angi en frist for hvor mange måneder medarbeiderne skal kunne avvikle fraværet sitt (1–52 måneder).

Når du har konfigurert de ønskede innstillingene, klikker du på Neste.

Trinn 2 av 3 – Angi åpningssaldo, oppsparingsratio, vilkår for opparbeidet fravær og gjeldende vakttyper

1. Retningslinjer for opparbeiding av fravær

Oppspart som:
- For Dager velger du mellom "Prosent", "Dager per måned" eller "Dager per år".
- For Timer velger du mellom "Prosent", "Timer per dag", "Timer per måned", "Timer per år" eller "Ikke bruk".
Åpningssaldo: I dette feltet angir du verdien av dager eller timer per år. Du kan endre denne verdien for hver enkelt medarbeider. Åpningssaldoen som er nevnt her, vil være den første saldoen som vises på hver medarbeiders feriekonto ved starten av et nytt ferieår.
Oppsparingsratio: Velg dager eller timer som de ansatte skal opptjene i perioden. Dette kan ikke endres etter at regelsettet er opprettet.
Maks. saldo/grense: Velg "Dager per måned", "Dager per år", "Timer per dag" eller "Timer per måned", og angi maksimalt tillatt opptjening for den valgte perioden. La stå tomt for ingen begrensning.

2. Vilkår for opparbeidet fravær (kun tilgjengelig hvis kontoen har en oppsparingsratio per dag/måned/år.)

Ingen krav: opparbeid alltid: Medarbeiderne opptjener alltid x antall dager/timer per måned uavhengig av vaktstatus.
Godkjente vakter: avhenger av godkjente vakter med valgte vakttyper

3. Pengeutbetaling

Hvis oppsparingsratio er satt til "Prosent", "Timer per dag", "Timer per måned", "Timer per år" eller "Ikke bruk", velger du om utbetalingen av ferie skal baseres på et gjennomsnitt av 12, 13 eller 52 uker, eller angi en fast sats. Velg Ikke bruk hvis dette ikke gjelder for regelsettet ditt.

4. Vakttyper

Velg gjeldende vakttyper som skal telle mot opparbeidet fravær Disse kan være vanlige vakter, overtid og kan ekskludere sykedager eller uteblivelser avhengig av bedriftens regelsett.

5. Arbeidstimer per dag (hvis regelsettet er i timer)/(hvis regelsettet er i dager)

Alternativet som velges her, bestemmer hvor mange timer som trekkes fra for en dags ferie. Du kan velge mellom følgende alternativer:

Innstillinger for medarbeider: Fradraget beregnes ved å dele timer per måned (angitt i medarbeiderens profil) på antall virkedager i måneden hvis alternativet "Virkedager" er aktivert, eller med vaktvarigheten hvis alternativet "Timelister" er aktivert.

Forrige X uker: Planday beregner gjennomsnittet av arbeidede timer per dag over de forrige X ukene.

Angi fast sats: Angi manuelt et fast antall timer som skal trekkes fra for hver fraværsdag i fraværsregelsettet.

Timer per dag med fravær (hvis regelsettet er i dager): Bestem antall timer 1 fraværsdag skal ha. Du kan justere dette per individuelle fraværssøknad ved behov.

Antall timer som trekkes fra for en dags ferie kan også avhenge av andre innstillinger:

Hvis en helligdagskalender er vedlagt regelsettet, trekkes ingen timer fra på en helligdag.
Innstillinger som bare Planday Support kan endre:
- Virkedager: Timer trekkes bare fra hvis den forespurte dagen er en virkedag.
- Timelister: Timer trekkes bare fra hvis medarbeideren har planlagte vakter på dagene de søker om fravær.

Les mer om dette her.

Når du har konfigurert de ønskede innstillingene, klikker du på Neste.

Trinn 3 av 3 - Ytterligere innstillinger for regelsettet

1. Medarbeidertyper, Avdelinger og Personalgrupper

Bruk disse alternativene til å kontrollere hvilke medarbeidere som kan bruke det spesifikke regelsettet du oppretter. Hvis du for eksempel bare vil at fravær skal være tilgjengelig for en bestemt avdeling, kan du begrense tilgangen med dette alternativet.

2. Bruk automatisk

Når dette er valgt, bruker systemet automatisk dette regelsettet på alle nye og eksisterende medarbeidere som samsvarer med de valgte alternativene, og oppretter fraværskontoer for dem.

⬆️ Merk: Vær oppmerksom på allokeringene du setter opp her. Oppsparingsratio, oppsparingsperioden og avviklingsperioden vil automatisk gjelde for samsvarende medarbeidere.

3. Negativ balanse

Merk av i denne boksen hvis medarbeidere skal kunne søke om flere dager/timer enn eksisterende saldo. Hvis den ikke er merket av, vil kontoen ikke tillate en negativ verdi. Hvis for eksempel en medarbeider har en saldo på 5 dager og søker om 7 dager fri, vil regelsettet ikke tillate det.

4. Maksimalt antall sammenhengende fraværsdager

Angi en begrensning på antall sammenhengende feriedager. Du kan velge Ubegrenset eller angi en fast grense. Hvis ubegrenset er valgt, kan du som leder fortsatt godkjenne eller avvise utvidet fravær for hver søknad.

5. Overføring

Lar deg overføre ubrukte dager til neste periode. Regelsettet oppretter en ny fraværskonto kalt «Overføring» ved slutten av forbruksperioden. Hvis Tillat overføring av ferie til neste periode er valgt, angir du maksimalt antall dager/timer som kan overføres, og om de må ha en annen/fast oppsparingsperiode.

For eksempel: Hvis oppsparingsperioden din starter 1. april og varer i 12 måneder, vil ansatte kunne bruke sin ferieopptjening for 2023 fra 01.04.2023 til 31.03.2024. Med overføring satt til maks 5 dager og begrenset til 30. juni, vil ansatte få overført resterende saldo (maks 5 dager) den 31.03.2024 til en egen overføringskonto, og de kan bruke disse dagene frem til 30.06.2024.

Lær mer i: Slik setter du opp og administrerer overføring av fravær.

6. Lønn

Sett opp en Lønnsart for dette regelsettet basert på lønnsrapportene dine for å vise detaljert informasjon om fravær og hjelpe lønnsintegrasjoner med å forstå den rapporterte fraværstypen.

7. Førsteprioritet

Juster hvis du har flere fraværskontoer og ønsker at medarbeidere skal bruke én før en annen.

8. Avanserte opplysninger

Kalender over helligdager: Koble en helligdagskalender til regelsettet slik at offentlige helligdager ikke teller mot fraværssaldoer. Hvis for eksempel en medarbeider søker om fri fra mandag til fredag (5 dager) og tirsdag er en helligdag, vil den foreslåtte kostnaden være 4 dager i stedet for 5 dager.

Standard vakttype for overlappende vakter: Velg en vakttype du vil bruke på eksisterende vakter som er planlagt i løpet av medarbeiderens søkte fridager. Vanligvis en vakttype som brukes til å markere medarbeiderens fravær.

Husk å trykke Lagre for å opprette regelsettet.

Les neste:

Opprett fraværskontoer for dine ansatte, og administrer fraværsforespørsler

ℹ️ Trenger du mer hjelp?

🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)

💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.

Relaterte artikler

Slik oppretter du et regelsett for fast fravær