🔓 Tilgangsnivå i Planday: Administrator
🌐 Abonnement: Alle
⏱️ Lesetid: 2 min.
ℹ️ Viktig lesning: Fraværshåndtering i Planday
Er du en ansatt? Se Slik søker du om fravær eller ferie i Planday
Som administrator eller leder kan du legge inn fraværssøknader i Planday på vegne av en ansatt dersom vedkommende ikke selv har sendt inn en søknad om fravær. Dette kan være aktuelt dersom den ansatte ikke har tilgang til Planday, eller hvis ferie må registreres basert på en muntlig avtale eller kommunikasjon utenfor Planday.
Slik registrerer du en fraværssøknad
Vennligst merk:
Du kan ikke registrere fravær fra en utløpt konto, da kontoen er inaktiv. Sørg derfor for å behandle alle fraværssøknader før kontoene utløper.
Sørg for å godkjenne alle vakter som teller mot opptjening, og godkjenn alle søknader før kontoene utløper, ellers kan det føre til at overføringskontoer opprettes med feil saldo.
En leder kan registrere en fraværssøknad på vegne av en ansatt i Planday på to ulike måter:
Ved å gå til Vaktplan > Fraværssøknader > Søk om fravær / ferie
Eller via Medarbeidere > klikk på en ansatt > Rediger. Gå til fanen Fravær > bla ned til Fraværssøknader og trykk på Legg til
Neste prosess er den samme uansett hvor du registrerer søknaden.
Fraværssøknad: Trinn 1 av 2
Ansatt — Velg navnet på den ansatte du ønsker å registrere fravær for, hvis det ikke allerede er valgt.
Periode — Velg fraværsperioden fra start- til sluttdato.
Kontonavn — Velg hvilken fraværskonto som skal brukes for dette fraværet.
Legg til en valgfri note til fraværssøknaden.
Fraværssøknad: Trinn 2 av 2
I dette trinnet må du bekrefte valgene som ble gjort i første trinn, samt få mer informasjon om fraværstrekket. For eksempel, hvis du trykker på Se detaljer ved siden av Estimert saldo, vil du kunne se beregningene for denne søknaden og hva det betyr for fremtidig saldo.
Merk at du også kan registrere en halv fridag ved å angi 0,5 som dagsverdi.
Hvis alt ser bra ut, trykk på knappen Søknad.
Fraværet er registrert, men forblir avventende til du trykker på Godkjenn eller Avvis. Bla ned for å gjennomgå de øvrige detaljene i fraværssøknaden før du godkjenner eller avviser den:
Daglig fordeling: Gå gjennom fratrekket per dag for å sikre nøyaktige beregninger av tid og kostnader i Vaktplan. Timene vil telle mot den ansattes avtalefestede timer dersom regelsettet er satt til å bidra til Kontraktsregler. For å redigere påvirkningen for en dag kan en leder justere hvilke dager som skal ha en feriekostnad og timekostnaden for hver dag. Redigering i fraværssøknaden vil oppdatere verdiene for «Aktuell», «Trekk fra» og «Sluttsaldo». Det er også mulig å legge inn en desimalverdi på 0,5 for å registrere en halv feriedag.
Overlappende vakter: Bestem hva som skal skje med overlappende vakter.
Hvis det ikke er noen overlappende vakter, vises det ingen flere detaljer.
Hvis 1 eller flere planlagte vakter overlapper med den forespurte fraværsperioden, kan du velge hva som skal skje med disse vaktene.
Behold vaktene som de er: Den godkjente fraværssøknaden påvirker ikke planlagte overlappende vakter.
Slett vakt(er): De planlagte vaktene for denne medarbeideren i den forespurte perioden vil bli slettet.
Behold og endre Vakttype: Standard Vakttype fra fraværsregelsettet vil være forhåndsvalgt i denne nedtrekksmenyen, men du kan velge en annen manuelt før godkjenning.
Dekk vakter i Vaktplanen: Alternativer for å opprette ekstra vakter for automatisk å dekke timeplanen din for den forespurte perioden.
Ikke opprett dekkende vakter: Ingen ekstra vakter vil bli opprettet.
Kopier vakter og sett som Ledige (for relevante grupper/funksjoner): Det vil bli opprettet en kopi av den eksisterende vakten i timeplanen, med samme personalgruppe/funksjon, men satt som en Ledig vakt.
Alternativ for å Avvise eller Godkjenne søknaden.
Trykk på Godkjenn knappen for å fortsette. Du kan legge igjen en valgfri melding til den ansatte eller velge å varsle dem om at søknaden er godkjent. Trykk på Godkjenn knappen for å bekrefte fraværet.
Oversikt over fraværssøknader
Du kan få en oversikt over alle søknader på siden for fraværssøknader.
Søknader med status Avventer vises som standard.
Du kan velge 1️⃣ Godkjent under status for å se søknadene du har godkjent.
Bruk 2️⃣ Flere filtre for å snevre inn oversikten ytterligere.
Tips: Bruk 3️⃣ kalenderoversikten for å se en visuell fremstilling av fraværssøknader.
Se Oversikt over fraværskontoer og kontosaldo for å lære mer.
ℹ️ Trenger du mer hjelp?
🔍 Søk i Help Center | Se Videoopplæringer på Tutorials.Planday.com (EN)
💬 For personlig support
Logg på Planday og kontakt supportteamet vårt via det blå ikonet nederst hvis du har flere spørsmål, eller bestill et en-til-en-opplæringsøkt med en ekspert.