Det är lätt att komma igång med Planday, men innan du börjar planera och schemalägga måste du upprätta anställda i systemet. Följ stegen nedan när du vill komma igång.

Har du inte något Planday-konto? Gå till www.planday.com/signup så kan du få en 30-dagars gratis provperiod.

I den här artikeln använder vi en restaurang som exempel, men åtgärderna är samma för alla typer av företag och branscher.

I Planday organiseras ett schema i avdelningar, vilket betyder att man har ett schema per avdelning. Senare kan du tilldela dina anställda en avdelning baserat på var i företaget de ska arbeta. Granska Plandays struktur om du vill lära dig mer om systemets logik.

Med personalgrupper kan du organisera din personal baserat på arbetsuppgifter och kompetens, samt de roller de har i företaget. Med avdelningar kan du lägga upp hur anställda kan arbeta, medan personalgrupper styr vilka roller/arbetspass en anställd kan fylla. Öppna Medarbetare > Anställda > Skapa personalgrupp.

Avdelningar och personalgrupper är två byggstenar i Planday. För att få flexibilitet kan varje anställd tilldelas flera avdelningar och personalgrupper.

När du skapar ett arbetspass i Planday, vid ett senare tillfälle, är det bara anställda som har tilldelats avdelningen och personalgruppen som ställts in för arbetspasset som kan ta sig an passet.

Du kan nu skapa anställda och tilldela dem avdelningar och personalgrupper baserat på vilka roller de ska fylla i företaget. Öppna Medarbetare > Anställda > Upprätta anställd.

För att dina anställda ska få tillgång till Planday är det viktigt att ni lägger in deras korrekta kontaktinfo under profilen (e-post adress).

När du har skapat avdelningar, personalgrupper och anställda är du redo att börja med schemaläggning. Öppna Schema i toppmenyn. I Schema kan du arbeta i tre olika vyer: Anställda, Grupper och Funktioner. För tillfället borde du hitta allt du behöver från vyerna Anställda och Grupper. Mer information om vyn Funktioner finns i den här artikeln.

Om du har flera avdelningar väljer du först vilken avdelning det är du vill skapa dina arbetspass i.

Skapa sedan ett arbetspass genom att trycka på en ruta i schemat och +-ikonen. Du kan skapa ett ledigt arbetspass, som anställda kan ansöka om att arbeta, eller direkt schemalägga arbetspasset för en specifik anställd.

När du tryckt på +-ikonen har du möjlighet att fylla i all nödvändig information för arbetspasset, med tid, personalgrupp, och arbetspasstyp.

Arbetspass kan skapas från tre vyer: Grupper, Anställda och Funktioner.

Om du vill flytta ett arbetspass, drar och släpper du det, dit där du vill ha det. Den här funktionen är praktisk om du tilldelar lediga arbetspass från vyn Anställda. Dra ett ledigt pass och släpp det för att tilldela det till en anställd.
​

DuDu kopierar ett pass genom att hålla in Alt/Option (Mac) eller Alt (Windows) och dra det sedan dit du vill ha det. Detta är praktiskt om dina anställda har samma arbetspass flera gånger i veckan.

Du kan radera enskilda arbetspass eller radera alla pass för en specifik vecka.

När du har bekantat dig med schemat, och vill minska tiden det tar att schemalägga, kan du börja använda schemamallar. Läs den här artikeln för att få mer information om mallar.

Vill du bättre förstå dina medarbetares faktiska timmar i Planday? Med Stämpelklockan kan anställda registrera när de börjar och slutar sina arbetspass i appen, och du kan godkänna stämpeltider för lön i Planday. Du kan också jämföra schemalagda arbetspass med faktiska timmar som de anställda arbetar. Detta är ett praktiskt verktyg om du vill förbättra schemaläggningen och hålla kostnaderna nere. Mer information om stämpelklockan finns i den här artikeln.

När schemat är klart och stämpelklockan är konfigurerad kan du bjuda in flera anställda på en gång.

Öppna Medarbetare > Anställda och klicka på Bjud in anställda, som du hittar under Verktyg-menyn. Du kan också filtrera efter avdelningar.

Det finns mer information om hur du bjuder in anställda i den här artikeln.​

När du har kommit igång med ditt första schema och du har bjudit in dina anställda, kanske du vill lära dig mer om följande åtgärder: