🔓 Adgangsniveau i Planday: Administrator med adgang til alle afdelinger i Planday.

🌐 Abonnementsplan: Plus, Pro, Enterprise

✅ Nødvendige trin: Tilføj lønkoder i Planday; Hav din DataLøn API-nøgle klar, som du finder i din DataLøn profil.

ℹ️ Vigtigt at læse: Sådan opsætter du lønkoder.

Følg nedenstående trin for at konfigurere denne integration.

Før du starter, hav venligst din DataLøn API-nøgle klar, som du finder i din DataLøn profil.

Gå til DataLøns hjemmeside > Log ind > Klik på Opsætning ⚙️ > Integrationer til andre systemer.
Find Planday integration på listen og klik ind på den for at finde API nøglen.

Opret forbindelse til DataLøn og konfigurer integrationen

Gå til Indstillinger > Integrationer > Oversigt.
Find DataLøn-integrationen og vælg Opsætning.
Indtast API-nøglen fra DataLøn for at skabe en forbindelse med DataLøn.
Klik på Opret forbindelse.

Hvis forbindelsen mislykkes, skal du kontrollere, at du har indtastet den rigtige API-nøgle.
Hvis du ikke kan se oversigten over integrationer, skal du tjekke, at du er administrator med adgang til alle afdelinger i Planday.

Når der er oprettet forbindelse, skal du afslutte med Aktiver. Har du flere DataLøn konti kan du også tilknytte disse ved at bruge deres individuelle API nøgle. Når forbindelsen er oprettet og det hele er gemt, vil du over knappen 'Opret forbindelse' kunne se en meddelelse, der fortæller dig, at forbindelsen var vellykket.

Før du går videre skal du sørge for at indstillingen Lønsynkronisering i bunden af siden er slået til, for at aktivere synkronisering af lønsatser.

Match medarbejderne

Næste step er at koble medarbejderne fra Planday med brugere i DataLøn. Dette er nødvendigt for at overføre korrekt antal timer og løn, samt matche dem til de korrekte medarbejderne i DataLøn.

Klik på Forbind brugere.
Vælg DataLøn kontoen i drop down menuen, hvis du har flere forbindelser.
Klik på blyantikonet.

Du vil se et overblik over hvilke brugere der vil blive matchet og hvilke brugere som ikke vil blive matchet.

Brugere bliver matchet med for- og efternavn.

De Planday brugere der ikke blev automatisk matchet med en bruger i DataLøn, kan matches manuelt ved at finde den korrekte medarbejder i drop down menuen ud fra hver medarbejder. (1.)
Du kan også markere eller fravælge i afkrydsningsfeltet ud fra hver bruger til, at skræddersy hvem der skal og ikke skal matches. (2.)
Hvis detaljerne er korrekte, kan du vælge Bekræft forbindelse af brugere (3.) for at synkronisere de valgte brugere.

Jeg kan ikke matche medarbejderne

Det kan være nødvendigt at manuelt matche medarbejderne hvis der er:
- Forskel i stavelse af navnet,
- Eller et mellemnavn i et af systemerne som ikke er i det andet system.
Hvis du ikke kan finde medarbejderen i drop down menuen skal du kontrollere, at der er oprettet en bruger i deres navn i DataLøn.

Hvordan kan jeg se om en Dataløn bruger er mappet med en Planday bruger?

Du kan bekræfte at dine DataLøn brugere er mappet med Planday brugerne under Medarbejdere og klikke på en medarbejders navn.

Når jeg opretter en ny medarbejder i Planday, kan jeg da matche dem med en bruger fra Dataløn?

Når du opretter en medarbejder i Planday, eller når du redigerer en eksisterende medarbejder, kan du vælge om de skal matches med deres Dataløn bruger.

Indstil lønkoder i Planday

Lønkoder er ikke faste i Planday så det er op til dig at indstille disse. Vi anbefaler at du bruger de samme lønkoder som DataLøn bruger.
Find en oversigt over de forskellige lønkoder i DataLøn, samt hvilke beregninger (feriepenge, pension, mm.) som indgår i de forskellige løndele.

I Planday, kan du indstil lønkoderne på følgende steder:

Timesedler og månedsløn:

Tilføj lønkoder for timesedler (normale timer) og månedsløn i Indstillinger > Løn > Generelt > Lønkoder.

Løntillæg:

Hvis du ønsker at anvende særlige lønkoder for tillæg skal du først oprette løntillæg i Planday og derefter tilføje lønkoden. Du kan oprette tillæg i Indstillinger > Løn > Løntillæg. Opret eller rediger løntillæg og tilføj herefter lønkoder.

Vagttyper:

Bruger du Planday til at registrere sygdom eller andet og er det oprettet som vagttyper, kan der også tilføjes lønkoder hertil. Dette gøres under Indstillinger > Vagtplan > Vagttyper, hvor du kan redigere og tilføje lønkoder til de respektive vagttyper.

Kosttillæg og kostfradrag:

Du kan oprette kosttillæg og kostfradrag i Indstillinger > Løn > Kosttillæg og kostfradrag.

Personalegrupper:

Hvis du ønsker specifikke lønkoder for forskellige personalegrupper for at kunne adskille f.eks. bartender og tjener timerne på medarbejdernes lønsedler kan du tilføje lønkoder til hver enkelt medarbejdergruppe. Gå til Medarbejdere i topmenuen > Personalegrupper > vælg og rediger den enkelte personalegruppe for at tilføje lønkoder.

Lønkoder vil for den pågældende personalegruppe overskriver lønkoder for normale timer.

Match lønkoderne til DataLøns løndele

Følg nedenstående trin for at matche DataLøns løndele til Plandays lønkoder:

Gå til Indstillinger > Integrationer > Oversigt, find DataLøn integrationen og klik på Opsætning.
Under Løn-afsnittet i bunden, slår du Lønsynkronisering til, for at aktivere synkronisering af lønsatser.
Klik på Vis detaljer.
Klik på Tilføj lønkode og opret den første lønkode. Under Planday-lønkode, skriver du lønkoderne fra Dataløn du kommer til at bruge. I det næste felt skal du vælge den tilsvarende løndele fra DataLøn.

For lønkoder med to løndele, f.eks Normale timer, skal du tilføje to løndele fra DataLøn. I dette tilfælde skal du klikke på ‘+’ tegnet for at kunne vælge et andet felt og vælg så ‘Normaltimer 1’ i det første felt, og ‘Normaltimer 1 x sats’ i det andet felt.

Derefter skal du sørge for, at alle de lønkoder, du har indtastet her, stemmer overens med eventuelle lønkoder i dine Planday-indstillinger.

Eksempel - Hvordan du kan matche dine egne tilpassede Planday lønkoder til Dataløn løntyper.

Eksportér løndata til DataLøn

For at forhåndsvise og eksportere godkendt løndata fra Planday til Dataløn, gå til Løn > DataLøn integration.

⬆️ Her kan du vælge datointerval, afdeling, medarbejdertyper og medarbejdere der skal få deres løndata eksporteret til DataLøn. (1.)

Dataløn-Konto: Vælg navnet på den DataLøn-organisation, du synkroniserer med.
Periode: Vælg den periode, du vil køre lønnen for.
Afdeling: Vælg de afdelinger, du vil synkronisere løndata fra.
Vagter: Vælg, om godkendte, ikke-godkendte eller alle vagter skal inkluderes.
Medarbejdertype: Vælg, hvilke medarbejdertyper der skal inkluderes.
Personalegrupper: Vælg, hvilke medarbejdergrupper der skal inkluderes. Bemærk, at du kan vælge og fravælge de enkelte medarbejdere ved at klikke på den lille pil til højre for medarbejdertype og medarbejdergruppe.

Klik på Vis rapport for at generere en forhåndvisning. (2.)

Når du ser forhåndsvisningen, skal du klikke på de enkelte medarbejdere for at sikre, at deres timer er korrekte. Brug knappen Vis detaljer for at se detaljerede oplysninger for hver medarbejder.

Når du er sikker på at timerne er korrekte hos hver medarbejder, klikker du på Synkroniser rapport for at afslutte processen.

Importer løndata til DataLøn

Nu er du klar til at behandle lønrapporten i DataLøn.

Log ind på den DataLøn-kontoen, du ønsker at behandle lønrapporten for. Her er et alternativ til hvordan du importerer dine data i DataLøn. Hvis du har brug for hjælp, venligst kontakt DataLøn support.

Gå til Løn > Lønindberetning.
Vælg 'Ny løn'.
Vælg de indstillinger du har brug for, til den gældende lønperiode. Hvis du har synkroniseret en lønperiode på én måned i Planday, skal du vælge ‘51 - Månedsløn - Bagud’.
Vælg derefter ‘Importer’, efterfulgt af ‘Vælg importkilde’ og fortsæt. Du skal nu vælge perioden for import og klikke Fortsæt.

Hvis importen af data fra Planday var vellykket, skal du se ‘Klar til import’ og information om antallet registreringer som er klare til import. Her kan du også downloade en rapport, hvor du kan kontrollere, hvilke data du skal importere.
Vælg ‘Gennemfør import’ for at afslutte importen. Dette kan tage et par sekunder afhængigt af datamængden.
Du kan nu gennemse alle dine medarbejderes lønoplysninger og foretage manuelle ændringer om nødvendigt og behandle dem, som du ville gøre normalt.

ℹ️ Har du brug for mere hjælp?
🔍 Søg hjælpecenteret | Se video vejledninger på Tutorials.Planday.com

💬 For personlig support
Log ind og kontakt vores support team via det blå ikon i nederste højre hjørne eller book en personlig produkttræningssession med en ekspert.