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Abwesenheit – Kontostände – FAQ für Admins & Manager
Abwesenheit – Kontostände – FAQ für Admins & Manager

Finden Sie hier Antworten zu häufig gestellten Fragen rund um Guthaben / Kontoständen im Abwesenheitsmanagement.

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Verfasst von Anton E
Vor über einer Woche aktualisiert

🎯 Für fortgeschrittene Admins mit vollem Zugang. Wenn Sie als Manager keinen Zugriff auf diese Bereiche haben, lassen Sie sich einer höheren Zugriffsebene zuweisen. Als Mitarbeiter, informieren Sie sich hier.

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Kontostände überblicken und exportieren

Wie kann ich eine Übersicht über die Guthaben auf Abwesenheitskonten herunterladen?

  • Gehen Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten.

  • Wählen Sie bei Zeitraum, Kontostatus und in den weiteren Filtern die gewünschten Einstellungen, sodass Ihnen nur relevante Konten angezeigt werden.

  • Klicken Sie oben rechts auf Exportieren – Eine Excel-Datei wird direkt erstellt und heruntergeladen.

Warum ist das angezeigte verfügbare Guthaben in der Übersicht der Abwesenheitskonten anders als das, was direkt im Konto angezeigt wird?

In der Ansicht direkt in einem Abwesenheitskonto zeigt Planday das heute verfügbare Guthaben an. Wenn Sie den gleichen Wert in der Übersicht sehen wollen, wählen Sie als Enddatum den heutigen Tag aus. Andernfalls zeigt Planday in der Übersicht auch kommende Abwesenheiten an.

Warum ist das verfügbare Guthaben auf einem Abwesenheitskonto anders als erwartet?

Nehmen wir an, ein Mitarbeiter hat Urlaubstage genehmigt bekommen. In der Übersicht unter Dienstplan > Abwesenheitskonten wird Ihnen das verfügbare Guthaben jedoch höher angezeigt, als es sein sollte.

Ein möglicher Grund ist, dass ein Teil der genehmigten Urlaubstage an Tagen in der Zukunft liegt, und Sie sich gerade einen Zeitraum anzeigen lassen, der diese nicht einschließt.

Versuchen Sie, das Start- und Enddatum zu verändern bzw. zu entfernen, um einen kompletten Überblick zu bekommen. Der Kontostand, den Sie sehen, hängt von dem ausgewählten Zeitraum ab.

Warum kann ich den Anfangskontostand eines zukünftigen Abwesenheitskontos nicht sehen?

Falls Sie Konten haben, für die Sie die Option Automatisch verlängern eingerichtet haben, wird das zukünftige Konto mit einem Anfangskontostand von 0 angezeigt. Dies liegt daran, dass das Guthaben des Kontos erst mit dem Start des Anspruchszeitraums verfügbar wird.
Um sich das Guthaben solcher Konten anzusehen, stellen Sie den Beginn des Anspruchszeitraums als Startdatum unter Zeitraum ein.

Beispiel: Wenn Sie sich im Jahr 2023 das Guthaben von 2024 ansehen möchten, geben Sie bei Zeitraum als Startdatum den 1.1.2024 an.

Warum kriege ich in der Planday App einen anderen Kontostand angezeigt als in der Browser-Version?

In der Planday App fließen sowohl genehmigte, zukünftige Abwesenheit, als auch ungenehmigte Abwesenheit in die Berechnung des Kontostands mit ein.

Wenn Sie das Abwesenheitskonto antippen, sehen Sie genauere Details, inkl. zukünftiger Kontostände.

Wie kann ich eine Übersicht über die Guthaben auf Abwesenheitskonten exportieren?

  • Gehen Sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten.

  • Passen Sie Ihre Filter, sodass Sie die gewünschten Konten & Daten sehen.

  • Klicken Sie dann oben rechts auf Exportieren.


Kontostände bearbeiten

Wie übertrage ich Guthaben von einem abgelaufenen Konto auf ein neues Konto?

Dafür haben Sie zwei Optionen:

Wie kann ich einem Konto Guthaben hinzufügen oder abziehen, ohne dafür einen Antrag zu erstellen?

Dies können Sie mit einer Manuellen Anpassung direkt im Konto tun. Folgen Sie dazu diesen Schritten:

  1. Finden Sie das Abwesenheitskonto des Mitarbeiters – entweder direkt im Mitarbeiterprofil > Abwesenheit, oder in der Kontoübersicht unter Dienstplan > Abwesenheitskonten.

  2. Im Konto, bei Manuelle Anpassungen, gehen Sie auf Bearbeiten.

  3. Fügen Sie hier Tage hinzu oder ziehen Sie welche ab.


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