Abwesenheitskonten erstellen

Warum kann ich einem Mitarbeiter ein Abwesenheitskonto nicht zuweisen?

Das könnte an einem der folgenden Gründe liegen:

Der Mitarbeiter ist einer Abteilung, Personalgruppe oder dem Mitarbeitertyp zugewiesen, für die die Abwesenheitsrichtlinie, mit der das Konto erstellt wurde, nicht gültig ist.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Richtlinien.
- Prüfen Sie im Bereich Wer sollte für diese Abwesenheitsrichtlinie in Frage kommen?, dass die richtigen Abteilungen, Personalgruppen und Mitarbeitertypen ausgewählt sind.
Die Abwesenheitsrichtlinie, mit der das Abwesenheitskonto erstellt wurde, wurde gelöscht. Prüfen Sie unter Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Richtlinien, ob Sie die Richtlinie finden. Falls nicht, müssten Sie eine neue Richtlinie erstellen und auf dieser Grundlage ein neues Abwesenheitskonto erstellen.
Dem Mitarbeiter ist bereits ein Abwesenheitskonto zugewiesen. Dies können Sie wie folgt prüfen: Gehen sie zu Dienstplan > Abwesenheitskonten > wählen Sie unter Kontostatus die Option Alles.

Abwesenheitskonten löschen

Wie lösche ich Abwesenheitskonten / -richtlinien?

Eine Abwesenheitsrichtlinie können Sie unter Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Richtlinien löschen. Wählen Sie aus der Liste die betreffende Richtlinie aus, dann oben rechts Löschen.

💡 Wenn Sie nur die Richtlinie löschen, werden die damit erstellten Konten dadurch nicht gelöscht, jedoch werden Sie inaktiv. Bedenken Sie, dass das Löschen einer Richtlinie den Verlust aller verbunden Daten zur Folge haben kann.

Ein Abwesenheitskonto können Sie unter Dienstplan > Abwesenheitskonten löschen. Wählen Sie in der Zeile des Kontos das Löschen-Symbol ganz rechts.

Wichtig: Ein Abwesenheitskonto können Sie nur löschen, wenn alle darauf gestellten Anträge abgelehnt wurden. Gehen Sie also zu Dienstplan > Abwesenheitsanträge und überprüfen Sie, dass alle Anträge abgelehnt sind. Beachten Sie auch, dass die Daten durch die Löschung permanent gelöscht werden. Es ist empfohlen, vor dem Löschen alle nötigen Daten zu exportieren.

Abwesenheitskonten reaktivieren

Ich habe Mitarbeiter reaktiviert, aber kann keine Abwesenheit für sie eintragen. Was kann ich tun?

Wenn Sie Mitarbeiter deaktiviert hatten, wurde auch ihr Abwesenheitskonto automatisch deaktiviert. Somit kann es nicht mehr genutzt werden.

💬 Wenden Sie sich in diesem Fall gerne an Planday’s Support-Team, um dieses Konto wieder einzurichten.

Ich habe einen Mitarbeiter zu neuen Bedingungen wieder reaktiviert. Was passiert mit dem Abwesenheitskonto?

Wenn Mitarbeiter deaktiviert werden, werden ihre Abwesenheitskonten automatisch inaktiv. Daher müssen Sie, wenn Sie Mitarbeiter wieder einstellen, neue Abwesenheitskonten für sie erstellen.

Ein Mitarbeiter wurde deaktiviert und wird im Laufe des gleichen Jahres wieder neu eingestellt. Was passiert mit dem Abwesenheitskonto?

Wenn Mitarbeiter deaktiviert werden, werden ihre Abwesenheitskonten automatisch inaktiv. Daher müssen Sie, wenn Sie Mitarbeiter wieder einstellen, neue Abwesenheitskonten für sie erstellen.

Wenn Sie auf dem neuen Konto das zuletzt verfügbare Guthaben wieder eintragen wollen, können Sie dies zuerst wie folgt herausfinden:

Finden Sie das alte Konto des Mitarbeiters unter Dienstplan > Abwesenheitskonten.
Wählen Sie bei Kontostatus die Option Inaktiv.
Wählen Sie bei Zeitraum den Start des Gültigkeitszeitraums des letzten Kontos, und als Enddatum den Tag, an dem der Mitarbeiter deaktiviert wurde.
Bei Verfügbares Guthaben wird das Guthaben angezeigt, das zum Zeitpunkt der Deaktivierung auf dem Konto war.

Wenn Sie ein neues Abwesenheitskonto zuweisen, können Sie dieses Guthaben als Startguthaben eintragen. Alternativ können Sie auch eine Manuelle Anpassung am Kontostand vornehmen.

Übertragskonten

Erfahren Sie mehr im Artikel Wie der Übertrag von Guthaben auf Abwesenheitskonten gelingt.

Warum wurde ein Übertragskonto nicht erstellt?

Das könnte an einem der folgenden Gründe liegen:

Die Übertragsfunktion ist im individuellen Abwesenheitskonto des Mitarbeiters nicht aktiv. Dies können Sie direkt im Abwesenheitskonto unter Dienstplan > Abwesenheitskonten prüfen.

So können Sie manuell Übertrag aktivieren:
Gehen Sie in das individuelle Abwesenheitskonto > Max. zulässiger Übertrag zum nächsten Zeitraum > geben Sie die Anzahl an Tagen an, die übertragen werden können > Speichern. Wenn Sie möchten, dass das übertragene Guthaben nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt verwendet werden kann, wählen Sie Begrenzte Zeit für Übertrag festlegen und geben Sie ein Datum an. Wenn Sie nichts eingeben, ist das übertragene Guthaben für 12 Monate gültig.

💡 Wenn Sie die Übertragsfunktion in einer Richtlinie aktivieren, hat das keine Auswirkungen auf Konten, die mit dieser Richtlinie bereits vorher erstellt wurden. Daher müssen Sie bei bestehenden Konten einzeln sicherstellen, dass die Übertragsfunktion aktiv ist.

Vom vorherigen Abwesenheitskonto sind nicht nicht alle Abwesenheitsanträge bearbeitet worden.

💡 Von einem abgelaufenen Konto können Sie kein Guthaben mehr automatisch übertragen. In diesem Fall können Sie eine Manuelle Anpassung im neuen Konto vornehmen.

Wie kann ich die Übertragsfunktion einrichten, nachdem ein Abwesenheitskonto bereits erstellt wurde?

Zuerst müssen Sie Übertrag in der Abwesenheitsrichtlinie, mit der das Abwesenheitskonto erstellt wurde, aktivieren. Gehen Sie dafür zu Einstellungen > Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Richtlinien > finden Sie die Richtlinie > wählen Sie im Bereich Übertrag die Option Übertrag für den nächsten Zeitraum gestatten > Speichern.

💡 Wenn Sie die Übertragsfunktion in einer Richtlinie aktivieren, hat das keine Auswirkungen auf Konten, die mit dieser Richtlinie bereits vorher erstellt wurden. Daher müssen Sie bei bestehenden Konten einzeln sicherstellen, dass die Übertragsfunktion aktiv ist.

Prüfen Sie die Konten vor dem Ende ihres Gültigkeitszeitraums.
Stellen Sie sicher, dass alle Abwesenheitsanträge auf den Konten genehmigt oder abgelehnt wurden.

Wie deaktiviere ich die Übertragsfunktion?

In einer Kontovorlage können Sie den Übertrag deaktivieren, in dem Sie zu Einstellungen > Bereich Abwesenheit, Überstunden, Urlaub > Kontovorlagen gehen. Darin können Sie Übertrag für den nächsten Zeitraum gestatten abwählen.

💡 Wenn Sie die Option Übertrag in den Einstellungen einer Richtlinie deaktivieren, hat dies keine Auswirkung auf bereits auf deren Grundlage erstellte Konten.

Aus diesem Grund müssen Sie Änderungen manuell in den einzelnen Abwesenheitskonten der Mitarbeiter vornehmen, um Übertrag zu verhindern. Wählen Sie das Konto aus > scrollen Sie zu Max. zulässiger Übertrag zum nächsten Zeitraum > geben Sie 0 (null) ein > bestätigen Sie über Speichern. In einem bereits abgelaufenen Konto können Sie die Übertragsfunktion nicht mehr deaktivieren.

Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, wenden Sie sich gerne mit ausreichender Vorlaufzeit vor Ende des Gültigkeitszeitraums Ihrer Abwesenheitskonten an unser Support-Team.

💡 Wenn Sie Übertrag deaktivieren, wird jegliches Restguthaben verfallen, und nicht auf ein anderes Konto transferiert. Wenn Sie das Restguthaben später verwenden möchten, exportieren Sie einen Bericht, um die Kontostände einzusehen. Sie können das Guthaben den Konten Ihrer Mitarbeiter mit einer Manuellen Anpassung hinzufügen.

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