Mitarbeiter erstellen, übersehen und bearbeiten - FAQ

🎯 Für Administratoren mit Zugriffsrechten zum Erstellen und Bearbeiten von Mitarbeitern: „Mitarbeiter erstellen, bearbeiten und einladen“.

Für Informationen zum Deaktivieren und Reaktivieren von Mitarbeitern: „Mitarbeiter deaktivieren oder reaktivieren – FAQs und Fehlerbehebung“.
Für Lösungen zu Mitarbeiterverträgen und Dokumenten: „Verträge & Dokumente – FAQ & Fehlerbehebung.”

Mitarbeiter erstellen

Ich kann keinen Mitarbeiter erstellen. Ich erhalte die Fehlermeldung "Wir haben ...Fehler gefunden, die Sie beheben müssen, bevor Sie das Formular absenden können.“

Dies könnte mehrere Gründe haben:

Ein oder mehrere Pflichtfelder fehlen. Wie z.B. Felder, die Sie im Mitarbeiterformular unter Einstellungen > HR > Mitarbeiterformular einrichten als Pflichtfeld festgelegt haben.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Felder, die für die von Ihnen verwendete Lohnabrechnungsintegration verpflichtend sind:

Im Mitarbeiterformular nicht archiviert sind. Um ein Feld zu dearchivieren, gehen Sie zu Einstellungen > HR > Mitarbeiterformular einrichten. Stellen Sie die entfernten Felder wieder her, indem Sie auf den Button Feld dearchivieren im Abschnitt Archivierte Felder unten auf der Seite klicken.
Im Mitarbeiterformular als sichtbar festgelegt sind (Feld anzeigen bei Mitarbeiter erstellen).
Sie müssen eine primäre Abteilung für den Mitarbeiter auswählen, wenn Sie die Funktion der primären Abteilung verwenden.
Eines der Felder, wie "Geschlecht“ z. B., ist auf einen eindeutigen Wert gesetzt. Sollte das aber nicht sein, lösen Sie dieses Problem auf folgende Weise:
Gehen Sie zu Einstellungen > HR > Mitarbeiterformular einrichten.
Überprüfen Sie die Felder, die keinen eindeutigen Wert haben sollten, wie "Geschlecht“, "Geburtstag“ oder "Kontaktdaten öffentlich“ und deaktivieren Sie die Option "Eindeutiger Feldwert“ in den Einstellungen > Mitarbeiterformular einrichten.

Mitarbeiter bearbeiten

Wenn ich als Administrator versuche, die Details eines Mitarbeiters zu bearbeiten, erhalte ich die Meldung: "Wir haben 1 Fehler gefunden, den Sie beheben müssen, bevor Sie das Formular absenden können.“

Das könnte aus folgenden Gründen sein:

Eine primäre Abteilung wurde für den Mitarbeiter nicht ausgewählt. Das kann passieren, wenn:
Eine Abteilung gelöscht wurde und der Mitarbeiter dieser als primäre Abteilung zugewiesen worden war.
Die Funktion der primären Abteilungen wurde aktiviert, nachdem der Mitarbeiter erstellt wurde. Um dieses Problem zu lösen, müssten Sie den Mitarbeiter einer primären Abteilung zuweisen.
Der Mitarbeiter ist keiner Abteilung zugeordnet. Das kann passieren, wenn:
Die Abteilung, der der Mitarbeiter früher angehört hatte, gelöscht wurde. Um dieses Problem zu lösen, müssten Sie den Mitarbeiter einer Abteilung unter Mitarbeiter zuweisen. Klicken Sie dann von der Übersicht auf den Namen des Mitarbeiters und fügen Sie die Abteilung hinzu.
Eines der Pflichtfelder im Mitarbeiterformular, das für eine Lohnabrechnungsintegration wie z.B. Datev verwendet wird, wurde archiviert. Um ein Feld im Mitarbeiterformular zu dearchivieren, gehen Sie zu Einstellungen > HR > Mitarbeiterformular einrichten. Scrollen Sie ganz nach unten zum Abschnitt Archivierte Felder. Sie können die entfernten Felder wiederherstellen, indem Sie auf den Button Feld dearchivieren klicken.
Eines der Felder, wie "Geschlecht“ z.B., ist auf einen eindeutigen Wert gesetzt, sollte es aber nicht sein. Um dieses Problem zu lösen:
Gehen Sie zu Einstellungen > HR > Mitarbeiterformular einrichten.
Überprüfen Sie die Felder, die keinen eindeutigen Wert haben sollten, wie "Geschlecht“, "Geburtstag“ oder "Kontaktdaten öffentlich“ und deaktivieren Sie die Option "Eindeutiger Feldwert“.
Es könnte auch daran liegen, dass der Mitarbeiter derzeit einen ungültigen Benutzernamen hat (wie "1“ z.B. oder die angegebene E-Mail-Adresse ist nicht gültig). Dies kann manchmal passieren, wenn ein Benutzer reaktiviert wird. Gehen Sie zu “Benutzernamen ändern”, um den Benutzernamen des Mitarbeiters zu aktualisieren.

Ich habe die Fehlermeldung: "Exception has been thrown by the target of an invocation. Value of '...' is not valid for 'SelectedDate'. 'SelectedDate' should be between 'MinDate' and 'MaxDate'“, wenn ich versuche, das Profil eines Mitarbeiters im Web zu bearbeiten.

Das kann daran liegen, dass eines der Felder mit einem Datumsformat ein ungültiges Jahr hat.

Um herauszufinden, welches Feld es ist, können Sie folgende Schritte ausführen:

Gehen Sie zu Einstellungen > HR > Mitarbeiterformular.
Identifizieren Sie alle Felder, die den Typ "Datum“ verwenden. Navigieren Sie dazu zu dem Reiter Mitarbeiter > Klicken Sie auf einen Mitarbeiter > Bearbeiten Wählen Sie alle Felder aus, die den Typ "Datum“ verwenden, und klicken Sie auf Speichern.

Dann sollten Sie oder der Mitarbeiter das Feld, das ein Problem verursacht, in der Planday Mobile App bearbeiten können, damit Sie wieder auf das Profil im Web zugreifen können.

Ein Mitarbeiter berichtet, dass er seine persönlichen Daten in der App oder im Web nicht bearbeiten kann.

Das kann daran liegen, dass ein Feld wie zB Vertragsregel für die Mitarbeiter sichtbar ist.

Um dieses Problem zu lösen, folgen Sie diesen Schritten:

Gehen Sie zu Einstellungen > Personal > Mitarbeiterformular.
Finden Sie das Feld Vertragsregel.
Deaktivieren Sie dann unter Persönliche Einstellungen die Option Feld anzeigen.

Mitarbeiterdaten exportieren

Wo kann ich Mitarbeiterdaten exportieren?

Sie können Mitarbeiterdaten exportieren über Mitarbeiter > Tools > Daten exportieren.

Dort können Sie:

Einen Mitarbeiteränderungsbericht, der Ihnen Informationen darüber gibt, wer ein Feld im Mitarbeiterformular-Setup geändert hat und wann exportieren.

Einen Mitarbeiterdetailsbericht ziehen.

Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeiterdaten exportieren.

Hinweis: Sie können das Feld „Vertragsbedingung“ im Mitarbeiterdaten Export nicht exportieren.

Mitarbeiterdaten anzeigen

Ich bin Administrator, aber ich kann das Gehalt oder die Dokumententabs eines anderen Administrators nicht einsehen und seine Löhne nicht bearbeiten, aber ich kann es bei allen anderen Benutzern. Warum ist das so?

Administratoren mit demselben Zugriffsebene sind daran gehindert, die Gehälter oder Dokumente anderer Administratoren in ihren Profilen zu sehen. Sie müssten Ihre Führungskraft kontaktieren, um zu sehen, ob er/sie Ihnen einen höheren Zugriffsebene gewähren kann.

Meine Mitarbeiter können die anderen Mitarbeiter, die in derselben Abteilung sind, nicht sehen.

Wenn das Feld Kontaktdaten sind öffentlich im Profil eines Mitarbeiters deaktiviert ist, wird dieser Mitarbeiter nicht in der Personenliste für seine Kollegen sichtbar sein (dies gilt sowohl für die Web-Plattform als auch für die Planday-App). Als Manager haben Sie jedoch unabhängig von dieser Einstellung Zugriff auf die Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter.

Wenn Kontaktdaten öffentlich aktiviert ist, werden mindestens der Vorname und der Nachname für alle sichtbar sein. Sie können weitere Felder sichtbar machen, wenn Sie möchten. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > HR > Mitarbeiter. Erfahren Sie mehr darüber in Sichtbarkeit und Zugriffseinstellungen.

Gut zu wissen:

Administratoren, deren Zugriff auf eine oder mehrere Abteilungen beschränkt ist, sehen die Liste aller Mitarbeiter, nicht nur derjenigen, die sie verwalten, wenn diese Mitarbeiter ihre Kontaktdaten öffentlich sichtbar gemacht haben. Sie können jedoch nur die Mitarbeiter bearbeiten, die sie verwalten.
Dienstplanmanager können standardmäßig keine Mitarbeiter bearbeiten und sehen nur die Details der Mitarbeiter, deren Kontaktdaten öffentlich sichtbar sind.

Verschiedenes

Können Mitarbeiter Dokumente in ihr Profil hochladen?

Mitarbeiter können keine Dokumente (z.B. Arbeitserlaubnisse) in ihr Profil hochladen. Sie können jedoch eine Datei an die Nachrichten anhängen, die sie über Planday senden, damit ihre Manager die Datei abrufen und ihrem Profil hinzufügen können. Wenn Ihre Mitarbeiter die Schaltfläche zum Anhängen nicht sehen, wenn sie eine Nachricht senden, müssen Sie unser Support-Team kontaktieren, damit diese Option für die Mitarbeiter aktiviert wird.

Kann ich verhindern, dass meine Mitarbeiter ihren Vor- und Nachnamen in Planday ändern?

Ja, das können Sie. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Melden Sie sich bei Planday im Web an und gehen Sie zu Einstellungen > Personal > Mitarbeiterformular.

Bearbeiten Sie im Abschnitt "Information“ die Felder "Vorname“ und „Nachname“.
Scrollen Sie nach unten zu Persönliche Einstellungen und deaktivieren Sie Feld anzeigen.

Wählen Sie dann erneut "Feld anzeigen“ aus und lassen Sie "Bearbeitung zulassen“ und "Pflichtfeld“ unmarkiert.

Siehe verwandte Artikel:

Mitarbeiterverwaltung in Planday erklärt

Mitarbeiterdaten exportieren

Mitarbeiterinformationen verwalten – Sichtbarkeit und Zugriff

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