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Offene Schichten, Schichtanfragen und Schichttäusche
Offene Schichten, Schichtanfragen und Schichttäusche

Lernen Sie diese flexiblen Optionen der Dienstplanung kennen, und wie Sie sie managen.

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Verfasst von Anton E
Vor über einer Woche aktualisiert

🎯 Für Admins. Lernen Sie hier Schichten kennen. Machen Sie sich hier mit dem Dienstplan vertraut.

💡 Möchten Sie als Mitarbeiter Offene Schichten anfragen, Schichten tauschen, über- oder abgeben, besuchen Sie die Artikel Wie Sie Offene Schichten übernehmen oder Wie Sie Schichten tauschen, übergeben oder abgeben.


Offene Schichten

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Was ist eine Offene Schicht? Klicken, um mehr zu erfahren

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Falls Sie eine Schicht bewusst noch nicht zuteilen möchten, können Sie eine Offene Schicht erstellen. Gehen Sie dabei vor wie beim Erstellen einer normalen Schicht.

In der Mitarbeiter-Ansicht des Dienstplans erstellen Sie eine Offene Schicht in der obersten Spalte des Dienstplans. Erstellen Sie die Schicht in der Spalte eines Mitarbeiters, können Sie aus der Dropdown-Liste im Feld Mitarbeiter die Offene Schicht als erste Option wählen.

In der Gruppen- und Positionen-Ansicht wird Ihnen die Offene Schicht als standardmäßige Auswahl vorgeschlagen.

Geben Sie eine Personalgruppe oder Position für die Schicht an, und bestätigen Sie über Erstellen. Ist eine Offene Schicht erstellt, erscheint sie 🔴 rot markiert im Dienstplan.

Mitarbeiter der entsprechenden Personalgruppe können daraufhin die Übernahme der Schicht anfragen. Bis zu Ihrer Bestätigung bleibt die Schicht offen, also nicht zugeteilt.


Täusche, Übergaben und Abgaben

Mitarbeiter können versuchen, ihre Schichten zu Tauschen, zu Übergeben oder Abzugeben. Schichten bleiben den Mitarbeitern zugeordnet, bis ein jeweiliger Kollege und Sie oder ein Manager Ihres Portals die Aktion bestätigt haben.

  • Tausch – ermöglicht es Mitarbeitern, mit einem Kollegen eine Schicht zu tauschen.

  • Übergabe – ermöglicht es Mitarbeitern, eine Schicht direkt an einen Kollegen übergeben.

  • Abgabe – Mitarbeiter können dadurch ihren Kollegen die Möglichkeit geben, das Übernehmen ihrer Schicht anzufragen. 💡 Eine zur Abgabe markierte Schicht erscheint anderen Mitarbeitern als Offene Schicht.

Bevor Sie die Anfrage erreicht, muss die Aktion seitens des Kollegen bestätigt werden (bei Tausch oder Übergabe), bzw. die Offene Schicht angefragt werden (bei Abgabe).

Täusche, Übergaben oder Abgaben ohne Bestätigung eines Managers einrichten

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Sie können angeben, wie Mitarbeiter Schichten tauschen oder buchen können, bzw. ob und wann Ihre Bestätigung erforderlich ist. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Bereich Dienstplan > Tausch und Verfügbarkeit > Tauscheinstellungen.

  • Möchten, dass Aktionen nicht ohne Ihre Zustimmung oder die eines zuständigen Managers erfolgen kann? Dann geben Sie in den Feldern im Screenshot eine hohe Zahl an, z. B. 50.000.

  • Falls Aktionen keine Bestätigung ihrerseits benötigen, geben Sie jeweils eine 0 (null) ein.


Anfragen in der Web-Version bearbeiten

Gehen Sie dazu zu Dienstplan > Ausstehende Anfragen. Ebenso gelangen Sie direkt über das Widget Ausstehende Aktionen dorthin, falls es Ihrem Dashboard hinzugefügt ist.

Sie können zwischen den Bereichen Schichttauschanfragen (für Täusche und Übergaben) und Schichtanfragen (für Anfragen zu Offenen Schichten) wechseln. Über die Dropdown-Liste können Sie nach einzelnen Abteilungen filtern.

  • Schichttauschanfragen – Klicken Sie auf das Stift-Symbol ✏️ Bearbeiten rechts in der Zeile der Aktion. Im Bearbeitungsfenster können Sie der betreffenden Schicht optional eine Schichtart zuweisen, und schließlich Genehmigen oder Ablehnen.

  • Schichtanfragen – Klicken Sie in der Spalte Zugewiesener Mitarbeiter auf Mitarbeiter zuweisen. Sie sehen daraufhin die Mitarbeiter, die sich für die Übernahme der Schicht beworben haben – angeordnet in der Reihenfolge, in der sie sich beworben haben. Wählen Sie einen durch Klicken aus und Bestätigen Sie über Zuweisen.

💡 Tipp: Auch falls Sie eine Offene Schicht bereits einem Mitarbeiter zugewiesen haben, können Sie im Nachhinein in der Schicht im Dienstplan sehen, wer sich darauf beworben hatte. Dies ist hilfreich, wenn Sie doch noch einen Wechsel vornehmen müssen. ⬇️

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💡 Zum einfacheren Managen von Anfragen, lesen Sie den Artikel Lassen Sie sich bei Schichtanfragen benachrichtigen.


Anfragen in der Planday App bearbeiten

Gehen Sie dazu in den Bereich Anfragen.

Übernahme einer Offenen Schicht

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Wählen Sie die Anfrage aus (im Screenshot: 1.). In der Ansicht Schicht bearbeiten gehen Sie auf Mitarbeiter (2.). Hier sehen Sie unter Mitarbeiter, die diese Schicht gebucht haben (3.) – angeordnet in der Reihenfolge, in der sie sich beworben haben – wer diese Schicht übernehmen möchte.
Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und bestätigen Sie die Schicht mit den neuen Einstellungen.

Schichttausch

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Gehen Sie unter Anfragen zu Tausch und Übergaben (im Screenshot: 1.). Wählen Sie den Schichttausch aus (2.) und tippen Sie auf Bestätigen.

Schichtabgabe

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Wählen Sie aus der Liste die Anfrage aus (im Screenshot: 1.). In der Ansicht Schicht bearbeiten gehen Sie auf Mitarbeiter (2.) und sehen dort unter Mitarbeiter, die diese Schicht gebucht haben, wer diese Schicht übernehmen möchte. Wählen Sie den Mitarbeiter aus (3.) und bestätigen Sie die Schicht mit den neuen Einstellungen.


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